【職場日常】設計主管的第一週待辦事項
你好！這是設計烏邦圖的職場系列文章，設計烏邦圖未來希望紀錄一些設計相關的主題，目前想到的包括產品設計與管理/設計策略與營運/未來設計職涯/新科技與設計趨勢，敬請期待！前情提要，我在十二月初開始了新的工作，是擔任 Design Lead/Manager 的角色，因此想趁著記憶猶新的時候紀錄一下開始工作後的前幾週究竟做了哪些事情。以下我會以清單形式加上一些敘述來紀錄到新公司就職前幾週所需要完成的事項。
Onboarding 相關
完成公司既定的 Onboarding 流程 (通常是 HR 主導)
- 繳交各種人事相關資料
- 拿到新電腦並設定各種帳號
- 確認請假事宜
- 確認薪資相關事宜
- 公司事業與文化的介紹簡報
- 辦公室導覽＋找到自己的座位
- 獲得新加入成員的禮物
熟悉環境相關
- 找到廁所的位置 (基本需求)
- 找到飲水機的位置 (喝水很重要)
- 找到印表機的位置以及使用方式
- 找到文具用品以及民生用品的補充地方
- 找到辦公室座位表 (知道不同部門坐在哪些位置)
- 熟悉會議室的大小、位置以及名稱 (訂會議室會需要)
- 因為沒有供餐所以需要慢慢熟悉周遭的午餐選項
申請軟硬體相關
- 到職通常馬上可以申請一些設備像是電腦螢幕
- 另外名片也是一個可以馬上申請的東西
- 申請會需要使用到的設計軟體授權 (Sketch, Zeplin, Adobe…etc.)
- 申請會需要使用到的服務帳號 (Trello, Gitlab, Tableau, Redash, GA…etc.)
溝通管道以及檔案文件
- 確認收信方式
- 加入各種 Slack Channels (專案相關的以及食物相關的)
- 找到開會文件產品相關文件的集散地
上下班以及通勤相關
- 觀察大部分同事上下班的時間 (畢竟規定跟實際情形都不太一樣)
- 嘗試不同通勤路線試圖縮短時間 (走走不一樣的路也能活絡腦袋)
以上是我當時有計劃地去執行的一些事項，接下來我會介紹一些跟職務本身相關的事項，來幫助前幾週的學習能夠快速上手。引用上一篇提到的《從新主管到頂尖主管》，到職初期很重要的兩件事情就是重點式學習以及建立札實的人脈。
重點式學習
重點式學習的部分包括了解市場、產品、技術、制度、架構，以及組織文化和辦公室政治。以上這些東西很難一次吸收，我的作法比較像是先找出關鍵的部門再去進一步的了解，可能會亂入一些會議並且盡可能地聆聽。以設計部門為例，相關性最高的通常會是產品部門和開發部門，再來數據以及行銷相關的部門通常也會需要瞭解。另外看公司的規模，大公司的話商業開發以及客服部門也是很重要的管道去了解目前公司的商業發展以及使用者的回饋。另外，講到入職後的重點式學習就不得不提到這篇文章：
這篇文章提到六件產品經理在入職要完成的事情，也是一個適合拿來作為重點式學習的參考，包括(1)了解公司目標、(2)了解自身產品以及競品、(3)了解技術能力、(4)了解使用的工具、(5)了解同事以及團隊、(6)了解工作流程。了解這些東西其實也不是照單全收，在吸收的同時也必須反思觀察到的現象，趁著自己的眼睛還很新鮮(?)的時候紀錄看到的問題，可能是工作流程上，可能是數據的使用方式，也有可能是跨部門溝通上的隔閡。
建立札實的人脈
身為一個新成員，另一件我會準備的事就是寫好一套萬用的自我介紹，因為每個會議可能都會再介紹一次所以會很有幫助。有機會的話我也會盡量在午餐時間找同事出去吃飯，或是坐在公共區域抓機會尬聊，當作熟悉公司文化的方式。
另外因為身為 People Manager 很重要的一點是要和直屬成員進行 1-on-1 的會議，去了解團隊成員的設計能力、職涯發展目標、團隊合作方式以及工作分配等。有了這些基礎認知後，就能夠進一步的設定團隊目標，從現有專案中排出優先順序並且重點式的執行以帶來初期成效。
People Manager 另外也要和 HR 打好關係，因為需要成員招募的時候就會需要和 HR 確認流程，幫忙設定招募條件以及提供面試清單與履歷。另外 HR 也會協助新任主管解決可能會遇到的問題，並且提供教育訓練相關的資源來幫助我們上軌道。
最後，和自己的主管打好關係也很重要，目前我預計入職滿 3~4 週後會整理自己這陣子以來的觀察，把不同溝通管道以及會議中記錄到的癥結點列出來，並且規劃設計團隊的策略來和主管溝通自己預期能帶來的改善方式。
以上是我這陣子入職的親身經驗，雖然標題說「第一週的待辦事項」但實際上很多產品/產業上的學習可能至少都要花一個月以上才有辦法熟悉。總之很感謝我們的產品團隊有特別為新進同事準備 Orientation 去集結不同部門的專家來介紹產品以及產業的各種相關知識，讓我們在會議中盡可能地提出疑問，同時也能思考如何幫助產品以及跨部門的合作上變得更好。
職場系列的下一篇文章應該會是滿一個月後的到職心得以及自己對於設計團隊的規劃，敬請期待！
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