Como entregamos além de funcionalidades

Uma narrativa sobre como tiramos uma ideia do papel.

O que você verá neste artigo:
- Contexto da iniciativa
- Como realizamos a pesquisa e solução
- Priorização da iniciativa
- Como realizamos a entrega
- Como vamos medir a entrega

Na Conta Azul, um dos nossos objetivos quando pensamos em produto é a busca constante por entregar produtividade aos clientes nas rotinas financeiras, fiscais e contábeis. Por isso, ao pensarmos numa nova funcionalidade, também analisamos o quanto ela trará de produtividade nestas rotinas para que eles possam dedicar mais tempo aos negócios com seus clientes ou à operação da empresa.

• Contexto da iniciativa

A Conta Azul é pioneira no que diz respeito à Conciliação Bancária. Desde sua criação, existem as funcionalidades de importação e conciliação do extrato bancário com os lançamentos de contas a pagar e de contas a receber já registrados no financeiro.

#ParaTodosVerem: esta é uma imagem da tela de conciliação bancária manual da Conta Azul Pro com dados fictícios. Ela mostra que há 3 conciliações pendentes. É possível ver também que as conciliações devem ser feitas manualmente, uma a uma.

Até 2020, havíamos investido muito em disponibilizar a conciliação de mais casos de uso financeiros, como por exemplo conciliar um recebimento no banco com um recebimento junto a um pagamento registrado na Conta Azul.

Tínhamos insumos suficientes para priorizar essas melhorias pois vinham de vários pontos de contato com os clientes, como o Portal de Ideias e o atendimento, além de serem também muito solicitadas por contadores parceiros que utilizam a Conta Azul para os seus clientes.

No entanto, após a entrega dessas melhorias, não vimos um aumento significativo no uso da conciliação bancária. Os clientes que usavam continuavam usando e alguns dos que não usavam vieram a usar, mas não em um número significativo.

Eu, que sou Product Manager (PM), e o Product Designer, Marcelo Schelck, já conversávamos desde o início da pandemia a respeito do assunto e também sobre entregar produtividade de fato. E em conversa com contadores, perguntamos sobre o porquê da não utilização da conciliação bancária por parte dos clientes, uma vez que é uma tarefa essencial para manter o controle das finanças em dia, enviar as informações corretas para a contabilidade e gerar os relatórios contábeis financeiros corretamente.

Eis que descobrimos algo que suspeitávamos… A conciliação bancária é uma das últimas tarefas que o empresário ou que o responsável pelo financeiro faz caso tenha outras atribuições na empresa, pois não é obrigatória e também não gera receita para empresa.

Explicando melhor: se ele não emitir uma nota fiscal e boleto ou não atender um cliente por ter dedicado tempo para fazer a conciliação, poderá deixar de realizar uma venda. Então é sensato que ele dedique seu tempo às vendas e à emissão de notas fiscais e boletos aos invés da conciliação bancária e, se sobrar tempo, fazer a conciliação.

#ParaTodosVerem: imagem da Conta Azul Pro com dados fictícios de uma conta bancária. É possível saber que há 471 conciliações pendentes.

Por outro lado, esse fato acarreta em um problema: às vezes ficam tantas conciliações pendentes de conciliação, 100, 200, 300, que quem está responsável pelo financeiro acaba desistindo de fazer devido ao tempo que isso irá demandar da sua rotina.

Pois bem, com essa problemática, eu e o Product Designer sentamos e conversamos sobre como resolver o problema.

• Pesquisa e Solução (tirando a funcionalidade do papel, literalmente)

Depois de algumas conversas sobre o que já havíamos melhorado na conciliação bancária, não vimos outras melhorias para que os clientes viessem a utilizar mais esta funcionalidade. Então, pensamos: “E se o usuário não tivesse que fazer a conciliação? E se a Conta Azul fizesse o trabalho por ele?”
Eureca! Nos pareceu que este seria o caminho.

#ParaTodosVerem: esboço à mão da configuração da conciliação automática.

Então, desenhamos uma solução de conciliar automaticamente os lançamentos importados do banco a partir de automatizações já existentes, porém que ainda exigiam uma ação manual do usuário.
Nos estudos, poderíamos escolher entre conciliar automaticamente lançamentos importados do banco e que já estavam no financeiro, ou lançamentos não existentes no financeiro, por meio de regras de conciliação conforme histórico e valores dos lançamentos vindos do banco.

Optamos por conciliar os já existentes, por dois bons motivos:
1º Era mais simples fazer uma MVP de produto.
2º Isso instigaria ainda mais os clientes a criarem as contas a pagar e a receber futuras para terem visibilidade do seu fluxo de caixa futuro e assim poderem tomar decisões melhores para o negócio.

• Priorização da iniciativa

Depois de termos a idealização da solução e concluirmos que estava conectada ao nossos objetivos, conversamos com outros PMs na Conta Azul para falarmos sobre a iniciativa, e nas conversas ganhamos mais confiança de que estávamos no caminho certo.

Então, para iniciarmos o trabalho, resolvemos fazer um POC (Prova de Conceito) para verificar se a funcionalidade iria funcionar utilizando as regras de negócio já existentes nas automações da conciliação, mas que ainda dependiam de ação do usuário.

Abaixo o trabalho final do Product Designer a partir dos esboços no papel:

#ParaTodosVerem: protótipo do MVP de configuração da conciliação automática. A descrição principal diz: “Com a conciliação automática é possível configurar para que os lançamentos encontrados no seu contas a pagar e a receber sejam conciliados automaticamente sempre que um extrato do seu banco for importado. Assim você ganha tempo e produtividade nas rotinas financeiras.”

Encaixamos a POC logo após finalizarmos outra iniciativa da qual precisávamos acompanhar os resultados e também ainda terminar algumas melhorias.

No final de 2020, tínhamos a POC entregue, e assim priorizamos o desenvolvimento da funcionalidade para o primeiro trimestre de 2021.

• Como realizamos a entrega

Para esta iniciativa, optamos por liberar a funcionalidade primeiro para contador com um maior nível de parceria com a Conta Azul, por estarmos mais próximos a eles para acompanhamento do uso. E também para novos clientes que vieram a comprar a Conta Azul, uma vez que estes clientes têm menos conciliações pendentes pra fazer (somente as atuais) e podem vir a engajar mais rápido na plataforma, já que não chegaram a passar pela etapa de ter que dedicar tempo para fazer conciliações pendentes atrasadas.

Em toda a liberação que realizamos de uma nova funcionalidade procuramos fazer um vídeo curto mostrando como ela funciona e seus benefícios, para que o time de Marketing o utilize na divulgação. Também colocamos este vídeo dentro do produto quando o cliente acessa a funcionalidade. (veja no YouTube).

#ParaTodosVerem: print da modal com vídeo explicativo de como configurar a conciliação automática.

E algo muito importante que colocamos no produto com a finalidade de não termos chamados de dúvida, foi explicar exatamente as regras que a plataforma irá utilizar para conciliar os lançamentos automaticamente.

#ParaTodosVerem: modal com lista de regras sobre como funciona a conciliação automática.

• Como vamos medir a entrega

Com esta entrega, entendemos e temos como objetivo uma adoção rápida dos clientes, principalmente dos que já utilizam a conciliação bancária de forma manual. Vamos acompanhar os seguintes números:

Métricas de engajamento:
Número de conciliações feitas manualmente versus número conciliações feitas automaticamente.

Métrica de assertividade:
Número de conciliações automáticas desfeitas < que X%.

Métrica de sucesso:
% de clientes que desativaram a funcionalidade < que X%.

Métricas de acompanhamento:
% de clientes que ativaram a funcionalidade que utilizavam a conciliação bancária manual.
% de clientes que ativaram a funcionalidade que utilizam o financeiro e não utilizavam a conciliação manual.

#ParaTodosVerem: dashboard inicial dos primeiros clientes alphas. Nele, é possível saber a quantidade de empresas utilizando, a quantidade de conciliações automáticas realizadas e a quantidade de conciliações automáticas desconciliadas pelos usuários.

E sabe qual foi a melhor parte? Quando mostramos o mockup e a POC para os contadores, eles perguntaram se já podiam passar uma lista com as empresas para liberar a funcionalidade! 🙌🚀

Na sua empresa, como funciona a criação de novas funcionalidades? Conte pra gente nos comentários.