풀리모트 제품팀이 생산성을 끌어올리는 방법(2) Feat. Asana자동화
딜리버스 제품팀은 다양한 시차에서 리모트로 일하고 있습니다. 팀의 규모가 커지면서 프로젝트의 수가 늘어나고, 그만큼 팀원들간에 협업을 해야하는 이슈도 많아지면서 프로젝트를 매니징하는 부분에서 비효율이 발생하였습니다.
이전 아티클에서 작성한 것 처럼, 1차 아사나 보드 자동화를 통해서는 개인이 프로젝트 매니징에서 발생하는 비효율을 최소화해서 팀의 생산성을 극대화시키고자 했습니다.
[목 표(Goals)]
1. 프로젝트 매니저 없이도 프로젝트와 테스크가 원활하게 관리된다
2. 개인 보드만 봐도 오늘, 이번 주, 이번 스프린트에서 무엇을 해야할지 안다.
3. PO가 전체 프로젝트들의 흐름을 한 눈에 보고 팀의 퍼포먼스와 병목 지점을 알 수 있다.
아사나 보드를 도입하고 운영한지 세 달정도가 지난 시점에서 팀원 분들의 피드백을 받아보니 1. 프로젝트의 흐름을 명확하게 볼 수 있고 2. 개인의 테스크에만 집중할 수 있었다는 긍정적인 피드백을 받을 수 있었습니다.
아사나 보드에는 기본적으로 제공하는 자동화 기능이 있어 개인보드와 프로젝트 보드를 연동되고, 마감기한이 지날 경우 슬랙에 알람을 보내는 등 기본적인 자동화는 가능했지만 시간이 지나면서 팀원분들이 티켓 생성시 누락된 필드가 있다거나 티켓의 이동에 신경쓰지 못하는 경우가 발생했습니다.
아사나 보드의 목적을 달성하기 위해서는 팀원분들이 티켓의 올바른 생성과 이동은 규칙에 맞게 지켜주셔야했기에 부득이 종종 직접 리마인드를 드려야하는 상황이 발생했습니다.
휴먼 리소스를 투입하여 챙겨야하는 티켓 생성과 이동을 더 자동화하고, 팀의 생산성을 정량화하기 위해 아래와 같이 목표를 세우고 아사나 보드를 1.1 버전으로 개선을 해보기로 했습니다.
아사나에서는 외부에서 API를 연동하여 카드와 보드에 있는 일련의 데이터들을 저장하고 관리하는 것이 가능했습니다.
목표 1)개인이 챙겨야하는 티켓관리를 자동화하여 가이드를 안봐도 보드 관리를 할 수 있도록 넛지하기
- Chosen섹션으로 카드를 이동하여 다음 작업 대상으로 지정했는데 Due date, Priority등 주요 필드가 빠진 경우에 슬랙에 알람을 보냅니다.
2. 한 티켓이 In Progress에서 3일 이상 머무르고 있는 경우 티켓을 체크하고 상태를 업데이트 하도록 노티를 보내줍니다.
티켓의 생성자와 티켓 링크를 함께 알려주기 때문에, 해당 개인은 쉽게 티켓을 수정할 수 있습니다. 올바른 생성과 이동이 개인이 가장 흔하게 발생하는 관리 포인트 였기 때문에 간단하지만 효과적으로 이슈를 알려줄 수 있었습니다.
목표 2) 팀의 생산성과 개인의 퍼포먼스를 정량화하기
팀의 생산성을 모니터링하고 지속적으로 개선하기 위해서 1. 테스크별 평균 작업시간(Chosen to Code Review)과 2. 지난 주에 작업 완료한 테스크들의 작업 난이도(Effort)를 트래킹하여 개인별로 대시보드를 구성 했습니다.
이를 통해서 개인의 개발 생산성을 모니터링하고 다음 주의 작업을 계획할 때 작업의 양을 가늠하는 정확도를 높일 수 있을 것으로 기대하고 있습니다.
또한 CTO, PM이 전체 보드의 우선순위를 모니터링하면서 테스크의 우선순위가 골고루 분배 되도록 확인 할 수 있게 차트를 추가하였습니다.‘
회고와 Next Step
처음에 세운 프로젝트 매니저를 대체하겠다라는 큰 목표를 달성하기 위해서는 시스템 뿐만 아니라 팀원분들의 적극적인 참여도 필요하다는 것을 배웠습니다. 시스템도 중요하지만 사용법을 잘 가이드하고 습과화 할 수 있도록 넛지하는 장치들을 앞으로도 계속 추가해나가야 할 것입니다.
아직은 초기 단계이지만 좀 더 개선한다면 팀의 생산성을 높이고 개인의 작업 몰입도를 높이는데 분명 도움이 될 것 같습니다.
아래는 앞으로 개선할 사항에 대한 액션 아이템들입니다.
- 생산성 대시보드는 초기 모델이기 때문에 팀원들의 피드백을 통해 어떤 데이터를 보여주는 것이 개인의 생산성에 대한 인지와 개선에 도움이 될지 지속적으로 인터뷰하고 반영할 예정입니다.
- 현재 대시보드는 지난 주의 작업속도와 양만 확인할 수 있지만, 주 단이로 변화 추이를 볼 수 있도록 개선할 예정입니다.
- 개인별로 작업량에 대한 Estimation이 표준화 될 수 있도록 주별 작업양( estimation)과 작업 속도등의 지표를 프로젝트 회고에 공유하여 액션아이템을 도출해 보고자 합니다. 이를 통해서 팀의 생산성 기준을 잡고 개선할 수 있을 것으로 기대합니다.
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