Usando o Google Calendar como ferramenta prática de gestão de Sprints
Você com certeza já planejou sua entrega e percebeu que por alguma força oculta, não conseguiria entregar no prazo prometido. Garanto que já perdeu algumas noites correndo atrás do prejuízo para não deixar o cliente ou seu time na mão.
Como já aconteceu muito comigo e vejo com recorrência colegas reclamando da mesma dificuldade, quero dar uma dica de como eu consegui me organizar e ser muito mais eficaz nas minhas estimativas.
Quando descobri que minha Sprint de 1 semana na verdade se resumia em 19 horas de trabalho e não 40 horas, resolvi me reorganizar, entender minhas horas disponíveis e quanto realmente eu conseguiria entregar no final de cada semana.
Comece organizado
É essencial que você inicie organizado, escolha uma ferramenta para iniciar a organizar suas rotinas. Eu utilizo o Google Calendar, pois posso compartilhar eventos com colegas e saber seus horários disponíveis além de ter um controle total sobre os seus.
Entenda suas rotinas
Diferente do que você imagina, sua semana não é um canvas vazio, esperando para você popular com suas atividades.
Coloque TODOS os seus compromissos recorrentes em sua agenda. Reuniões de planejamento, eventos de time, eventos da empresa, compromissos pessoais, daily meetings, até o horário de almoço influenciará em suas entregas.
Fazendo isso com minhas rotinas o resultado foi esse:
Não percebemos o quanto isso impacta na semana, até colocarmos isso visualmente. Após isso, defino em roxo, os horários que tenho disponível para colocar a mão na massa.
Agora sei exatamente o quanto posso me comprometer com entregas. Então nesse momento posso realizar minha Design Planning.
Transforme seus horários disponíveis em Atividades Planejadas
Com as prioridades definidas (pelo cliente ou pelo gerente) e com os horários disponíveis para trabalhar, consigo justificar qualquer prazo. Transformo então os horários em atividades, mas lembre que uma atividade pode utilizar vários slots da sua agenda, não tem problema nenhum.Veja 3 atividades pequenas planejadas durante a semana, marcadas em laranja.
Se você entender que uma atividade irá tomar mais tempo que sua semana, quebre em pequenas entregas, se não for possível, seja transparente, você só é um só, só consegue trabalhar nos seus horários disponíveis.
Seja transparente
Você tem seus compromissos e tem seu tempo para trabalhar, deixe isso muito claro. Muito melhor entregar tarefas menores do que prometer uma atividade grande e não entregar no prazo. Se for preciso, compartilhe sua agenda com seu gerente ou cliente, e entenda se juntos vocês podem otimizar os tempos de reuniões e eventos.
Outra dica legal é utilizar o aplicativo de calendário para mobile, além de você ter todas as atividades em mãos, você não perde nenhum compromisso ou atividade pois será lembrado minutos antes de iniciar o evento.
Ajudei? Se quiser mais detalhes me adicione no facebook ou skype “guiverdasca” e vamos trocar algumas experiências e entender como melhorar mais ainda nossos planejamentos =).
Um abraço,
Gui Verdasca
