Onboarding de design: Como organizamos o embarque no nosso time
O Onboarding de Design no nosso time passou por vários formatos até o estado atual, que usa uma ferramenta on-line viva ao invés de um PPT.
Isso se deu principalmente porque manter um documento atualizado do PowerPoint começou a ser um desafio, pois cada pessoa baixava o arquivo para sua máquina e não necessariamente tinha a versão mais atualizada quando precisava fazer o embarque de alguém novo.
Então, um dos nossos passos foi criar um site on-line com todas as informações, assim asseguramos que o conteúdo será sempre atualizado.
Mesmo que alguém encontre alguma informação desatualizada, a ação de atualização deixa de ser local e fica on-line, deixando o conteúdo sempre pronto para as próximas pessoas e momentos de embarque.
Além disso, no site estão disponíveis não só as informações de embarque, mas diversos outros conteúdos que podem ser consultados depois por qualquer pessoa colaboradora.
Assim, o site se tornou um repositório vivo com todo o conteúdo de design disponível — para todas as pessoas, de qualquer lugar.
Inclusive, mesmo que um colega não esteja on-line, é possível achar um arquivo, editar e entregar o que for necessário.
O processo inteiro de onboarding
Para definirmos o conteúdo que abordaríamos dentro do onboarding de design foi necessário olhar primeiro para todo o processo da empresa como um todo.
Nossa empresa conta atualmente com 8 passos no processo de onboarding e um deles é dedicado à disciplina, no nosso caso, de Design.
Como os temas institucionais e de projeto são tratados em outros momentos, nosso foco foi criar um conteúdo totalmente voltado a apresentar nosso time, nossa missão e objetivos.
A partir disso criamos a arquitetura de informação do site.
A arquitetura de informação do site
Depois de muitas variações, o estado atual do site de design usado para o onboarding segue uma divisão em 6 blocos:
- Documentos / Biblioteca — Grupo de pastas com os mais diversos arquivos e documentos da área.
- A área / Embarque de design — Sessão que reúne todas as informações básicas do time, como a missão, a visão, os papéis e responsabilidades e até perguntas frequentes.
- Núcleos / Disciplinas — Sessão com espaços dedicados a cada núcleo de design e suas rotinas específicas de alinhamento, desenvolvimento e trocas.
- Guias de design — Sessão com guias para apoiar o time de design como, por exemplo, o Guia para Acessibilidade Digital, Guia de Benchmarking e o Guia de Análise Heurística.
- Showcases de design — Sessão com os showcases que o time desenvolve estudando temas específicos para clientes reais.
- Mais — Sessão que reúne os demais temas da área, como o calendário do time, eventos, certificações, notícias da área e da empresa, bem como o acesso ao nosso site em inglês.
Como pode ser observado, o bloco 2 é o dedicado ao processo de embarque de design.
Para ele utilizamos todas as páginas web que formam a base de conhecimento necessária para a pessoa entender a área, seus desafios e propósito.
Esse conteúdo é apresentado por uma liderança do time durante uma reunião dedicada para isso.
Através das interfaces do site, a liderança apresenta o conteúdo de embarque e demais informações disponíveis na plataforma, assim a nova pessoa colaboradora pode consultar o material de forma autônoma e se autogerenciar melhor depois.
A Tecnologia e a Home do Site de Onboarding de Design
Para plataforma tecnológica escolhemos o Sharepoint, tanto pelo fato de já ser um serviço incluído no pacote que a empresa possuía, quanto pela segurança e recursos visuais que ele tem disponível quando o comparamos com outras ferramentas internas que tínhamos disponíveis.
Para a home do site, escolhemos trazer não só as chamadas para as sessões internas, mas também destacar as palestras, os treinamentos, notícias e um painel com todas as atualizações do site e do time.
Essa última parte foi escolhida especialmente porque facilita a compreensão sobre os últimos projetos em que o time vem trabalhando, por exemplo.
A Evolução constante do Onboarding de Design
O processo de onboarding do nosso time de design é constante, inclusive uma vez por semestre repassamos pelo conteúdo juntos para relembrarmos nossas diretrizes e objetivos.
O site que hoje abriga o conteúdo do onboarding também já passou e passa por transformações constantes, sempre se atualizando e se moldando às necessidades do time.
Nesse momento, por exemplo, estamos desenvolvendo ilustrações exclusivas do time que alimentarão as capas e conteúdos informativos.
Por se tratar de uma ferramenta do próprio time, o site também serve como um laboratório onde podemos testar várias ideias e formatos diferentes como vídeos, motion design e ilustrações.
Esse trabalho também serviu de inspiração para sites internos de outras áreas, o que nos deixou muito orgulhosos, pois mostra que design pode influenciar e mudar formatos e processos internos da empresa e a gestão do conhecimento de outros times.
Originally published at https://www.faberhaus.com.br on December 6, 2023.
