【職場日常】上任一個月的反思指南
你好！這是設計烏邦圖的職場系列文章，設計烏邦圖未來希望紀錄一些設計相關的主題，目前想到的包括產品設計與管理/設計策略與營運/未來設計職涯/新科技與設計趨勢，敬請期待！開始新工作後轉眼就過了一個月，熟悉了環境也認識了許多同事，和團隊成員第一次的 1-on-1 以及設計例會也都經歷過了，但說實話到目前為止自己都還沒有什麼實質的產出，全部都是在吸收的階段，同時慢慢規劃接下來能夠如何發揮設計的角色。
這一個月以來的生活其實跟下面這篇文章有八成相似，包括不斷地做筆記寫下各種會議的觀察、多聆聽多詢問而先不執著於要改變他人、與跨部門的利害關係人相互了解、嘗試和每一位團隊成員建立連結並思考如何幫助團隊成功等等。同時因為還有一個設計職缺在招募中，所以也花不少時間在面試以及定義好團隊的需求來尋找適合的人選。
關於反思指南
工作滿一個月很適合來反思一下自己上任以來的情形，在《從新主管到頂尖主管》一書中有提供一個方法來做好這件事，他稱作為「條列式反思指南」。以下我嘗試運用它來幫助自己評估接任新職務的狀況，包括檢視感受上的狀態、是否遇到困擾、哪些事情進行得順利或不順利等。
一、到目前為止你有什麼感覺？
回想一下這一個月的感受，到目前為止其實對於未來想嘗試的事情是滿興奮的，畢竟明年一月起組織會調整重組成一個新的設計中心，因此設計團隊的可塑性還很高；另外也因為自己是第一次擔任主管職，還有很多東西要學習。至於有沒有信心幫助團隊達成目標，就只能走一步算一步了，現階段我能做的就是去了解每一位成員的能力以及對於未來發展的期望，才有辦法發揮團隊合作的效益！工作掌握度的部分還在慢慢摸索中，至少有開始著手一些團隊建立的基礎事項，不過對於產品開發每階段的實際上線內容與時程規劃還需要更了解才行，往後對於產品決策方面的貢獻也要試著找方法去執行。
二、到目前為止，你為了什麼事情感到困擾？
目前感到困擾事情其實並不多，主要還是對於產品開發流程上還需要再多掌握才行，畢竟每個團隊的流程都不太一樣。從提案到開發到上線的整個過程中設計團隊要如何有效協助是我目前比較困擾的。另一個原因是資訊量很大，每個團隊做文件紀錄的方式也都不一樣，有一種資訊散落各地的感覺，不只要花時間拼湊起來也要能夠從資訊中找到癥結點或者是有用的觀點。
老實說滿想要有 Program Manager 這個角色幫助建立好一些固定的流程機制、會議的方式、文件紀錄的形式以及文件位置，才能清楚知道每週有哪些固定的資訊要分享，又有哪些項目需要回顧檢討等等。自己是打算先透過 DesignOps 的方式在設計團隊內建立一些機制，在慢慢影響到跨團隊的合作，之後有看到什麼成效的話會再分享！
三、哪些事情進行順利、哪些是不太順利？
目前進行比較順利的應該是認識團隊成員，以及慢慢建立一些設計交流的氛圍。滿感謝大家都很願意分享並且提出自己的觀點，也對於自己未來想發展的方向有明確的想法。另外自己也有持續寫工作日誌以及嘗試一些時間管理的方法，來讓沒有會議的時間也能夠有效利用，之後也可以另外再作分享。
不太順利的部分比較多可能是關於跨團隊的關係建立以及決策流程這件事，跨團隊方面由於自己還沒有實際負責的專案所以並不會有太多機會和其他團隊交流，大多是旁聽一些固定會議，目前還需要了解一下自己的角色應該要如何和其他利害關係人溝通 (也許是討論往後合作的方式或是流程上的建議與調整)。另外決策流程方面，自己還沒掌握要如何引導團隊自己去根據問題找解法與做一些初步的決策，而不是遇到問題就先期望我會有答案。之前看到一個短片講到領導者應該要給團隊成員 Intent (意圖) 而不是 Instruction (指令)，這點滿有道理的，但實際要怎麼落實到決策流程中我也還在學習中。
關於下一階段的規劃
經過了回顧與反思，接下來就是要去計劃下一個三十天打算做些什麼。根據《從新主管到頂尖主管》這本書提到，前三十天結束時有很多重要的事情要去評估和規劃：
前三十天結束時，你的主要成果是能夠判斷情勢、了解優先執行事項，並計劃接下來三十天要如何運用。接下來的三十天計畫必須包含你打算在什麼領域、如何取得成效。你與上司的檢討會議重心應該要放在關於情境與期望的對話，也就是取得對當前情境的共識，釐清期望並設法讓上司支持你接下來三十天的計畫，持續要求自己每週都要評估和規劃。
我自己的做法是整理了一份簡報去闡述我這一個月以來觀察到的狀況，包括產品營運層面、跨團隊溝通的現況以及設計師目前遇到的問題等等。另外我也寫下我的設計策略，列出身為設計主管我預期在哪些領域幫助設計團隊達成目標 (Objectives)，最後再列出一些關鍵成果 (Key Results) 來讓我的直屬主管能明確看到我想執行的項目。題外話，在寫下這些項目前我其實也透過很多場合去了解到我的直屬主管所看重的地方，因此能確保我想達成的目標能夠和公司目標有所連結。藉由這份簡報我預期可以和直屬主管達成一些共識，並且確立好他對我的期望以及傳達我在哪些面向可能會需要他的協助。
以上是這一個月以來的一些心得與規劃，下一篇職場日常應該會著墨在打造團隊這件事情，分享一些近期想要幫助團隊成長的事項，同時自己也會努力學習如何運用 Design Leadership 的方式帶領團隊。
謝謝你的閱讀！如果喜歡這篇文章，歡迎追蹤設計烏邦圖，也可以幫忙轉貼分享這篇文章，或是純粹幫我拍拍手鼓勵鼓勵也行👏👏👏，希望有一天能和你聊聊設計！
