Criando um onboarding UAU para UX Designers da Conta Azul

Com a consolidação e validação do nosso modelo de negócio, vivenciamos novos desafios em relação à escalabilidade dos times na ContaAzul. Uma das minhas principais missões como UX Manager é contratar profissionais aderentes à nossa cultura, provendo o melhor onboarding possível para essas pessoas. Isso passa por conhecer a fundo como cada time é estruturado, já que em um curto período de tempo passamos de 3 para 15 UX designers distribuídos(as) em squads multidisciplinares (e ainda contratando!).

Este artigo apresenta as dificuldades que tivemos no onboarding à medida que o time começou a crescer e os ajustes de processos que fizemos por conta disso.

Nosso momento atual

Estamos em um novo momento de maturidade, trazendo ainda mais responsabilidade para o papel que eu e meus pares desempenhamos como líderes. São vários leões por dia!

A parte mais legal é que tudo isso serve como combustível para compartilhar com a comunidade algumas das nossas principais falhas e aprendizados. Muitos profissionais de design, em momentos distintos de carreira, me procuram para que eu compartilhe um pouco do que vivenciei até aqui na gestão do time. Com base nesse feedback, optei por escrever e compartilhar uma sequência de posts explorando os desafios que passamos.

Para o primeiro post, vou contar um pouco sobre o onboarding das novas pessoas de UX — tanto as falhas quanto os acertos.

O que buscamos no recrutamento

Quando estamos contratando, além de buscar profissionais com qualidades técnicas e validar suas competências, procuramos verificar ao máximo o fit cultural dessa pessoa com a empresa. Isto é essencial para que recebamos pessoas engajadas com o nosso propósito e com a nossa visão.

Nosso processo é mais extenso do que o comum no mercado, principalmente para que tenhamos evidências sobre o fit técnico e fit cultural, para ambos os lados. Nossa meta é atrair pessoas que “já entrem jogando”, o que na prática significa um tempo menor de ramp up (aprendizado) e um timeframe (prazo) mais curto até as primeiras entregas. Mas não é sempre que isso acontece.

A Imersão

Quando Smurfs entram (nome dado carinhosamente a quem trabalha na ContaAzul), eles passam pela Imersão, sessão de onboarding conduzida pelo time de Gestão de Pessoas. São três dias intensos para contextualizar os calouros em relação ao nosso propósito e dar clareza de como é o dia a dia em todos os times — mesmo aqueles em que você não atuará diretamente. Você pode ler um pouco mais sobre esse processo no nosso Blog de Cultura.

No passado, quando a imersão acabava, eu me reunia com as novas pessoas de UX para repassar nossos processos, tomando geralmente 1 dia. Depois disso cada pessoa estava liberada para começar sua jornada nas squads para as quais foram contratadas. Eu me mantinha à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas que aparecessem nesses primeiros dias.

É… mas não deu certo!

Mesmo com um dia inteiro dedicado à imersão de design, na hora da prática os(as) UXs ficavam com muitas dúvidas sobre o que fazer e como fazer. Por mais sênior que essa pessoa fosse, o volume de informação repassado na Imersão, junto à apresentação dos processos de design, acabavam gerando dúvidas e criavam gargalos.

Hipóteses de solução

Meu principal foco nessa época era contratar pessoas e estruturar o chapter de UX considerando os novos desafios da ContaAzul. As demandas estavam crescendo, os processos não eram claros e havia muita gente nova. Tudo ao mesmo tempo! Isso me frustrava pois eu não conseguia dar a atenção que eu desejava para cada designer.

Para que eu não cometesse os mesmos erros com quem entrasse logo à frente, fiz uma pesquisa interna para entender as principais dúvidas, dificuldades nos primeiros dias e principalmente as oportunidades de autosserviço e auto-orientação. Como todo projeto de design, cheguei a uma hipótese de solução: o Guia do UX das Galáxias.

O guia é um documento leve e divertido, escrito de modo unificado, compartilhado com todas as pessoas de UX assim que elas chegam. A ideia foi criar algo prático que guiasse os primeiros passos da calourada. =)

O conteúdo do Guia se divide nesses tópicos:

• Lumos — Apresentação sobre nossa guilda;
• Setup de máquina — ferramentas e licenças;
• Estrutura de times — organização horizontal das squads, como dividimos o chapter de UX e explicações sobre o papel de Design Ops;
• Designers da ContaAzul — nome, foto e time de todas as pessoas;
• Processos em pesquisa — validações, teste de usabilidade, templates, formas para encontrar e recrutar usuários(as);
• Laboratório de UX — como reservar, cuidados com a sala e controle de uso;
• UX Writing — apresentação do nosso tom de voz e práticas de escrita.

Pra que serviu?

Este documento, além de acelerar o aprendizado sobre o contexto do design como competência estratégica na ContaAzul, serviu como um "trilho" para o início da jornada da galera. Muitas perguntas são resolvidas por meio do guia, facilitando a comunicação entre o time.

Além do Guia, conceituamos e criamos nosso próprio welcome kit, oferecido como um kit de boas-vindas ao mesmo tempo que reforça nosso manifesto e nossos princípios de design.

Manifesto e Princípios de Design

Aprendizagem contínua

Muitas coisas ainda precisam evoluir. Para obter insights de melhoria, sempre disparo uma pesquisa anônima sobre o guia, indagando sobre sua eficiência.

Alguns dos feedbacks positivos recebidos foram:

“Achei muito bem estruturado e organizado, me deu muito mais confiança na Guilda e nos processos.”

“Eu venho de uma realidade, relativamente bem organizada e o Guia já mostrou a realidade de forma bem mais estruturada. De modo geral ele traz uma visão ampla da área, abrangendo tudo que nós precisamos para o início das atividades dentro da ContaAzul”

E também feedbacks construtivos — sempre úteis!

“Poderia ter vídeos de exemplos de uso e configuração de algumas ferramentas podem ser interessantes, apesar de algumas ferramentas sofrerem atualização constante com alguns recursos, outros mais básicos de como começar a trabalhar com ela pode melhorar o onboarding.”

“Uma lista de contatos úteis que apesar de passados na imersão, mas por ser muita informação é de difícil absorção: Infra, Compras/Manutenção, RH, DevOps, Recepção, Diretor de área.”

Percepções finais

Os aprendizados até aqui mostraram que o Guia facilitou o processo de imersão. Além de responder às dúvidas básicas, cria-se também espaço para 1:1s entre qualquer pessoa da ContaAzul — aquele tipo de conversa que pede um xícara de café e um puff confortável =)

O que achou da nossa experiência até o momento? Quais os pontos de convergência e divergência em relação às suas melhores experiências de onboarding até hoje? Compartilhe comigo: victor@contaazul.com

;)