Como rodamos uma sessão de SpeedBack Remota no time

Feedbacks realmente têm um grande potencial para influenciar positivamente pessoas, um time inteiro e até mesmo toda a empresa.

Estar na ThoughtWorks me fez ter contato com a prática de um conceito que, até então, era apenas um conceito para mim: feedbacks.

Como Thoughtworkers falamos nisso todo o tempo… em uma apresentação veremos pessoas buscando feedbacks, em eventos que a liderança realiza sempre ouço que feedbacks são bem vindos…
Além disso é sempre bom buscar ativamente feedbacks e filtrar o que faz sentido para si.

Sempre achei, no entanto, que feedbacks são complexos, e continuo achando. Eles podem elevar uma pessoa ou podem deixá-la para baixo, podem construir uma visão sobre uma companheira de trabalho ou derrubar essa mesma imagem. Além disso outros vários fatores contribuem para a efetividade de um feedback: como ele é transmitido, o contexto das pessoas (quem dá o feedback e quem o recebe), o contexto histórico, isto é, desde o momento em que algo aconteceu até quando as pessoas falarão sobre ele em um feedback, abertura de quem está recebendo, etc.

Foi pensando nisso que eu e o Alan Gomes rodamos uma sessão de Feedbacks Efetivos em nosso time.

Falamos sobre como a questão de feedback é tratada dentro da Thoughtworks, sendo parte da nossa identidade cultural, conversamos também sobre como o background — desde o nascimento e construção o histórica de um indivíduo — contribuirá para o resultado do feedback, completamos o material com dicas de como dar e como receber feedbacks.
Mas o mais legal e divertido foi fechar a conversa com uma sessão de speedbacks. Os resultados disso foram ótimos.

Este vídeo é super interessante para você ter mais contexto sobre o assunto.

Mas voltamos ao tema do artigo…

O que significa SpeedBack?

Speedback é uma sessão de feedbacks rápidos — e quando digo rápidos, são realmente rápidos — com encontros 1:1 de até 4 minutos entre todas as pessoas do time, isso quer dizer que durante a primeira metade de tempo uma pessoa dará feedback para outra e na metade de tempo seguinte também receberá feedback. No fim de tudo, todas falarão entre si.

Uma vez que feedback é algo bem pessoal, o que falar para a outra pessoa fica a critério dos pares.

Quem participa do speedback?

No nosso caso chamamos todas as pessoas do nosso time e convidamos pessoas da cliente (que também fazem parte do nosso time) para esta sessão.
Um cuidado importante a ser tomado é não incluir muitas pessoas na sessão, pois o tempo de cada speedback será multiplicado pela quantidade de pessoas presente… isso que dizer que um grupo de 10 pessoas, com sessões de 1:1 de 3 minutos, resultará em 30 minutos de sessão.

Outro fato importante para a sessão é incluir pessoas que trabalham juntas ou que participam do mesmo contexto — não faz sentido incluir duas pessoas que nunca se viram e não conhecem nada uma da outra na mesma sessão.

Preparação

É muito importante que as pessoas se preparem e que o clima da sessão também esteja propício.

A sessão foi anunciada no time e recomendamos que todas anotassem pontos que achavam importante serem falados às pessoas do time. Além disso, começar a falar sobre como funciona, os impactos de um feedback e dicas para dá-los e recebê-los foi fundamental para criarmos um ambiente importante para todas as presentes, pois antes de rodar a sessão de speedback muitas já estavam empolgadas para colocar em prática o que tínhamos conversado até então.

Outro ponto importante é dividir os pares previamente. Temos que nos assegurar de que eles não se repitam e que todas falem com todas. Fazer isso no momento da sessão pode ser demorado e atrapalhar bastante, chegar com isso pronto permitirá que o ritmo seja mantido.

Você pode fazer isso facilmente com alguns portais que criam todos os pares usando uma estratégia chamada de Round Robin Tournment (Competição de Todos contra Todos no português).

Indico o Challonge (clique aqui), no qual você pode usar passos bem simples, a seguir uma imagem com as configurações que você precisa

Como rodar o speeback remoto?

Estamos em tempo de coronavírus (abril de 2020), por isso o time está completamente remoto, isso faz com que esses feedbacks sejam ainda mais importantes, pois a maior parte do contato que temos umas com as outras se dá por meio de reuniões diárias e pareamento.

Utilizamos o Zoom para o encontro remoto e uma ferramenta essencial para isso é a Breakouts Rooms.
Em suma essa funcionalidade permitiu que dividíssemos os pares em subsalas e pudéssemos retornar todas as pessoas para a sala principal dado o período de 3 minutos.

Isso foi muito legal porque as pessoas não sabiam com quem iriam falar — uma espécie de encontro às escuras — o que ajudou a aumentar o clima descontraído da sessão.

Veja no vídeo abaixo como funciona o BreakOut Rooms

Para ativar o Breakout Rooms faça o seguinte.
1 — Abra o Zoom Web Portal, clique em Settings e na opção In Meeting (Advanced)

2 — Ative a opção BreakOut Rooms

3 — Agora nas salas do rooms das quais você é HOST aparecerá a opção BreakOut Rooms.

Resultados

A sessão foi muito importante inclusive para aumentarmos e melhorarmos nossa relação com as pessoas da cliente, uma delas relatou que nunca havia participado de uma sessão do tipo e que geralmente, ficava nervosa quando era chamada para feedback, mas que havia entendido que feedback pode ser leve, e a organização da reunião permitiu falarem coisas importantes para as pessoas sem que fosse algo pesado de ser feito.

Algumas pessoas do time também ficaram super felizes por poderem fazer isso de forma descontraída e ajudou outras a encarar o tema de forma diferente.

Houve uma pessoa que nos relatou que "esses momentos — além de mostrar em que podemos melhorar — também são importantes pra reforçar os laços entre as pessoas. Fiquei até emocionado no final porque ouvi coisas que não esperava."

No fim ficamos grandemente felizes pelo sucesso da sessão, e eu super agradecido pela oportunidade de falar sobre esses temas em um time distribuído, contando principalmente com a presença de pessoas da cliente. Acredito firmemente que esse é um tópico essencial para o andamento de nossas atividade e impacta intensamente na forma como trabalhamos, individual e coletiva.

Lições aprendidas

Com os feedbacks que recebemos após o fim da sessão aprendemos algumas coisas que gostaria de compartilhar:

1 — Avise as pessoas com antecedência.
Feedbacks precisam de preparação, principalmente se realizado com uma grande quantidade de pessoas. Dê tempo para que elas anotem o que desejam falar e se preparem.

2 — Melhor que host não participe da sessão.
A pessoa que irá conduzir a sessão precisa organizar e manejar muitas coisas, o ideal é que ela participe para pode conduzir tudo da melhor forma possível e manter o ritmo agradável para todas.

Espero que este artigo possa ter lhe ajudado de alguma forma.
Inclusive aceito feedbacks sobre este artigo.
Se souber de alguma ferramenta que possa ajudar outras pessoas a executarem speedbacks remotos, coloca aqui nos comentários, vou amar conhecer.