Criando um roadmap com seus usuários: antes da co-criação, co-planejamento
Conto, nesse artigo, um pouco do aprendizado que tive, em um dia de workshop com clientes do Brasil inteiro, entendendo a fundo seus maiores problemas, e os priorizando, junto a quem mais interessa, nossos usuários.
Antes de tudo, um pouco de como trabalhamos no ContaAzul.
Nossas equipes são divididas em Squads, times que conseguem trabalhar independentes, entregando valores completos aos usuários. Eu, a um ano, sou o designer de interação da tribo Area 42, hoje, composta por 2 squads 100% focados em fazer o escritório contábil ser o mais produtivo e eficiente possível, através do ContaAzul para Contadores.
Esses 2 squads são formados por Developers, Q.A.s ( Quality Assurance), líderes de times, Product Owner, User Experience Designer e tem apoio de um time de Marketing focado na divulgação do produto e de uma equipe de Inside Sales e vendas que tem contato direto com o usuário e auxiliam o time de produto com descobertas além de transformar Leads em Usuários parceiros.
Os times trabalham utilizando metodologias ágeis com sprints de 1 semana e com OKRs trimestrais, metas definidas com o time e empresa, focando na evolução do produto e negócio.
A base de todo o planejamento trimestral é o Roadmap, criado pelo Product Owner, com suporte de todo o time e define as ações a serem tomadas, priorizando e planejando-as sprint a sprint. Dessa vez fomos além, trouxemos 12 clientes de todo o Brasil para criar colaborativamente o Roadmap do último trimestre de 2015.
O sucesso do workshop depende essencialmente de planejamento
Separei alguns pontos principais que foram aprendizados essenciais e fizeram deste dia, um dia especial e altamente produtivo.
Organize-se antecipadamente
Queríamos trazer clientes variados, e conseguimos, mas para isso precisamos com um mês de antecedência selecionar nossos usuários e iniciar toda organização de convites e logística. Alguém focado em cuidar das hospedagens, passagens, coffee breaks e acomodações é essencial para o sucesso da dinâmica, e isso precisa estar finalizado com pelo menos 2 semanas de antecedência.
Cuide com as passagens aéreas, elas podem dobrar de preço de um dia para o outro (aconteceu conosco com um dos clientes, aumentando em torno de mil reais o custo da dinâmica).
Escolha usuários que representem diferentes perfis, e que realmente irão agregar conhecimento à sua dinâmica.
Temos um grupo selecionado de usuários do ContaAzul para Contadores, chamado de "O grupo dos 30". Este grupo é formado por contadores que além de usuários, são parceiros na criação das soluções. Auxiliam o time sempre que necessário, estão sempre de portas abertas para receber a equipe em suas empresas (em imersões que costumamos fazer para conhecer e entender os ambientes de nossos usuários), e possuem experiência em seu negócio e seus processos. Destes, selecionamos os que representavam diferentes perfis de escritórios, tradicionais, inovadores, com poucos clientes e funcionários, com muitos clientes e com anos de mercado. Isso foi importantíssimo pois, além de termos visões diferentes destes escritórios, a dinâmica se tornou um meio de disseminar o conhecimento entre nossos parceiros. Várias discussões se tornaram melhorias nas empresas, antes mesmo de colocarmos a mão na massa.
Melhorias de processos, uso de ferramentas e comunicação com os clientes foram pontos que percebemos que entraram em discussões e anotações pessoais dos contadores para melhorias dentro de seus escritórios.
Planeje cada minuto do seu dia
Você tem seus melhores usuários, e alguns funcionários, por isso, além de poder aprender muito, você precisa fazer valer cada minuto investido no workshop, seu e de seus convidados.
Tenha como hábito fazer uma apresentação (o keynote tem nos ajudado muito), explicando o objetivo do workshop, falando de cada momento do dia, o tempo que será investido em cada atividade, e o resultado esperado no final do dia. É importante que todos estejam 100% alinhados com o que precisamos absorver do workshop, neste caso a criação e priorização do Roadmap para o trimestre.
Saiba o que vai fazer e como vai fazer
Cada dinâmica ou atividade deve ter um propósito bem claro. Será um brainstorm? Qual os drivers deste brainstorm? Onde queremos chegar com isso?
Realizamos 6 atividades principais neste workshop, e para isso planejamos o tempo que seria investido, o resultado que precisávamos, como seria feito, como seriam dividios os grupos e quais os materiais necessários para a dinâmica.
O período da manhã foi utilizado para a chegada dos usuários, e apresentação da empresa e de todos os envolvidos.
Explicamos como o ContaAzul funciona como empresa, mostramos nossos espaços, nossas equipes, e realizamos um café com todos os envolvidos. Neste momento foi criado uma ligação maior entre todos, que já começaram a conversar e trocar experiências. Também reservamos um tempo para que todos os usuários se apresentassem e contassem um pouco de suas empresas, um a um.
Após isso, ainda pela manhã explicamos passo a passo através de uma apresentação como seria o resto do dia, onde queríamos chegar e como chegaríamos no resultado esperado.
Cumpra o planejamento do seu dia
É essencial para que você consiga chegar no fim do dia com o que você precisa, que você passe por todas as atividades planejadas. Por isso você deve ser rígido com os horários e não se perder no tempo disponível.
Sobre as dinâmicas realizadas
Utilizamos algumas dinâmicas simples, mas que quando bem direcionadas são extremamente efetivas.
Após a apresentação de todos, e pequenas discussões sobre dificuldades que cada um passava, nos utilizamos de um Brainstorm para mapear as principais dores dos escritórios contábeis. Para isso, criamos uma Jornada do usuário comum a todos os escritórios, uma visão macro do processo de contabilidade. Este Journey Map ajudou os contadores a lembrarem de dores de todos os setores do escritório, vistos que alguns eram especialistas em áreas específicas da contabilidade e estes poderiam pensar apenas em suas rotinas diárias, em um visão mais micro e não contemplando o todo.
Pedimos que cada contador, individualmente em post-it's, escrevesse as 5 principais dores na rotina contábil, e os colocassem em 1 jornada para cada um dos grupos montados (6 pessoas em cada).
Quando colocados na jornada, estes post-it's ajudaram a iniciar uma priorização, esta por agrupamento, onde formaram-se nuvens de problemas similares, e já começamos a entender alguns problemas que todas as contabilidades passavam.
A segunda atividade, foi a de priorização de problemas. Também nessa fase, os contadores individualmente priorizavam os problemas já agrupados, de 1 a 5, estas notas foram coladas em cada grupo de problemas. Trazendo no final da atividade, problemas priorizados pelo somatório das notas dadas por cada usuário, quanto maior a soma, mais crítico era o problema, e uma atenção maior deveria ser dada.
A atividade seguinte foi uma exposição dos 5 principais problemas. As equipes falaram sobre cada um dos problemas, gerando discussões e até como resolviam (ou não) dentro de seus escritórios, gerando algumas hipóteses de solução.
É importante falar que tudo que foi realizado nas atividades foi registrado em fotos, anotações e vídeos, para que nenhuma das idéias se perdesse.
Finalizando as atividades, tivemos 90 minutos para discussão dos problemas mais abertamente e sobre trocas de experiências entre os participantes. A discussão foi tão enriquecedora, que os próprios contadores sugeriram criar um grupo de discussão para estarem sempre em contato ajudando uns aos outros. Todos, sem excessão contribuíram com variados pontos de vistas sobre problemas que passavam, alguns mais experientes contaram como contornam algumas dificuldades já conhecidas e como transpuseram barreiras que os menores ainda tem dificuldades.
Finalizando as dinâmicas
Para finalizar as atividades é importantíssimo que todos os convidados saiam com a sensação de dever cumprido. Para isso, antes do fechamento, se faz necessário deixar bem claro o que foi absorvido na dinâmica e como as informações serão usadas, neste caso foi reforçado o que é um Roadmap e as próximas ações que tomaríamos a partir de tudo que foi levantado no workshop.
Mostramos tudo que foi anotado, de forma superficial, mas deixamos claro como iríamos seguir com a organização daquelas informações.
Usuários felizes = Time feliz
Nossos clientes, saíram felizes da vida em poder ajudar a criar algo que será de extrema importância e utilidade para eles, além de vários aprendizados advindos dos outros escritórios. Nós saímos felizes por entendermos a fundo as principais dores, já priorizadas e detalhadas, por 12 contadores do Brasil inteiro ( Campinas, Curitiba, Goiânia, São Paulo, Rio de Janeiro, e várias outras cidades), sabendo que iremos desenvolver o que realmente eles precisam, nada a menos, e sempre que possível um UAU a mais.
Assim como os usuários que participaram, o time ficou ansioso para poder realizar mais eventos como estes, que ficou marcado como um dia muito especial para os clientes, mas principalmente para nós do ContaAzul.
Agradecemos a todos os nossos queridos contadores parceiros, contamos com vocês e nos colocamos a disposição sempre que precisarem. Já contam conosco e podem contar cada vez mais!
Um abraço do time do ContaAzul para todos nossos parceiros e amigos contadores!
