Kanban board físico x eletrônico

Kanban board ou task board é um instrumento de gestão muito utilizado em processos ágeis como o SCRUM, basicamente é um quadro com lista de tarefas, etapas, como “Para Fazer”, “Em Progresso”, “QA”, etc. É uma ferramenta que auxilia a identificar o status de um projeto rapidamente, de forma visual e dinâmica.

É importante ressaltar que o kanban board não é tradicionalmente parte do SCRUM, é uma boa pratica adotada pelo mercado mas não faz parte do framework, que como todo bom framework é um esqueleto que precisa ser “preenchido com carne”, onde o kanban é um exemplo disso. Muitos cursos trazem instrumentos como o kanban, planning poker, entre outros como parte do framework do SCRUM, mas na realidade não são, você não necessariamente precisa adotar eles em seu processo, mas isso é tema para um próximo artigo.

Um dos dilemas que as empresas encontram quando adotam o kanban é se irão utilizá-lo eletronicamente ou fisicamente. Minha sugestão seria utilizar de forma mista, vou tentar explicar o porque.

Visibilidade

Quando temos um painel fisico, a visibilidade do projeto para os membros do time e stakeholders é mais pratica e “presente” no dia-a-dia. Muitas vezes quando trabalhamos apenas com o kanban eletrônico, é difícil para os usuários criarem o hábito de acessar com freqüência o sistema para visualizar e atualizar as informações do projeto, já no caso do físico ele está disponível e visível para os membros do time o tempo inteiro, é como se ele tivesse mais vida dentro do processo. Um dos eventos do SCRUM, á reunião diária, é um processo que é enriquecido quando executado em frente ao kanban.

Flexibilidade

Existem inúmeras ferramentas de board online, com varias funcionalidades interessantes, porem o kanban físico traz mais flexibilidade no uso e montagem do painel. Você pode trabalhar dinâmicas com uso de cores diferentes para identificar o tipo da tarefa, usar sinalizadores para visualmente destacar impedimentos que possam existir na SPRINT, dentre outras dinâmicas que são difíceis de reproduzir em um painel eletrônico.

Mobilidade

Esse é um beneficio indiscutível que os kanbans eletrônicos trazem para o processo de desenvolvimento. Mesmo você não estando em seu local de trabalho é possível acompanhar o andamento do projeto, item indispensável se você possui equipes distribuídas geograficamente.

Gráficos e números

Gráficos são sem sombra de dúvidas um dos queridinhos dos gestores, muitas vezes é necessário gerar alguns números sobre o andamento do seu projeto, as ferramentas de board online normalmente possuem funcionalidades que irão te auxiliar nessa demanda.

Mas e agora, qual modelo eu utilizo?

Realmente é uma decisão difícil, ambos tem seus pontos positivos e negativos, se o seu time é distribuído há apenas uma opção que é utilizar um kanban eletrônico, caso contrário, uma estratégia que viemos adotando a alguns anos é utilizar ambos os modelos. Atualmente possuímos um kanban físico para cada Squad e também um virtual no TFS da Microsoft, dessa forma conseguimos tirar proveito de todos os pontos positivos e de quebra eliminamos alguns pontos negativos. Pode parecer redundância, mas os times conseguiram se adaptar bem a esse modelo.

Como mencionei utilizamos hoje o Team Foundation Server da Microsoft, porém existe outras opções no mercado como o Jira, muito utilizado por outras empresas, ambos fazem a gestão completa onde o board é apenas uma das funcionalidades. Se você está procurando apenas um sistema de board online, o Trello é uma excelente opção.

E você ja enfrentou esse mesmo dilema quando implantou o Kanban em sua empresa? Concorda com o modelo misto? Comente e compartilhe sua opinião e experiência com a gente!

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