Brainstorming: Como um dia fora da empresa iluminou os próximos meses de trabalho

Mesmo trabalhando em um ambiente organizado e divertido, é natural nos vermos 100% focados nas rotinas e tarefas da semana, sem saber com detalhes o que vamos fazer no médio prazo para continuar entregando resultados positivos para as pessoas.

Por isso é preciso, de tempos em tempos, finalizar todas as pendências e quebrar a rotina para estimular a criatividade do time e desenhar os próximos passos juntos. É sobre o planejamento desse dia diferente — que na ContaAzul chamamos de offsite — que vou contar um pouco mais hoje.

Um réveillon a cada 3 meses

Ao final de cada trimestre nós, do time de Inbound Marketing, programamos um dia fora da empresa. Planejamos dinâmicas para soltar as ideias e levantar as iniciativas que vamos trabalhar nos próximos 3 meses. Participei da organização desse offsite ajudando a decidir como seria a programação do dia e quais atividades fariam dele o mais produtivo possível.

Como trabalhamos em squads — times menores com objetivos específicos mirando um mesmo alvo final — esse é o momento de reiniciar um ciclo de trabalho. Um representante de cada squad fez uma apresentação rápida das ações mais bacanas dos últimos meses e compartilhou com o time as expectativas gerais para o próximo trimestre.

É como um Ano Novo do trabalho. A gente vai pra um lugar diferente para sair da rotina, mas também reflete sobre o que passou e se concentra para criar uma lista do que colocar em prática no novo ciclo que está começando.

A parte mais legal: os fogos!

Para motivar a participação de todos e estimular a geração de ideias depois de cada apresentação, escolhemos fazer um brainstorming depois de cada apresentação das squads.

A “tempestade de ideias” é inspiradora como um show de fogos de artifício: quanto mais explosivos, mais brilhantes e coloridos, melhor. Essa técnica é focada na quantidade de ideias geradas (e não necessariamente na qualidade), que podem ser avaliadas e categorizadas em conjunto depois.

O time de Inbound Marketing durante o offsite

Essa festa, porém, tem algumas boas práticas para fluir bem:

• Pergunta clara: De início, precisamos de uma provocação objetiva. Ex.: "Quais ações de conteúdo podemos fazer para alcançar a meta do trimestre?". Isso vai definir o rumo dos próximos minutos (e meses).
• Limite de tempo: Para dar senso de urgência ao desafio, antes de começar delimitamos o tempo para dar ideias. Isso pode variar, mas geralmente 15-20 min são suficientes para manter a atividade intensa.
• Sem censura: Como o espírito aqui é de criatividade, não há espaço para comentários negativos sobre a solução dos outros. As ideias conservadoras e as mais revolucionárias recebem o mesmo tratamento.
• Anotar tudo: Já que não há censura, todas as soluções expostas devem ser registradas uma de cada vez, seja escrevendo em post its, num quadro ou num papel bem grande. Esse é o trabalho do facilitador.
• Facilitador neutro: Ele tem a tarefa de registrar as ideias e cuidar para que todas as regras sejam respeitadas. Além disso, ele motiva o time, relembrando a pergunta a ser respondida e não deixando a energia cair.
• Classificar: Ao final do tempo determinado, é esperado que a gente tenha um monte de soluções anotadas e nenhum fôlego. 5 min para o pessoal tomar uma água e vamos para a classificação das ideias.

"Neste trimestre novo, nós queremos…"

Depois do show de fogos, é hora de olhar para cada uma das soluções geradas e escolher as mais promissoras para colocar em prática, como as nossas resoluções de ano novo. Isso pode ser feito de diferentes formas:

• Dá para organizar as ideias em diagramas em rede (como um mapa mental), em árvore (uma categoria superior e as soluções pertencentes abaixo) ou em fluxo (organizando um fluxo com as ideias em ordem do que vem antes e depois).
• Dá para fazer uma votação, em que cada um pode votar em um número X de opções para escolher as mais queridas pelo time.
• Dá também para montar uma matriz com critérios importantes para determinar o potencial de cada solução. E foi isso mesmo que fizemos.

Matriz para categorizar as iniciativas

Nossa matriz de dois eixos e quatro quadrantes nos ajudou a classificar se cada solução precisava de mais ou menos esforço para executar, e se víamos que aquela ideia traria um resultado mais ou menos consistente. Assim, ficou mais fácil separar as melhores para serem detalhadas e priorizadas depois.

Um brinde!

Sair das nossas mesas e respirar ar novo é mais fácil do que parece e pode ser muito produtivo, desde que o dia seja bem planejado e o time esteja engajado em começar a nova fase com o pé direito.

Se ficaram dúvidas ou se quer contar uma experiência,
deixe um comentário ;)

Feliz offsite e um próspero brainstorming!