Stéphane Millet
Sep 10, 2018 · 6 min read

Demooz & Slack — Les réflexes qui nous ont sauvés

Si vous utilisez Slack pour votre entreprise, il y a de fortes chances que vous soyez agacés par :

  • Trop de Notifications — Des notifications en permanence que vous voulez toutes cliquer.
  • Flood — Trop d’informations diffusées, ce qui vous fait rater des sujets essentiels.
  • Les intégrations inutiles — Trop d’API, bot et autres qui complexifient la lecture de votre Slack
  • L’impossibilité de se concentrer — L’impression de perdre en productivité, surtout si vous suivez plusieurs Slack en parallèle

Lorsque nous avons passé le cap des 15 employés, chaque semaine venait avec son lot de plaintes concernant Slack.

Finie l’excitation d’utiliser un outil hype où on peut envoyer des Gif, nous nous sommes penchés sur comment redonner toute sa puissance à cet outil incontournable.

Slack regorge de fonctionnalités pour s’en sortir. Certaines sont connues de tous. Dans cet article, nous nous attarderons plus sur les astuces un peu moins connues.

Nous avons créé cette liste — non exhaustive — pour un usage interne au départ. Nous la partageons avec plaisir, si cela peut aider.

N’hésitez pas à rajouter vos tips en commentaire :)


Les usages

Là je fais un peu de contexte mais si vous voulez les tips ils sont plus bas :)

Chez Demooz, Slack a été un des premiers outils de notre stack. Geoffrey est un bon geek qui aime jouer avec les API donc depuis le début, l’App Directory de Slack c’est un peu comme Disneyland pour lui !

Nos 4 utilisations principales pour Slack :

  • Discuter entre collaborateurs.
  • Remonter nos KPI et nos units economics.
  • Intégrer les notifications d’autres services (Asana, Drive, Typeform, etc).
  • Diffuser la culture de la boîte — le Slack de chaque boîte est unique.

Avec ces 4 fonctionnalités de base il devient très facile de passer beaucoup-Beaucoup-BEAUCOUP de temps sur Slack.

Nous avons 131 channels ouverts à date.


Les problématiques

Aujourd’hui, nous sommes 27 sur le Slack de Demooz. Au fil de l’eau nous relevons différents problèmes :

  • “Teh, une notif! Je check rapide…” → Communication synchrone
    Les mentions (personnelles, @channel, @here, etc) génèrent une notifications ce qui vient perturber toute autre tâche. Surtout si vous avez les notifications sur votre téléphone.
    Le risque est d’attendre une réponse tout de suite. Du coup si pas de réponse → frustration.
  • “Encore 54 notifications pour être Inbox 0, GO!” → Perte de temps
    Nombreux sont les adaptes du Inbox 0 sur les mails, sur Pipedrive, sur Facebook etc. Sur Slack il faut être vaillant pour y arriver !
  • “Mais je l’avais mis sur Slack, t’as pas vu??” → Asymétrie d’information
    Sur Slack les informations passent mais ne restent pas. Toute organisation d’un projet gérée sur Slack peut en pâtir.

7 Solutions pour dresser son Slack

Heureusement, Slack offre beaucoup de moyens de maîtriser son utilisation. Il faut vraiment explorer le panneau de Préférences.

Il y a tout un tas de trucs cools qu’on peut gérer.

Voici quelques idées pour gagner en Productivité sur Slack. L’idée c’est :

  • Personnaliser Slack pour votre usage
  • Maîtriser les notifications

1. Changer la couleur des notifications

Il y a une tendance naturelle à vouloir lire tous les points rouge — d’autant que c’est un réflexe que l’on a partout sur le web / mobile.

→ changer la couleur des notifications. Cela parait bête mais cela permet de couper avec le réflexe de cliquer sur le bouton rouge.

2. Règles de Notifications

Si vous en avez marre de vos notifications sur votre téléphone, il est possible de définir des règles de notifications différentes sur le téléphone et sur l’ordinateur. Assez pratique pour remonter uniquement les urgences sur le téléphone

→ changer les règles de notifications. On peut décider de n’avoir une notification que lorsque son nom est mentionné. Cela permet de se déconnecter du reste de l’activité des Channels et de rester focus.

3. Tri des channels

131 Channels chez Demooz… Combien d’heures par an passe-t-on à scroller la liste de Channels sur la gauche pour trouver le Channel où on souhaite écrire ?

→ Ajouter les Channels où vous allez quotidiennement en favori pour les retrouver ferrés en haut de la liste.

16 channels remontent sur mon Slack (que j’ai choisi). Arthur en a 1 seul 👏.

→ Utiliser le tri intelligent par Slack. C’est un algorithme de recommandation en fonction de votre usage et des mentions. Il fera disparaître de votre liste les Channels qui ne vous concernent pas souvent. En cas de mention, le Channel n’apparait que pour vous permettre de lire la mention puis disparait.

4. Naviguer entre Channels et le DM

Lorsqu’on utilise Slack on aime se déplacer à 200 à l’heure d’un Channel à l’autre.

→ Cmd + T ou Cmd + K permet de naviguer rapidement d’un Channel à l’autre.

5. Remind me later

Dans les faits il ne faudrait cliquer que sur les notifications qu’on veut réellement voir. Mais parfois ca va trop vite. On se rend compte qu’une action doit être prise mais qu’elle sera pas faire tout de suite.

→ Remind me : le meilleur moyen de rester focus ? On peut également marquer comme Non Lu en cliquant sur les 3 petits points.

6. Les Threads

Il se peut que 2 conversions se croisent dans un même Channel et ca devient vite très compliqué (impossible) de suivre.

→ Utilisez les Threads pour ne pas innonder les Channels. Cela permet d’ouvrir une branche à part pour la discussion.

De manière générale, dès que vous créez un Thread, vous sauvez un koala — et facilitez le travail de votre équipe.

7. Gérer son Statut

Cela parait presque idiot de devoir le dire mais il ne faut pas oublier de vous déconnecter ! Il y a toujours des tâches qui nécessitent de se con-cen-trer : des réunions d’équipes, des calls avec les clients, des focus sur des sujets précis.

→ Utilisez la fonctionnalité prévue par Slack

→ Notifiez vos collaborateurs. Nous avons créer un bot pour cela.


Chez Demooz nous avons partagé ces bonnes pratiques et nous avons dressé notre Slack. Aujourd’hui c’est de nouveau un outil de productivité !

Vous avez compris que l’outil est plus complet qu’il n’y parait au départ. Ce qui compte c’est de personnaliser son Slack à son usage !

Si vous avez des bonnes idées à rajouter à cet article, encore une fois, partagez-les en commentaires ⚡️⚡️

Slack Memes pour le fun !

✌.

Demooz

Demooz croit en un monde où chacun peut s’épanouir en accédant gratuitement aux nouvelles technologies grâce à la puissance communautaire.

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