【職場日常】新工作的到職前準備
你好！這是設計烏邦圖的職場系列文章，設計烏邦圖未來希望紀錄一些設計相關的主題，目前想到的包括產品設計與管理/設計策略與營運/未來設計職涯/新科技與設計趨勢，敬請期待！「到職前準備」對於一個新任主管來說其實是滿重要的一環，我想以我自身為例來聊聊我開始工作前做了哪些事情去計畫新的職務。這篇文章主要會引用兩本書：《The Making of a Manager》和《從新主管到頂尖主管》，這兩本書對於我心態上以及計畫上都有很大的幫助！
一、建立有效到職的四大支柱
很多書都強調，到職前 90 天是很重要的一段時期，能不能做好新的職務就看這 90 天有沒有奠定好基礎。在《從新主管到頂尖主管》中一開始就強調「有效到職的四大支柱」：熟悉業務、和利害關係人打好關係、協調期望以及適應公司文化。要怎麼做好這四大支柱和你到職的方式也很有關係，在《The Making of a Manager》提到了四種新任主管的路徑：
- Apprentice：團隊正在擴大因此需要你接手一些管理的任務
- Pioneer：你剛成立新的團隊並且要去管理這個團隊的成長
- New Boss：你要管理一個已經建立好的團隊 (在公司內或是去新的公司)
- Successor：你的主管剛離職因此你要接替管理的位置
以我為例我遇到的是 New Boss 的狀況並且是在新的公司，因此很需要注意的是去熟悉新的規範以及環境，需要大量的聆聽與溝通以及建立關係。由於是新的主管因此也需要重新建立自己的形象，讓自己變成一位適合團隊成員以及適合公司組織的主管。
以 New Boss 的情況為例，熟悉業務在到職前能做的就是盡可能的了解新公司產業以及產品，並且打聽公司組織架構，來幫助自己到職的時候知道要找哪些關鍵人物/利害關係人去了解更多。協調期望也是到職前很重要的一件事，因為對新公司不熟悉，因此更需要去了解公司找你來的目的。我自己在開工前一週有和主管會面了解一下公司目標，順便了解對於我這個職位的想像以及期望，去提前規劃到職後我需要專注在哪方面的改變。至於適應公司文化的部分，我自己的做法是去找曾經或是正在這家公司工作的人聊聊，去了解組織現況、工作上的溝通方式以及公司的價值觀等等。
加入新公司就像器官移植，而你就是新器官。如果適應新環境時考慮不夠周詳，可能會被組織的免疫系統攻擊和排斥。
—《從新主管到頂尖主管》
二、溝通能力變成最重要的技能
從 Individual Contributor 轉變成 People Manager，最大的差別就是溝通變得很重要，不管是對上對下或是跨部門，都需要很大量的溝通去同理每個人的需求、觀點以及期望。也因此到職前必須先準備好 1-on-1 的內容，像我的作法就是製作一份類似訪綱的文件來列出我想了解的問題，包括公司文化、過去工作的經歷有哪些好的以及哪些比較困擾與挑戰的；如果是面對直屬成員也會問一下對於未來職涯上的期許以及對新主管的期待。
說實話我自己是一個會議中不太習慣開口的人，平常只要大於三個人的場合就會變得十分地省話，大部分的時間都是在聆聽以及吸收，也因此很容易被認為是一個不主動或是沒有自己意見的人。
為了多學習溝通的技巧，我透過線上學習平台 Hahow 挑選了一些職場溝通的課程，其中講師方植永的一系列職場溝通管理學的課程很扎實的呈現了不同情境的溝通技巧，包括如何做好衝突管理、團隊激勵、溝通說服以及精準傾聽。課程內容用了很多案例以及英文縮寫的口訣幫助記憶，算是 CP 值滿高的課程，就看看要如何應用到真實的職場上囉！
三、奠定好自己想成為什麼樣的角色
前面提到，到新公司擔任新主管的其中一項要點是要建立自己的形象，在《The Making of a Manager》裡有提到這其實是一個優勢，畢竟新同事對我的了解完全是一張白紙，我可以慢慢的展現自己的特質，同時也能去了解直屬成員對於主管的想像以及期望，探聽他們怎麼看待主管與自身的關係。
在方植永的線上課程中有提到領導者的四個角色：伯樂、教練、分析師以及啦啦隊。要怎麼分析成員的屬性來切換角色，成為他們當下所需要的，就會是新任主管很重要的課題。因此到職前如果有機會了解現有成員的背景以及工作經歷，也能夠幫助事先了解到職後該用什麼方式和成員溝通。舉例來說，我遇到的狀況是現有成員們經歷了一段沒有設計主管的時間，在和人資溝通的時候就有了解到成員們大多時間都在執行設計，少了機會去獲得回饋或是去了解自己究竟做的好不好，因此教練與分析師就會是很適合的角色，去分析狀況來計畫成員的成長，並且給予實質的建議來強化成員的表現。
為了更了解教練這個角色，我在開始工作前讀完的另一本書就是《教練》。書中講述的是關於比爾．坎貝爾 (Bill Campbell) 的故事，一位從美式足球教練跨足到矽谷並影響著世界級領導者的歷程。這本書中描述了很多比爾的故事是關於團隊的建立以及教練這個角色所承擔的責任，雖然比爾所傳達的理念在很多現今的新創公司眼裡可能會覺得理所當然，像是書中提到：「當比爾碰上問題時，他首先關心的不是問題本身，而是負責解決這個問題的團隊。把團隊打造好，問題自有解法」，但這些觀念我相信在當時的時空背景下應該是很特殊的想法，也因此顯得格外珍貴。想瞭解更多教練心法我會建議直接找這本書來閱讀看看！
以上三點是我對於新主管到職前可以做好準備的項目，也歡迎大家分享更多相關的經歷！下一篇我會列出我開工後的數週期間所完成的一些事項，希望可以幫助到任何轉換到新工作環境的人能夠快速上軌道，進而有效發揮自己的價值。
謝謝你的閱讀！如果喜歡這篇文章，歡迎追蹤設計烏邦圖，也可以幫忙轉貼分享這篇文章，或是純粹幫我拍拍手鼓勵鼓勵也行👏👏👏，希望有一天能和你聊聊設計！
