Self-менеджмент, или Как дизайнеру найти время на все задачи — и немного больше
Всем привет. Меня зовут Михаил, я работаю дизайнером на двух с половиной работах и расскажу вам, как я сумел организовать своё время для выполнения поставленных задач, как научился спать по 5,5 часов и совмещать почти три работы — вдруг кому-то мой опыт окажется полезным.
Двое на одного
Когда-то давно я прочитал в описании Студии Лебедева очень хорошее правило: у них 100% рабочего времени сотруднику оплачивает компания и весь левак на работе запрещён. Это очень коррелирует с моим внутренним ощущением — такое же правило я использую для себя уже более 20 лет.
Когда я работаю в офисе на основной работе, я не занимаюсь ничем, кроме работы. Не читаю мессенджеры, не отвечаю на вопросы других заказчиков, никогда даже не открываю не связанные с основной работой файлы. На рабочем компьютере у меня не подключён личный Яндекс-диск, не залогинена личная почта и прочие способы связи. На работе я занимаюсь работой. А лишнее время, которое у меня иногда появляется в промежутках между задачами, я трачу на общение с коллегами или на прогулки в соседний парк — перезагрузить мозг.
Но заниматься одной лишь работой я не могу: личные проекты позволяют мне реализовываться в сферах дизайна, которые не затрагиваются на основной работе. Я увлекаюсь прототипированием и дизайном мобильных и десктопных приложений для операционок Apple, участвую в разработке нескольких веб-сервисов, изучаю новые направления и технологии в дизайне, дизайн-системах и алгоритмическом дизайне, пишу видеоролики по лайфхакам из мира дизайна для своего канала на Youtube, занимаюсь репетиторством с дизайнерами-новичками — и это не включая семейные дела и хобби. Все эти занятия требуют времени не меньше, а часто и больше, чем моя основная работа.
Сутки через сутки
Самая сложная задача из всех, что стояли передо мной, — найти время для выполнения всего запланированного. Если я уделял слишком много внимания работе — страдала семья, не получая от меня необходимого общения и участия. Если всё свободное время уделять семье, то не оставалось времени на свои проекты. Нужно было вырабатывать какую-то определённую схему, поскольку бессистемная трата времени на проекты или семью приводила к провалам по обоим направлениям.
Такая схема в итоге нашлась, я назвал её по аналогии с работой охранников на автостоянке — «Сутки через сутки». Смысл её в следующем. В первый день я прихожу после работы домой, делаю мелкие домашние дела, ужинаю с семьёй — и примерно с 19 часов и до позднего вечера занимаюсь только своими проектами, меня никто не трогает и не мешает работать. Конечно же, я общаюсь с домашними, я отвлекаюсь на минутку на дочку, если она на руке повисает или мне в лоб прилетает игрушка — куда ж без этого, — но в целом у меня получается полноценный второй «рабочий день». Семья с пониманием относится к этой необходимости и поддерживает меня. Обычно это самый продуктивный вечер в моём графике, именно в эти дни я пишу ролики для канала и делаю глобальную работу по проектам.
На следующий вечер я уделяю время только семье. Я отключаю все уведомления, откладываю на рабочий стол телефон и ноутбук, снимаю часы, чтобы они не вибрировали сообщениями, не включаю домашний комп. Моё время в этот вечер принадлежит только семье — домашние дела, прогулки, общение, фильмы, игры с дочкой и прочие прекрасные вещи. Но есть небольшая хитрость: когда все ложатся спать, у меня — с учётом моего графика сна — есть ещё как минимум пара часов для работы. Конечно, я пользуюсь этой возможностью для небольших дел: отвечаю на сообщения, делаю предварительную работу по проектам, планирую следующее занятие с учеником, готовлю файлы для роликов — решаю небольшие, но важные задачи по проектам, которые позволяют мне разгрузить от рутины завтрашний, полноценно рабочий вечер.
Это схема работает вот уже больше четырёх лет и показала свою состоятельность в моём случае. Каждый день я могу уделять время работе и каждый день общаюсь с семьёй. 90% на 10%, день через день — это позволяет мне не останавливаться и сохранять хороший ритм работы над проектами и делами.
Кто рано встаёт
Я просыпаюсь рано, около шести часов утра (о том, как я научился вставать так рано, — в главе «Путь самурая»), поэтому, помимо вечерних часов, у меня есть ещё один большой период для работы над проектами — утро. С 6 до 9 утра, даже за вычетом времени на водные процедуры и завтрак, можно сделать очень много: подумайте, это практически три часа рабочего времени — половина рабочего дня! Утром у меня очень высокая продуктивность, поэтому я стараюсь заниматься сложными задачами: вношу финальные правки, дизайню какую-то глобальную часть проекта — делаю всё, что требует концентрации и «свежего» мозга.
Таск-менеджер
Мне всегда казалось, что выбор и использование в работе «правильного» таск-менеджера очень помогает в самоорганизации, логично, что я долгое время искал для себя оптимальный вариант. Перепробовано было очень много разного софта — Евернот, Вундерлист, Тудоист, Реминдер, Трелло, Асана, куча каких-то небольших программ с канбан-досками, Редмайн, Джира и ещё с десяток, которые уже и не вспомнить. В каждом приложении разработчики привносили свою логику в ведение дел, в постановку задач и дедлайнов, у каждого свои особенности прикрепления файлов и установки напоминаний, добавления в задачу или на митинг собеседника. Для меня часто всё это оказывалось просто непреодолимыми сложностями, мне не хотелось понимать логику авторов софта, и как дизайнера и инженера они меня просто выбешивали :) В общем, попользовавшись софтиной какое-то время, я отказывался от неё и искал новый инструмент.
В целом складывалась какая-то дурацкая система: из-за сложностей, которые дополнительно создавали мне эти приложения, мне приходилось заставлять себя пользоваться этими приложениями. Парадокс: вроде бы они должны мне помогать, но мне дико неудобно и не хочется :)
В итоге у меня остался единственный вариант, которым я пользуюсь тоже уже много лет, — дефолтный календарь iOS и macOS. Календарь, как оказалось, отвечает почти всем моим требованиям для постановки задач самому себе: он всегда доступен, его поведение понятное и простое, он синхронизирован на всех устройствах. Со временем у меня выработалась привычка каждую мысль вроде «Надо завтра заехать в магазин» или «Почему бы не сделать страницу проектов тёмной» записывать как задачу в календарь, на то или иное время, в зависимости от сегодняшнего графика.
Единственное, что нельзя делать в календаре, — вести проекты с более чем одной задачей, прикладывать файлы или какие-то материалы. Для таких проектов раньше я использовал Asana, это простое бесплатное приложение с канбан-досками, очень хорошо подходит для scrum- и agile-методик и позволяет вести личные небольшие проекты. Но с недавнего времени я перешёл на Notion, мне очень понравился набор функций этого софта — для меня это некий гибрид гуглдоксов, канбан-досок, ту-ду-листов и заметок. Я уже совсем перестал пользоваться гуглдоксами, всё пишу в Notion и все свои личные проекты веду там: очень удобно, что можно давать разным участникам инвайты к разным проектам со своим уровнем доступа — это позволяет совместно работать над задачами.
Если вы испытываете сложности с каким-то софтом для менеджмента задач и времени, если они вам кажутся излишне замороченными, как Джира или Трелло; если вы хоть раз ловили себя на мысли, что забыли поставить задачу либо вам просто не хочется это делать — попробуйте пользоваться только календарём. Я и не заметил, как втянулся и забыл про все попытки организовать своё время другими способами.
Путь самурая
Сложным для меня — как в принятии решения, так и в реализации — было выработать определённый график сна. Раньше я, как, наверняка, многие, считал, что спать нужно по восемь часов, что организм сам лучше знает, сколько ему необходимо отдыхать. Оказалось, что организм действительно это знает, только я к нему не прислушивался.
Не помню точно где прочитал (или услышал) поговорку про сон самурая: «Самурай спит четыре часа, женщина — шесть, ребёнок — восемь, а дурак — десять». Именно эта поговорка побудила меня задуматься: действительно ли я где-то между дураком и ребёнком, или всё-таки я самурай?
Сейчас я сплю по 5,5–6 часов — без ущерба для деятельности в течение дня, но шёл я к этому около 7–8 месяцев, допуская кучу ошибок. Существуют разные методики для определения максимальной длительности эффективного сна, но мне показалось, что всё это сродни шарлатанству, так что я пошёл своим, неправильным путём :)
Максимум
Сначала я решил определить, в какое время суток у меня максимальная работоспособность, ведь все «настройки» своей жизни я делаю ради повышения эффективности работы. Это оказалось несложно: в диапазоне с четырёх утра до одиннадцати вечера или часу ночи я устраивал двухчасовые спринты, работая над какой-то несложной, быстрой в исполнении задачей, которую можно закончить в это время. Причём не всегда это были задачи, связанные с дизайном. Напротив, я старался в спринтах задействовать совершенно разноплановые задачи: от сортировки и ответов на электронную почту до изучения каких-либо новых материалов, чтения статей или выполнения домашних дел. Это помогло мне оценить свою эффективность с разных сторон.
Я всегда считал, что «моё» время — вечер: когда всё успокаивается, никто не мешает, я хорошо работаю. Но спринты показали совершенно другое: моё максимально эффективное время — с 6–6:30 до 10–10:30 утра. Затем идёт небольшой спад эффективности, в районе 14–16 часов она минимальна (наверное, у меня сиеста :)), а с 19 до 20–21 — ещё один короткий период отличной эффективности. Ну а потом уже пора расслабляться и байки :)
Открытие было немного удивительным, я проверил полученные результаты ещё несколькими тестами и убедился в правильности выводов. Получается, что смещать время сна и настраивать его график желательно с учётом этого вывода.
Лёгкий ли сон?
Следующий этап — постараться найти время, оптимальное для пробуждения. Мы живём в век кабриолетов на орбите Марса, поэтому я доверился современным технологиям: мне нужно было просыпаться в фазе лёгкого сна, и для её определения я решил воспользоваться умными будильниками.
Я понимал, что не смогу всё время пользоваться этими приложениями, держать телефон под подушкой или рядом постоянно на зарядке, поэтому решил для себя так: потестирую, выведу некое среднее время, близкое к 5:30–6 часам утра, а дальше буду просто пользоваться обычным будильником.
Примерно месяц я тестировал свои фазы лёгкого сна, анализировал графики, слушал страшные ночные звуки, записанные приложениями, пробовал сравнивать, как я себя чувствую, вставая в фазе тяжёлого или лёгкого сна, и в итоге вывел для себя оптимальное время пробуждения. Оказалось, что это 6:15 утра. Пока я знакомился с разными способами «настройки» своего сна, я прочитал где-то, что будильник лучше ставить на «некруглые числа», поэтому я выбрал и с тех пор постоянно использую время для пробуждения 6:13 утра. Глупость, конечно, но внутренне мне так спокойнее :)
Конечно, такое время пробуждения выпадает на самое начало диапазона моей максимальной эффективности, но другое время оказалось либо слишком рано (5:22), либо очень поздно (8:07), а учитывая, что от пробуждения до начала работы меня отделяет 15–20 минут утренних процедур, — я могу себе позволить так просыпаться.
Самурайский сон
Такими «простыми» способами у меня получилось найти лучшее время для работы и настроиться на утренний подъём в 6:13. Оставалось сообразить, во сколько нужно ложиться и сколько будет длиться сон, чтобы высыпаться.
Для восьмичасового сна мне нужно было бы ложиться в 22 часа. С моим графиком жизни и работы это было просто нереально. Во-первых, в такое время иногда только возвращаешься с прогулки, тренировки или работы; во-вторых, я честно попытался засыпать в такое время — у меня не получалось. Дело даже не в активности семьи или в том, что летом в это время ещё слишком светло, — мозг в это время активно работает и думает думу, вместо того чтобы уложить меня спать.
Пришлось пойти на компромисс с совестью — ложиться спать в привычное для себя время — в полночь или в начале первого, а просыпаться в 6:13. Примерно полгода я привыкал к такому графику, и в конце концов у меня это получилось. Параллельно я приучал себя работать в утреннее время — так я себя морально подстёгивал не останавливаться, искал, так сказать, оправдания издевательствам над собой. Нашёл несколько полезных советов и применил их в своей жизни: не есть за три часа до сна, перестать работать вечером под бокальчик красного сухого, снизить физическую активность перед сном — для этого даже велотренировки пришлось перенести на утро; меньше работать за компьютером в вечернее время, почти (на самом деле нет) отказаться от чтения книг перед сном. Книги для меня какая-то страсть, и я вряд ли когда-то откажусь от этого — читать по 4–5 книг в неделю. Наверное, придётся и для чтения искать самурайский путь :)
Советы начинающим самураям
Сейчас у меня получается спать по 5,5–6 часов; совмещать две работы, иногда брать третью для подработки; уделять достаточно времени семье и не бросать свои хобби. В целом, поиск идеального графика работы и ритма жизни занял у меня почти год — интересный и сложный период мучений и адаптации себя к новому графику. Конечно, может оказаться так, что всё, о чём я написал, применимо только ко мне: все люди разные, и нельзя насиловать организм, чтобы соответствовать каким-то правилам или критериям.
Попробуйте найти свой оптимальный график для сна, старайтесь все свои задачи вести в календаре, не надейтесь, что всё запомните, не откладывайте дела на потом, выполняйте в намеченное время, выделяйте в течение дня чёткие часы для работы над проектами и не мешайте личные дела с рабочими.
Мне повезло, у меня, благодаря моему графику, есть много времени для того, чтобы сделать наш мир немного лучше, — ведь дизайнерам это сделать проще всего.
