Как я веду дела

Расскажу про систему хранения задач и планов

Я ничего не помню. Ну то есть помню, кто делал какой-то логотип или что сказал Ильяхов про деловую переписку, но когда у кого день рождения не помню. И текущие дела тоже легко забываю. Поэтому я уже пару лет пользуюсь Trello, чтобы хранить там текущие дела, планировать штуки, вести какой-то контент-план для блога и канала, или записывать инфу по личным проектам.

Дисклеймер: схема ведения дел не помогает мне «достигать» и быть суперпродуктивным. Я не делаю много задач, забрасываю их в беклог, забиваю, мне лень, хочется полежать.

Главная задача схемы — снять когнитивную нагрузку и тревожность, сделать жизнь чуть осознаннее.

«Забыл» → «Не захотел и отложил».

Как вёл раньше

В школе всех заставляют использовать дневник, в который можно записывать задания. Ближе к 10 классу нужно было думать о поступлении, появились какие-то фриланс-проекты и идейки. Друг посоветовал завести тудушку — Wunderlist.

Завёл списки под учёбу, работу, идеи, фильмы к просмотру и закидывал туда задачи. Планирование было через установку напоминалок на определённое время. То есть, когда я добавлял задачу, сразу думал, когда лучше о ней вспомнить.

В вузе продолжил использовать Wunderlist. В приложении появились вложенные папки, поэтому я раскидал учёбу, работу, личное, всякие книги/фильмы и просто заметки в списке «Инфа». Тудушка помогала не пропускать дедлайны по учебным заданиям. Такая была структура и сценарий:

• в начале названия задачи хештег с сокращенным названием предмета;
• потом идёт название задания;
• датой выполнения отмечается дедлайн сдачи;
• в подзадачах расписываются этапы или части;
• звёздочкой отмечаются задачи, которые готовы с моей стороны, но их нужно сдать на проверку или показать преподавателю;
• напоминалки помогают не забывать о горящих задачах и делать их раньше дедлайна.

Но есть минус: в такой схеме не получается планировать, ни на неделю, ни на день. Я просто садился за учёбу и делал то, о чём сработали напоминалки или к чему лежит душа.

Девушка поделилась статьёй с аджайл-подходом, в которой советовали использовать Trello и были примеры планирования. Примерно в это же время я взял с работы книжку «Джедайские техники» Максима Дорофеева. Получилась схема, которой я пользуюсь и сейчас.

Как веду сейчас

Я использую Google Calendar, Trello и заметки в macOS. Если заморочиться, можно вести вообще всё в одном Trello: поставить расширение для календаря, а заметки писать в описании карточек. Но мне больше нравится держать мероприятия, заметки и дела в разных инструментах.

Принципы

Почти все принципы взяты из Джедайских техник, а в книге они взяты из GTD и других методологий.

Инбокс. Инбокс — это такой первичный список входящих дел, «куча». Любая задача должна попадать в него, чтобы список дел был всегда актуален. Поэтому нужно разбирать почту, выписывать задачи в Trello, а затем архивировать все письма. Так же нужно поступать с чатами и Джирой.

Разгрузка мыслей. Если в голову приходит идея или я вспоминаю, что нужно что-то сделать, сразу записываю это в Trello, чтобы не забыть. Это помогает избавиться от тревоги, ну и не забывать всякие штуки.

Атомарность дел. Бывает, что задачи прокрастинируются из-за их объемности. «Сделать новую версию портфолио» — ужасная задача, её страшно выполнять. На самом деле, задача должна быть атомарна, желательно без подзадач и этапов. Сделать портфолио — проект, потому что нужно описать цели, набросать черновик, отполировать, сверстать, залить на сервер.

Короче, проект != задача. Всё, у чего есть этапы — в отдельную карточку и отдельную доску, а задачки в идеале должны быть неделимы, чтобы можно было просто взять и сделать, когда пришло время.

Свобода. Система планирования всё равно не поможет быть продуктивнее—для этого нужно следить за своим состоянием, приливами и отливами энергии и настоящими желаниями, а не красивыми целями. Поэтому, если задачка необязательная и она прокрастинируется — можно закинуть её в архив, чтобы не расстраиваться.

Крючки для доделывания. Чтобы доделывать задачи до конца, нужно отлавливать «мячик на другой стороне». Пример: нарисовали макеты, передали их в разработку и ждёте, когда можно будет посмотреть на результат. Чтобы не забить, можно поставить себе задачку на будущее «Узнать у Маши про фичу». То же самое с ожиданием ответа на письма и вообще все договорённости.

Периодическая чистка. Принцип говорит сам за себя: раз в месяц нужно просматривать всю доску, архивировать неактуальные задачи, выносить на первый план важные.

Инструмент под данные. Всё просто: Trello для задач и планов, календарь для мероприятий и встреч, Заметки для больших текстов, результатов встреч и черновиков сообщений.

Дела

Моя самая используемая часть схемы. Сюда я заглядываю каждые час-два, чтобы свериться с делами на день, отметить выполненные, запланировать что-то на неделю или следующий день.

Дела — доска с краткосрочным планированием

Списки

Примечательны на доске списки и метки, начнём с первых. Куча — это инбокс или бэклог, то есть все задачи, которые я хотел бы когда-нибудь сделать. Месяц и неделя — понятно. Сегодня — главный список, который я собираю из списка на неделю. Если что-то не успеваю — переношу на завтра или откладываю на неделю/месяц. Сделано — список, который приносит радость ✨.

Метки

Раньше я использовал метки для маркировки задач по типам задач — работа, саморазвитие, учёба и другие. Но такая схема не помогает в планировании. Например, я не поставлю больше двух дел на улице (покупки, посылки) в один вечер в будний день, а старая система ничего об этом не скажет. Поэтому я немного изменил метки.

Метки на доске Дела

Быт — дела по дому, уборка. Коммуникация — позвонить или написать кому-то. На улице — все задачи, где нужно выходить на улицу, то есть магазины, посылки, бюрократия. За компом — ну понятно 💻.

Метки помогают быстро сканировать список задач и выбирать то, что легче всего сделать сейчас.

Планы

Планами я пользуюсь реже чем Делами. Обычно сверяюсь раз в неделю и месяц, помечаю выполненные проекты и пункты.

Планы — доска с долгосрочным планированием

Треки и списки

Списки работают аналогично доске Дела, только задачи «ездят» по спискам медленнее, потому что планы долгосрочные.

В метках — треки, личные «пути развития». Метки мало влияют на процесс планирования, но визуализация немного разбавляет доску. Становится видно, какие стороны себя я планирую развивать.

Как упростить жизнь:

1. Записывайте нужную информацию для выполнения проекта в описание: телефоны, ссылки, пояснения.
2. Собирайте чеклисты, чтобы понимать прогресс.
3. Ставьте атомарные задачи в Дела, чтобы постепенно завершать проект.

Сценарий

Большую часть времени я смотрю на доску Дела, потому что там краткосрочные задачи. Задачи появляются на этой доске либо из жизни, когда прилетает новое дело или я решаю что-то, либо в конце месяца, когда я декомпозирую текущие Планы и раскидываю новые задачки, чтобы как-то приблизиться к целям.

Каждый день к вечеру набираются рабочие и бытовые дела на следующий день, а я ещё докидываю задачи со списка недели. Нужно адекватно оценивать свои силы и не планировать кучу дел.

Думаю, не хватает примеров. Вот задача со списком правок, которая делается за один подход. Не смущайтесь от чеклиста, в контекст пунктов не нужно погружаться отдельно, поэтому задачу можно считать почти атомарной.

А это выполненный проект из Планов, который выполнялся в несколько этапов:

Получается, что Планы — хранилище сложных проектов, с несколькими этапами или каким-то описанием, а задачи — текучка.

Автоматизация

Часть рутины можно переложить на плагины для Trello. Я использую Butler и Card Repeater.

• Кнопка «Прибраться!» сделана через Butler. Она архивирует все задачи в списке «Сделано», я ей пользуюсь по вечерам.
• Запланировать дела на неделю/месяц. Простая напоминалка, чтобы я разобрал задачи, написал итоги месяца в специальный файлик и распланировал новую неделю или месяц.
• Сделать выходную рутину. Еженедельная задача с чеклистом по уборке и уходу за вещами.
• Перевести деньги за квартиру. Простая напоминалка с суммой и договорённостями.

Что нужно запомнить

1. 🎯 Определите, что вам нужно: планировать, вести заметки, успевать на встречи или ещё что-то.
2. 🔨 Найдите подходящий инструмент. Главное, чтобы вам было удобно им пользоваться.
3. 📥 Разбивайте задачи на маленькие кусочки, чтобы «съесть слона». Большие проекты храните где-то в другом месте.
4. 🤯 Не мучайте себя ненавистными задачами. Если не получается — отложите или переделайте задачу. Или вообще удалите её.
5. 🌀 Следите за своей продуктивностью в течение дня и недели и подстраивайтесь под это. Инструмент не поможет делать больше дел.

Добавляйтесь ко мне в друзья в Фейсбуке. Ещё у меня есть телеграм-канал, где я делюсь мыслями про работу, дизайн интерфейсов, процессы и продуктивность:

Task → Solution