Por que realizar um evento de contabilidade e tecnologia tem tudo a ver com pesquisa
Por: Rodrigo Mafra e Vivi Tavares
Em setembro, realizamos a primeira edição da Conta Azul [CON], a maior conferência de contabilidade e tecnologia da América Latina. Dois dias de palestras e workshops para empresários e contadores, com os melhores profissionais do mercado. Como designers, foi bacana perceber como organizar um evento tem tudo a ver com pesquisa.
Para medir a satisfação dos participantes, montamos um time de pesquisa que atuou diretamente com o público durante o evento, colhendo feedbacks que nos serviram de insumo, tanto para resolver pequenos problemas durante a conferência, quanto para melhorar a próxima edição.
Para isso, tivemos de testar rápido diferentes métodos de pesquisa e avaliação para proporcionarmos uma experiência UAU a nossos clientes e parceiros. Neste artigo, abordamos os detalhes deste processo.
Estruturação da pesquisa
Uma semana antes do evento, definimos quais seriam os pontos de atenção durante a conferência e os temas a serem abordados em pesquisa. Porém, antes, precisávamos entender os diferentes tipos de pessoas com as quais lidaríamos, para garantir assertividade na abordagem junto a cada perfil.
Os perfis eram:
- Participantes;
- Time Conta Azul;
- Expositores;
- Palestrantes.
Começamos a estruturar nossa pesquisa fazendo uma lista com tópicos que poderiam ser abordados junto aos participantes. Ela continha coisas que poderiam ser sentidas e corrigidas, ainda nesta edição do evento, e outras, que serviriam de aprendizado para a edição do próximo ano.
Com os tópicos em mãos, preparamos o questionário. A ideia, até mesmo pra não se tornar algo maçante para os respondentes, era a pesquisa ser rápida e descontraída. Esse foi um dos motivos pelos quais optamos por utilizar, na maior parte do questionário, perguntas de escala de expectativas (explicaremos melhor a seguir).
Ajustando detalhes
No dia que antecedeu o evento, nos reunimos para ajustar os últimos detalhes da pesquisa. Planejamos usar o questionário em nossos celulares, na nuvem, com o auxílio da plataforma Typeform.
Assim, faríamos a entrevista pessoalmente e já teríamos a oportunidade de registrar tudo em tempo real. Mas surgiram algumas preocupações com possíveis imprevistos, por exemplo:
“E se acabar a bateria dos nossos celulares?”
“E se a internet não funcionar bem?”
Algumas dessas questões nos fizeram imprimir folhas de questionário reservas — mas por sorte não precisamos usá-las. Hoje, elas servem de rascunho aqui no escritório. :)
Esquentando as turbinas
Tudo pronto! Evento rolando. Nos encontramos pela manhã e foi aí que surgiu a ideia de fazermos um “esquenta” para sentirmos um pouco da reação do público. Então, enquanto as pessoas entravam, fazíamos a pergunta:
“O que você espera encontrar na Conta Azul [CON]?”
Além de sentirmos um pouco das expectativas do público, essa ação nos ajudou a ajustar a dinâmica de abordagem. Utilizando um cálculo estatístico disponibilizado pela SurveyMonkey, identificamos que para termos uma pesquisa com nível de confiança de 95%, com 5% de margem de erro, seria necessário entrevistar 285 pessoas.
Em campo
Como mencionado acima, optamos por utilizar como métrica de pesquisa a escala de expectativa. Ela nos ajudou a filtrar a compreensão do público sobre determinados aspectos do evento e a perceber quais pontos relacionados a experiência em um evento realmente importam para o nosso público. Além disso, nos permitiu entender, depois, quais eram as expectativas iniciais da nossa equipe e se conseguimos superá-las.
Criamos uma escala baseada na Escala de Likert, de respostas psicométricas, muito usada em pesquisas de opinião. Desse modo, pedimos aos participantes para mensurar suas expectativas a respeito de determinado assunto, de acordo com as opções:
- Muito abaixo da expectativa;
- Abaixo da expectativa;
- Dentro da expectativa;
- Acima da expectativa;
- Muito acima da expectativa.
Para também obtermos dados qualitativos, imprescindíveis quando necessitamos coletar informações relacionadas aos sentimentos dos participantes, criamos perguntas abertas ao final do questionário:
- Coisas que o participante mais gostou no evento, com a afirmação: “Que bom que…”
- Algo com o que o participante se decepcionou, com a afirmação: “Que pena que…”
- E uma sugestão do que pode ser melhor no próximo [CON]: “Que tal se…”
Feito isso, nos separamos e começamos a conduzir as conversas com os participantes individualmente. Sentimos alguns efeitos colaterais em função desta decisão, principalmente na hora de reunir os dados, mas, ao fim, conseguimos fazer um levantamento assertivo.
Pra finalizar, achamos que seria relevante analisarmos o nível de animação dos participantes em relação ao evento. Como acreditamos que se perguntássemos diretamente aos respondentes poderíamos receber respostas enviesadas, essa análise ficou por conta do nosso time.
Então, a cada conversa o entrevistador observava a animação da pessoa e registrava o que acreditava se aproximar de seu nível de empolgação em uma escala de emojis:
Durante o evento, nosso time de pesquisa se reuniu diversas vezes para trocar aprendizados e contar como estava sendo a execução da pesquisa. Estes follow-ups (retornos) em tempo real nos ajudaram a entender como deveríamos mudar a abordagem em algumas situações, ver se precisávamos alterar alguma pergunta e quais eram os melhores momentos para obter uma maior quantidade de respostas.
Aprendizados
Desta experiência, que também foi nova para a nossa equipe de Design, tiramos diversos aprendizados que gostaríamos de compartilhar com você:
Entender quais são as partes envolvidas em um evento é fundamental. São necessárias muitas pessoas para fazer um evento como a Conta Azul [CON]. É importante saber quem são estas pessoas e como elas podem ser aproveitadas.
É necessário mapear os melhores momentos para abordar os entrevistados. É necessário observar em qual momento do evento os participantes terão quantidade relevante de informações para responder a uma pesquisa.
Durante a pesquisa em campo, é preciso conversar com o time constantemente e mudar os rumos se necessário. Estas conversas aprimoram a pesquisa, levando em conta o público e o ambiente.
Nem sempre, o participante vai relatar a experiência real. Então, é importante sempre perguntar o “porquê” de determinada afirmação dele. As pessoas não o conhecem, não sabem o teor da sua pesquisa e podem responder algumas coisas para o agradar. Investigue as respostas e tente perceber o que elas realmente querem dizer.
É preciso conversar, não apenas aplicar questionários. Seguir rigorosamente o script torna a conversa unilateral e não provê muita informação de valor. É mais interessante trocar uma ideia com a pessoa em vez de enchê-la de perguntas.
Usar os feedbacks para melhorar a experiência do público é essencial. Não adianta fazer pesquisa e esquecer do público na hora de aplicar melhorias, seja na edição vigente ou num próximo evento. Lembre-se dos mínimos detalhes. ;)
O que vem por aí?
Temos certeza de que toda a troca que tivemos com os participantes da Conta Azul [CON] 2018, seja por meio de conversa informal ou da pesquisa consolidada, vai nos ajudar (e muito) a planejar e a realizar uma edição ainda mais rica e cheia de experiências positivas em 2019.
Quer saber antes de todo mundo sobre o Conta Azul [CON] 2019, clica aqui!
Gostou? Não esquece de 👏
