Les entreprises face au risque perpétuel
Les menaces structurelles sont importantes pour une entreprise sans stratégie de gouvernance de la donnée, qui collecte en surnombre par peur de manquer. Alors que la compétitivité, la performance et la concurrence font rage, la donnée, mine d’or à condition qu’elle soit bien utilisée, est trop souvent mal collectée, mal traitée, mal conservée et mal stockée. Ne peut-on pas identifier une forme de risques dans cette mauvaise exploitation de la donnée ?
Le patrimoine de la donnée éparpillé dans les silos organisationnels
Un réel défi s’offre et s’ouvre aux entreprises : celles qui prendront conscience qu’une donnée mal exploitée et mal stockée coûterait plus cher qu’une donnée de qualité — conservée de manière à ce qu’elle soit toujours d’actualité et exploitable à sa juste valeur. Idée d’une volonté organisationnelle saine, ou réel défi d’efficacité stratégique pour les entreprises toujours en manque de données ?
Sur le terrain de jeux de la collecte des données à caractère personnel, les internautes, clients ou encore prospects sont constamment sollicités, directement et indirectement, pour accéder à un service, l’achat d’un produit, via des cookies, des formulaires, et donnent leurs données à des entreprises en demande perpétuelle de données fraîches, mais non qualifiées et triées.
L’étude étonnante et révélatrice réalisée conjointement par PwC France et l’Usine Digitale, « Intelligence artificielle & Big Data 2018 », révèle que seulement 25% des données collectées par les entreprises sont exploitées. Que fait-on des 75% des données restantes ? Sont-elles toujours stockées sans être exploitées ? Il apparaît un manque de cohérence évident. Cependant, comment sont calculés ces 25% ? Il est évident que 100% des données collectées au sein d’une entreprise ne peuvent pas être exploitées, elles ne sont pas toutes intéressantes. De plus, la mobilité permanente ou encore le manque de tri sont la preuve qu’il est difficile d’exploiter toutes les données qu’une entreprise possède.
L’écologie de donnée passerait de toute évidence, par une réduction de la collecte des données. Mais ce n’est pas suffisant, et la réponse est trop courte sans répondre aux enjeux des entreprises. En revanche, ce qu’on appelle le « knowledge management », la gestion de la connaissance, permet l’apprentissage de la transmission du patrimoine informationnel de l’entreprise, le partage pour mettre en place une capitalisation effective des données. Ainsi commence le chemin vers la sobriété numérique.
En effet, il est plus facile de contrôler l’organisation dans le traitement du papier : c’est physique, tangible, il s’entasse quand il n’est pas trié ou jeté. Le stockage physique a ses limites de manière visible. En ce qui concerne la donnée, il devrait en être de même, cependant sa non-visibilité ne rend pas les choses évidentes. Tout ce qu’on faisait avec le papier, on ne le fait pas avec l’électronique.
On assiste aujourd’hui à une multiplication des données, et ce de manière exponentielle. Pour un document PDF par exemple, chacun des destinataires va l’archiver sur son terminal. Ainsi, pour un document unique, celui-ci sera multiplié par 150. Un moment se posera la question des originaux, ou de la bonne version, celle qui a la valeur que je peux présenter en cas de litige par exemple. On ne prend pas le risque de supprimer ces documents de son ordinateur, car « on ne sait jamais », on pourrait les réutiliser un jour. Ainsi, un même document peut être stocké dans dix à quinze endroits différents. « L’éparpillement des solutions de gestion de contenus » (GED, GEC, BAL, ECM, RSE, applicatifs métier…) est passé de 39 à 52% en 2 ans.
Une notion supplémentaire devrait alerter cependant : il coûte cher de conserver des données sans les exploiter. En effet, pour stocker, il faut des machines, du réseau, de l’électricité, des sauvegardes, des hommes, des entrepôts… Alors “ranger” ces données comme on range son bureau qui déborde de dossiers, c’est définir des processus documentaires, et ordonner le cycle de vie des informations pour permettre une maîtrise de la donnée. On n’ose pas jeter, c’est un fait. Et dans certains secteurs, cela se justifie. Pour les juristes ou les avocats, certains documents peuvent effectivement servir un jour dans une affaire. Il en était de même pour le papier. La problématique reste la même, et l’environnement est toujours impacté. C’est pourquoi il faut pouvoir identifier le cycle de vie des informations pour éviter l’éparpillement et mettre en place un projet de gestion documentaire.
Il s’agit pour certaines entreprises d’un réel défi organisationnel. Un changement de paradigme. Des métiers, des personnes formées à ce travail documentaire (les Records Manager) définissent des processus de gestion des documents pour pouvoir tracer parfaitement toute la documentation technique. Le 8e Rapport annuel, publié en avril 2019, du groupe SERDA, expose les principaux enjeux de la Gouvernance de l’Information. En effet, trois enjeux orientés gestion de l’information sont rejoints cette année par un nouvel enjeu, celui de la « valorisation des information », qui atteint 42% cette année. « C’est un véritable bond en avant qui traduit de nouvelles attentes notamment celles en matière d’exploitation des informations produites par l’entreprise » explique le rapport.
Au niveau de l’entreprise, on pense souvent — et cela semble normal à première vue — d’abord à son métier, avant de penser écologie. On imprime moins certes, mais on ne pense pas à ce qui se passe sur son ordinateur, et c’est aussi peu écologique. Certaines entreprises avaient déjà mis en place à la fin des mails envoyés « Pensez à l’environnement, et n’imprimez pas ce message ». Peut-être serait-il temps que le même message puisse exister concernant la conservation de ce même mail dans les boîtes de réception des destinataires ?
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