Conta Azul: Nossos ritos e cerimônias de Design

#ParaCegoVer: Ilustração de quatro personagens em volta de um computador em proporção maior que a deles. Dois personagens em pé e dois sentados com notebook no colo. Na tela do computador grande, seis personagens em video chamada

Tempos atrás escrevemos um artigo sobre como redesenhamos os ritos de design colaborativamente na Conta Azul (Você pode ler o artigo aqui). Acontece que, à medida que evoluímos nossa maturidade como time, revisitamos e adequamos estes ritos às novas necessidades.

Acreditamos que para criação de uma cultura organizacional é importante estabelecer processo e criar hábitos entre os times. Termos momentos reservados onde todos possam se concentrar em determinados temas e fazer trocas, ajuda na construção de rotinas, e, principalmente na cultura de Design, já que, desta maneira é possível atuar na união entre as pessoas e no fortalecimento do Design dentro da empresa.

Neste artigo vamos contar sobre as nossas principais cerimônias e como cada uma nos ajuda a fortalecer a cultura de Design.

Vem comigo :)

#ParaCegoVer: Printscreen de uma tela com pessoas em uma chamada de video conferência

Adaptando-se às necessidades

Enquanto DesignOps, tudo o que fazemos aqui na Conta Azul visa atender as necessidades e dúvidas operacionais dos designers bem como conectar o chapter com a estratégia da empresa. Em 2020 com o surgimento da pandemia e a alocação do time 100% remoto, tivemos que rapidamente adaptar toda a rotina de trabalho e as cerimônias a este novo formato — que na sua maioria eram presenciais. Alguns ritos foram encerrados enquanto outros foram ressignificados. Tudo para trazer o máximo de proveito em cada encontro e que fizesse sentido para que as pessoas do time colaborassem.

Tipos de rito e frequência

Temos diversos ritos que funcionam em grupo com os(as) designers, individuais e de liderança. Além disso, cada rito possui a sua própria frequência, que pode ser: semanal, quinzenal ou mensal. Ao longo da apresentação dos ritos, falarei sobre isto com mais detalhes.

One-to-one: alinhamento entre líder e liderado

Tipo do rito: Individual / Frequência: Semanal ou quinzenal

Este é um dos ritos mais importantes da gestão.

Sendo uma prática de toda a empresa, é na one-to-one (ou 1:1), que os liderados podem trazer feedback, falar sobre problemas e ter conversas francas com a liderança. É também neste momento que falamos sobre avaliação de desempenho, carreira e assuntos que os(as) liderados sentem-se confiantes e confortáveis em compartilhar. Ou seja, é um momento para se ouvir os(as) designers e montar estratégias ou um plano de ações.

Este rito pode acontecer com uma frequência semanal ou quinzenal — tudo vai depender dos combinados entre líder e liderado. Além disso, ele não acontece só com a gestão, mas também com os pares. Inclusive, o time de DesignOps faz 1:1 com frequência com o time.

Collab: O rito para co-criações

Tipo do rito: Em grupo / Frequência: Semanal

O encontro favorito de várias pessoas do time. É um momento em que as pessoas de design se encontram para compartilhar ideias, co-criar, fazer critiques, dinâmicas, etc. Este encontro surgiu da necessidade de que o time compartilhe seus problemas ou soluções mais cedo entre as pessoas do time. Sendo assim, é um encontro extremamente importante para fortalecer a cultura do feedback e construções de soluções em conjunto. Além disso, a reunião favorece a criação da visão sistêmica entre o time, afinal, todos sabem o que todos estão fazendo.

Atualmente temos dois Collabs: um para product designers e outro para brand designers. Por padrão acontece uma vez por semana, mas qualquer pessoa pode solicitar uma pauta quando precisa de ajuda com alguma demanda ou deseja coletar feedback.

Este rito foi essencial para este cenário de home office. Ele ajudou a aproximar o time, fazer trocas constantes e trabalhar perto mesmo estando longe.

#ParaCegoVer: Ilustração de dois personagens sentados com notebook no colo e computador maior com eles ao fundo com videoconferencia na tela. Ao fundo de todos um kanban simplificado.

Planning Design: Preparando a semana de trabalho

Tipo do rito: Em grupo / Frequência: Semanal

Uma vez por semana reunimos os times de DesignOps e o Product Design para planejar a semana. Estas reuniões servem para trazer alinhamento sobre as demandas. Com a pandemia e o trabalho remoto, este rito se intensificou ainda mais, afinal, é necessário dar clareza para todos sobre as expectativas e prioridades da empresa.

Na planning para Design Ops, além de definirmos as prioridades, também fazemos um “merge” de entregas de rotinas com outras OKRs mais macro, que são definidas no início de cada ciclo aqui na Conta Azul.

Para complementar a planning, estamos efetivando uma nova cerimônia que chamaremos de “Design Kick Off”. A ideia é que os(as) designers façam uma agenda com as pessoas de produto para entender os pontos mais importantes da atividade que irão realizar. Isto diminuirá fricções futuras e aumentará nossa confiança nas atividades realizadas.

Design System Review: Tira-dúvidas sobre nossos padrões

Tipo do rito: Em grupo / Frequência: Semanal (caso seja necessário, pode ser marcado a qualquer momento com o time de System).

Com os times atuando em casa e com poucas interações entre os(as) designers, percebemos que nossa comunicação estava sendo prejudicada, afinal, as pessoas estavam trabalhando mais isoladas. Quando estávamos no escritório, qualquer designer poderia ir até a nossa mesa e esclarecer dúvidas sobre o nosso Design System, porém, com o home office percebemos que isto diminuiu.

Além de incentivar as pessoas a conversarem, decidimos abrir um espaço na nossa agenda e colocar todas as pessoas de Design como convidados opcionais. Neste encontro, as pessoas apresentam protótipos e tiram dúvidas com o time de System.

Além das discussões sobre o uso dos componentes, é um bom rito para troca de feedbacks onde o(a) designer coleta insights sobre as telas e as boas práticas de Design, como também o time de System pode aprofundar e entender um pouco mais sobre as regras de negócio e necessidades dos componentes.

#ParaCegoVer: Foto de uma mesa de trabalho com um notebook exibindo o software Miro, nele há diversos quadros de uma dinâmica de time que está acontecendo remotamente, no quadro há vários post-it's preenchidos.

Product Talk: Falando de Design & Produto

Tipo do rito: Em grupo / Frequência: Quinzenal

No passado, este rito também foi chamado de Design Talks: Um momento que discutimos o Design e suas abordagens a fim de trazer mais conhecimento e reflexão da disciplina de forma mais profunda. Funcionava como um “workshop” onde o designer ou o time compartilhavam suas experiências. Também convidamos profissionais do mercado para o talk para que eles falassem sobre suas experiências e trouxessem novos conhecimentos para o time.

Entretanto, no último semestre sentimos uma necessidade maior de aproximar o time de produto e compartilhar tudo que estávamos fazendo na DT com eles. Entendemos que desta forma ampliamos o conhecimento e o ganho para a empresa e para a cultura de produto é maior. Eles também tinham a “Product Talks” com os mesmos princípios e conceitos. Desta forma, optamos por unificar os ritos em um único e fortalecer as trocas entre os times.

Realizada uma vez por semana, a Product também possui o caráter de discutirmos conceitos da disciplina de Produto e Design e suas intersecções. Nesse caso, são envolvidos também os Gerentes de Produto e todos quantos tiverem interesse nos temas. Ahh.. e também continuamos trazendo convidados externos :)

Design Retro: Aprendendo com o passado

Tipo do rito: Em grupo / Frequência: Quinzenal e Mensal

A retro é o momento em que as equipes vão contar o que foi bem, quais pontos podem melhorar e pensar juntos em planos de ações. É um momento importante para trabalhar a confiança do time e, quando temos problemas, trazer conversas difíceis para serem discutidas em time. Desta forma, todos procuram soluções em conjunto para os problemas apresentados.

Hoje fazemos a retro em três momentos com três times separadamente, sendo:

  • Design System: participam designers e desenvolvedores;
  • Design Ops: participam todas as pessoas de Ops;
  • Product Design: participam todos os products designers e a liderança de Design.

Design Leadership Meeting: Encontro da liderança

Tipo do rito: Liderança / Frequência: Semanal

No passado esta reunião já foi chamada de “ministério da magia”. 🧙‍♂️ É o momento em que nossos(as) ̶b̶r̶u̶x̶o̶s̶(̶a̶s̶)̶ líderes de Design se reúnem para alinhamento, discussões sobre o planejamento e endereçamento dos problemas.

É um rito bastante importante, pois mantém a liderança unida e com trocas semanais sobre dificuldades, problemas, análise de métricas, mas principalmente oportunidades de atuação dentro da empresa. A agenda é controlada por uma pauta onde ao fim cada líder sai como responsável por um tema.

#ParaCegoVer: Foto de uma mesa de trabalho com um monitor exibindo uma videoconferência da equipe de design jogando um jogo chamado Gartic. Na frente do monitor há um aperitivo para comer e um copo com cerveja.

Por fim: Momentos de descontração e descompressão

Com as mudanças de rotina por conta da pandemia, estamos vivendo o “novo normal”. 100% da Conta Azul está de casa e isto afetou as conversas de corredores e momentos de descompressão pelas nossas sedes. Desta forma, procuramos criar rotinas online onde pudéssemos nos distrair, jogar e até trocar refeições via iFood (fizemos um amigo secreto para trocar comida, tem coisa melhor?).

Estes momentos ajudam a manter o ambiente mais saudável e a cabeça em dia, frente ao cenário mundial de home office.

Obrigado por ler!

Além dos ritos citados acima, temos outros momentos entre a liderança de Design, Desenvolvimento, Gerentes de Produto e C-level. Entretanto, acredito que as que citei são os principais operacionais para o fortalecimento da cultura de Design na Conta Azul.

E na empresa que você trabalha, quais as cerimônias de Design de vocês?

Até a próxima!

Agradecimentos para meus amigos que escreveram esse artigo junto comigo: Tiago Martins, Mariane Neumann, Victor Zanini e Mayra Laska. :)

Design Operations Leader at Conta Azul

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