Одна агенда, чтобы править всеми

Я работаю дизайнером интерфейсов в Touch Instinct. Хочу рассказать, как создать такую агенду, чтобы получить максимум пользы от встречи.

Как часто после встречи вы задавали себе вопрос: «Ну и куда я потратил два часа?». Разговоров много, а пользы мало. А все потому, что у вас с клиентом может быть очень много идей, которыми хочется поделиться прямо сейчас. Такие обсуждения могут продолжаться бесконечно долго, но это только отдаляет вас от ответа на интересующий вопрос. Чтобы такого не происходило (ну, или происходило меньше), нужно планировать встречу. В этом поможет агенда.

Что такое агенда

Агенда — документ, в котором зафиксирован распорядок встречи. Предназначена, чтобы обеспечить ее эффективность. В нашем случае ее следует рассматривать как план действий.

Есть вы, ваш проект и вопрос, без ответа на который работать не представляется возможным. Чтобы получить ответ, вы собираетесь провести воркшоп или митинг. Лучше всего начать подготовку с планирования. Nielsen Norman Group говорят, что есть три блока, из которых должна состоять агенда.

Цель. Желаемый конечный результат встречи.

Вопросы. Информация, которая понадобится, чтобы достичь поставленной цели.

Активности. Активности, которые могут проводить участники, чтобы достичь поставленной цели.

Используя эти блоки в качестве основы для агенды, вы можете быть уверены, что все обсуждения будут относиться непосредственно к цели встречи. Вы сможете сразу распознать обсуждения, которые сбивают вас с пути.

Если вы хотите, чтобы ваша встреча прошла максимально продуктивно, вы можете заранее разбить ее на временные промежутки и определить время для каждого вопроса или активности.

Как составлять агенду

Остановимся подробнее на каждом блоке.

1. Цель

Первое, что нужно понять — какой результат вам нужен. Напишите короткое, понятное описание того, что хотите в итоге получить. Именно это описание будет залогом успеха вашей агенды, так как каждый последующий шаг будет так или иначе вести к цели. Целей может быть несколько.

Важно понимать, что цель должна быть ценной. Как бы странно ни звучало, это важный момент при написании агенды. Как понять, что ваша цель таковой является? Представьте, что она достигнута. Это то, что вам нужно? Имеет ли результат ценность и поможет ли сделать работу качественно? Если вы ответили «Да», переходите к следующему шагу.

2. Вопросы

Вы сформулировали конкретную цель. Теперь нужна информация, чтобы к ней прийти. Спросите себя, на какие вопросы вам нужно ответить, чтобы вы могли достигнуть конечной цели. Запишите их. Вопросы могут быть как конкретные, так и достаточно обширные. Старайтесь задавать такие вопросы, чтобы ответ был для вас максимально полезным. Лучше избегать вопросов, на которые можно ответить односложно или размыто, это вряд ли поможет делу.

После того, как составили список вопросов, перечитайте их. Скорее всего, их можно сгруппировать по темам. Вообще лучше всю информацию разбивать на группы, так она проще воспринимается.

3. Активности

Третий шаг, он же последний в составлении агенды. Различные активности смогут не только разрядить обстановку, но и помогут получить больше полезной информации.

Не стоит забывать о конечной цели, поэтому выберите активности, связанные с группами вопросов. Это может быть совместный мозговой штурм, карта сценариев или совместное рисование потоковых диаграмм. На мой взгляд, шаг необязательный. Но если вы придумаете что-то полезное, будет круто.

Как применить агенду

До встречи

Дальше нужно отправить агенду всем участникам встречи. Это важный момент в подготовке. Так, все участники встречи будут понимать, зачем они приглашены. Они смогут собрать какие-то дополнительные материалы, провести небольшое исследование и просто получше подготовиться.

На встрече

Рассмотрим применение агенды на примере воркшопа. Для начала задайте нужный тон встречи, расскажите о вашей цели. Если в агенде предполагается тайминг, зафиксируйте его где-нибудь. Например, на доске, чтобы видели все участники встречи. Проводите встречу, придерживаясь составленной агенды.

Люди иногда все равно отклоняются от темы и увлекаются обсуждением какого-то вопроса, это нормально. Чтобы минимизировать подобное, записывайте интересные идеи/вопросы/мысли отдельно. Если у вас останется время, сможете обсудить их в конце встречи. Если нет, лучше запланировать отдельный встречу с новой темой и новой агендой. Если кто-то из вашей команды более компетентен в каком-то вопросе, не стесняйтесь попросить этого человека подготовить нужную информацию.

Во время самой встречи не стесняйтесь напоминать о тайминге и о конечной цели. Это важно для того, чтобы встреча прошла продуктивно.

Follow-up

По окончании встречи запишите полученную информацию, пока память вас не подвела. Попросите коллег и заказчиков сделать то же самое. Перечень полученных артефактов можно назвать «Follow-up». В русском языке этот термин пока не имеет аналога, но в итоге получится что-то вроде резюме встречи.

В этом документе можете фиксировать важную информацию, которую услышали во время встречи. Follow up может быть в виде чеклиста. Это довольно удобно, прямо в нем вы сможете отмечать, что уже реализовано, а что еще предстоит сделать. Позже этим документом можно будет обменяться с участниками встречи, тогда вы получите еще больше информации. Follow-up поможет вам не упустить важные моменты.

Повторим

Такой метод построения агенды может применяться к любым воркшопам и митингам. Начните с общих целей, сформулируйте вопросы, и, наконец, согласуйте мероприятия и обсуждения. Следуя этим шагам, вы сможете проводить любые встречи более эффективно. Как для вас, так и для ваших заказчиков и коллег.