Como Design Ops e UX Writing podem fazer sua empresa economizar tempo?
Se medir o trabalho do product designer é um desafio, imagine medir a estratégia de UX Writing. Dentre as diversas ações que fizemos neste semestre para buscar a resposta para a pergunta do título, vamos destacar duas métricas que, juntas, mostraram o valor das ações de Ops e de Writing.
Lembrando que, na Conta Azul, o time de Design Ops é composto pelo manager, as analistas de Design System, a UX Writer e a Ilustradora. Essas pessoas têm como missão garantir que o Designer foque exclusivamente em proporcionar uma experiência UAU aos nossos clientes.
Mas como podemos concretizar essa missão?
Métricas ágeis
Davi Callegari, Design Ops manager na Conta Azul, já contou neste artigo como medimos e acompanhamos os indicadores de desempenho dos product designers. Estes são os principais:
- Throughput: média de itens finalizados por ciclo (semanas)
- Lead Time Work Days: nível de confiança e tendência sobre o seu lead time
- e Cumulative flow diagram: fluxo de tarefas por etapa
Neste artigo, vamos focar no Lead Time Work Days, que é o gráfico que indica, dentre outros resultados, uma visão geral do tempo médio que os designers levam para concluir uma tarefa.
A cada mês, o Davi Callegari calcula e compartilha com o time de produto o lead time médio (tempo para concluir uma tarefa em dias) e o throughput (média de itens entregues) dos designers.
Com isso, o time de Design Ops pode acompanhar a evolução dos designers e atuar sobre os gaps de forma certeira.
O que UX Writing tem a ver com isso?
A pessoa UX Writer, assim como as outras pessoas do time de Design Ops, cria e consolida padrões para o produto, com o objetivo de liberar tempo para o product designer criar os fluxos e as telas.
Como UX Writer na Conta Azul, sou a pessoa resposável pelo tom de voz e pela estratégia de conteúdo dentro do produto.
Meu trabalho consiste em criar materiais e táticas para aumentar a autonomia dos designers (macro) e prestar serviços de consultorias durante as discoveries (micro).
Enquanto a estratégia macro abrange o Guia de Redação, o glossário, as pesquisas, as dicas de writing na Collab e no canal do Slack, dentre outras ações, a micro engloba as reviews de writing quinzenais e as consultorias individuais por call.
Depois de alguns meses atualizando o Guia de Redação e buscando as melhores formas de dar suporte aos designers, percebi uma relação entre as métricas de Design Ops e o meu trabalho.
Lead Time x Reviews de Writing
Desde que iniciei as consultorias de writing, mais ou menos em agosto, venho registrando o número de discoveries das quais participei.
Não entrei ativamente duplando com cada um dos designers, mas, depois de um tempo, eles passaram a me chamar sempre que iniciavam uma tarefa ou quando já tinham desenhado o protótipo, para eu revisar os textos ou para os escrevermos juntos.
Isso permitiu que eu gerasse um histórico de consultorias de writing em discoveries. No Jira, nossa ferramenta oficial de monitoramento de tarefas e acompanhamento de projetos, eu passei a anotar, em cada tarefa:
- Nome da discovery
- Número de textos desenvolvidos
- Nome do designer responsável
- Complexidade (PP, P, M, G ou desconhecida)
Assim, no fim do mês, eu sempre tinha o número de discoveries das quais tinha participado. Com isso em mãos, eu percebi que, à medida que aumentavam as discoveries que passavam pela minha revisão, o lead time dos designers diminuía.
Confira abaixo um exemplo com números fictícios mas proporções reais do que estou falando:
É notável, pelos registros que fiz no Jira, que, em setembro, estava mais focada em atualizações do Guia de Redação e outras ações de Writing e Ops. O tempo para consultorias era reduzido e eu ainda estava descobrindo a melhor maneira de prestar auxílio aos designers.
Quando passei a atuar mais próxima dos designers, entretanto, foi possível ver a mudança no time e nas entregas. Criamos uma relação de maior confiança, consultorias mais estruturadas, e as reviews de writing quinzenais passaram a lotar. E o resultado é percebido no Lead Time Work Days.
Aumentar a atuação de UX Writing no time de Design foi um dos fatores que ajudou a diminuir o tempo de entrega de uma tarefa em aproximadamente 20%.
Considerando que atendi, em um mês, 10 discoveries gerenciadas por pelo menos 1 designer diferente cada, essa redução no tempo de entrega gera economia de tempo para o time de Design e para a empresa.
Isso lembra muito uma análise de Brennan Hartich. Ele percebeu que os designers do seu time usavam muito tempo em outras tarefas que não efetivamente fazendo design.
Após implementar um time de Design Ops, Hartich concluiu que os product designers passaram a ter 1 hora a mais por dia para mergulhar no projeto. Ele afirma que:
“Adicionar mais pessoas de Design Ops foi ainda mais importante do que adicionar outro designer (…) porque você aumenta de fato o número de horas em que está realmente fazendo design” — Brennan Hartich, diretor de Design Ops no Slack
Quando atuo de perto, percebo que, além de padronizarmos as mensagens em diversas partes das plataformas, os designers ganham tempo na estratégia e na revisão da redação, o que tem tudo a ver com o que Hartich defende.
Descobrir essa relação Lead Time x Reviews de Writing é uma conquista para mim, que, até pouco tempo, não fazia ideia de como medir o meu trabalho.
Conta pra mim, como seu time mede o trabalho da pessoa UX Writer?
