【學習分享】簡報技巧與職場溝通心法
POWERFORPOINT 的簡報技巧企業內訓
你好！這是設計烏邦圖的學習分享系列，設計烏邦圖未來希望紀錄一些設計相關的主題，目前想到的包括產品設計與管理/設計策略與營運/未來設計職涯/新科技與設計趨勢，敬請期待！「簡報就是送禮」，一個簡短的譬喻描述著在職場中溝通表達的重要性與意涵：好的簡報溝通就如送好禮一般幫助團隊有效抓住重點並達成共識。
這兩週我參加了公司的企業內訓，主題是老梗到不行的簡報技巧，但還是很好奇地參加了，沒想到收穫比想像的還要多，除了一些常見的簡報技巧外也學到了不少職場溝通的情境與心法。講師是來自寶渥的林大班，有著豐富的職場經驗以及創業故事，整堂課從早上九點半一路到五點半，老實說也不會覺得很冗長，可能是因為自己在管理團隊上很需要不同溝通技巧，因此面對課堂的各種內容仍能保持全神貫注。
我想透過這篇文章簡單筆記一些課程的內容以及心得，當作未來準備簡報時可以參考的依據。課程簡單來說可以分成三大塊：內容、雕琢以及情境。
內容
一個好的簡報，本質上還是要有好的內容，後續才會有雕琢的步驟以及對應的情境，因此一開始內容的部分講師就提到了如何讓內容對你的聽眾來說是有感的？要創造產生共鳴的內容可以分成三個層級去思考，包括最低階層的「普世價值」，聽眾往往無法反駁卻又沒有任何感受；第二層級的「特定族群共同回憶」，這部分考量到了聽眾的樣貌而做了內容上的調整，可能是找時事梗、找趨勢等素材來納入簡報，比起普世價值較有感，但同時範圍會太廣導致有感的力度較低；第三層級的「量身訂做」，可以根據聽眾的樣貌、聽眾路途上可能遇到的所見所聞、現場的環境來即興反應，可以說是就地取材的境界，這部分就很需要好奇心與觀察力來汲取相關資訊，並同理聽眾的需求。
另外有些技巧也能讓內容的記憶點提升，包括「不超過三」、「換句話說」以及「具體量化」。以「不超過三」來說，整份簡報挑選三件最重要的事情，甚至是簡化成一個主要的目標，來幫助聚焦；「具體量化」的部分則是強調要如何讓聽眾有感受，講師不斷強調要減少主觀、增加客觀，當簡報在呈現一個數字時，要考量到聽眾是否能理解數字的意義才能算是具體量化，來確保不是為了放數字而放，舉例來說，百萬用戶到底是多還是少？如果能用一些案例來比較，就可以讓聽眾理解百萬用戶大概是什麼樣的程度。當能夠用具體量化的方式來傳達，就能夠幫助聽眾感受得到，並且讓聽眾也能夠幫助你轉述這些資訊，而不是聽過就忘了。
突破普世價值並增加記憶點的對話方式：「不超過三、換句話說、具體量化」
雕琢
雕琢的部分講師分成三個面相去教學，包含「結構企劃」、「視覺呈現」以及「訊息傳遞」，其中結構企劃的部分令我印象最深刻，因此本篇會著重在這塊的學習。
結構企劃
結構企劃的部分涵蓋目標設定、邏輯架構與情境應用，其中目標是講師提到很多次的要點。簡報開始前就應該要有具體的目標，確保你簡報的對象能夠順著你的期望改變他的思維或是願意為你的 Call to Action 採取具體行動。有了明確的目標後，再來就是雕琢內容的部分，講師一直強調「內容、段落、規則」，要把內容雕琢好，講師建議先不要打開電腦開始製作，而是要先把想要講的內容一項項變成便利貼排列出來，把內容可視化；下一步就是建立規則，思考你的段落要如何呈現。一個簡單方式就是架構三分法，將簡報分成三個段落，再依照規則將先前寫好的相關內容填入。
情境
以會議報告的情境來說，講師建議以 DIG 的三分法來建立規則，分別是 Data、Insight、Go。
Data = 結論、現況、目前的狀態
Insight = 分析、洞察、佐證
Go =接下來的行動 / 需要的資源或支援
很多形式的會議報告都很適用 DIG 的結構，舉例來說，結案報告的時候可以先講到成果如何（Data）、成功與失敗的原因是什麼（Insight）以及將打算如何改善（Go）；需要爭取更多經費的時候可以先講到經費不足的現況（Data）、需要額外經費的佐證（Insight）以及提高經費的方案選擇（Go）；專案啟動的報告可以先講到產品現況（Data）、想要啟動專案做改變的原因（Insight）以及專案的實際時程與行動方案（Go）。
會有這樣的架構，很大一部分是因為管理職的特性：目標導向、整體思考、喜歡主導，因此一開始必須先講結論（Data）讓他快速掌握狀況，再來透過 Insight 來解釋，並且提供解決方案來支持接下來的行動（Go）。
講師在這段舉了很多例子，當你發現你的簡報沒有獲得太多迴響時，可能原因是 (1) 你的人際關係沒有打好 (2) 你沒有了解到聽眾的真正需求，因此需要創造非正式場合來進行討論，挖掘對方的想法與在意的事情；而當管理者聽不懂你的簡報時，他可能的反應就會是 (1) 不決策 (2) 打安全牌 (3) 批評攻擊你的簡報，因此透過 DIG 的架構能夠幫助大幅減少這樣的狀況。但除此之外，DIG 中的 Go 還有一個很關鍵的要訣：提供複數以上的選項。講師反覆講到一個要點：「要讓對方扮演他想扮演的樣子」，當主管看到一個單數的解決方案，他扮演的角色只是一個被說服的角色，因此可能會造成決策 pending 或是議而不決的情況。反之，如果主管看到複數的解決方案，他扮演的角色就是給予決策的角色，如果再加上報告者有提供相關的資訊與比較，就更能確保決策能夠順利定下來。複數個選項還有一個要點是要考量聽眾的專業程度，當專業度高就可以提供相似程度高的選項，讓他根據他的專業來給予建議；當專業度低，就需要提供相差較遠的選項，讓決策者能夠快速判斷優劣來做出決策。
提供複數以上的選項，並考慮閱聽人對該主題的專業程度。
架構出來後，還有一個很重要的部分是時間的分配，當你的聽眾很在意並了解你簡報 Data 相關的議題，這部分反而就不用講太多，而是著重在後面的 Go，把具體行動詳述清楚；而當你的聽眾並不在意或沒有意識到你簡報 Data 相關的議題，這部分就可以多強調，幫助聽眾能夠同理現況，並透過 Insight 來加強佐證，最後 Go 的時間比重就可以降低一些。講師舉了一個例子是關於共享車位新創的產品簡報，當聽眾都已經能感同身受車位不好找這件事時，Data 的區塊就可以大幅降地時間，而著重在你的解決方案與 Call To Action。另一個例子是當你要做出一個產品大改動而啟動專案，聽眾可能是不太在意的其他部門同仁，這時候就必須花更多時間在 Data 與 Insight 的部分來佐證為什麼需要做出改變，來幫助大家能夠接納。
除了三分法的 DIG 架構外講師也提到了不少實用的架構，像是 ANSVA = Attention > Needs > Solution > Visualization > Action，或是 MTA = Motivate > Technique > Action，都滿適合當作準備簡報時的參考架構。
額外重點：視覺呈現
以上是結構企劃的一些重點，至於視覺呈現方面比較多是設計相關的建議與考量，像是把簡報的雜訊降低強化重點、或是保持視覺的一致性等。其中我覺得比較關鍵的是關於表格的設計。在公司的簡報很常會使用表格，因此講師提點了三個表格設計的關鍵：關鍵數字、結論、視覺一致性，其中關鍵數字又包含三個 (1) 合計 (2) 平均 (3) 異常值，這些是簡報常見且比較重要的數字，可以透過視覺排版的方式加上簡短文字的結論來快速表達，來避免一股腦的把所有繁雜的數字資訊一次呈現。不同的表格與資訊圖表也有期適合的場景，像是圓餅圖呈現佔比、長條圖呈現比較、折線圖呈現趨勢等。
這邊有更多表格相關的案例分享：
結論
關於學習這件事，講師提到我們就學時通常是系統化輸入（聽課），然後破碎化輸出（考試），而進入職場後，更需要的是破碎化的輸入（講座、podcast、網路文章、社群媒體…etc.）然後轉化成系統化的輸出（文章、課程、筆記…etc.），我想這堂課算是難能可貴幫助我們在工作中還能夠系統化的輸入去了解簡報的精髓，也因此我對這堂課特別有感觸。
💡先前也有寫過一篇關於輸入與輸出的心得：提升輸出力的輸入新革命講師在課程中不斷地透過反思的方式讓我們了解什麼是重點、問題在哪、如何調整、怎麼做得更好。同時講師也反覆地提到：「答案不是最重要的，找答案的過程才是最重要的。」我想這就是這堂課最重要的精髓吧！提醒我們在職場日常的慣性中要停下腳步來思考、來找答案，進而幫助自己持續精進。
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