Организация работы: как вести несколько проектов одновременно и развиваться как исследователь
Привет, перед тобой лонгрид. Для удобства чтения статья разделена на законченные смысловые блоки, которые можно читать в удобное время. Но советую выделить 10 минут и прочитать их по порядку.
Из чего состоит работа исследователя. На что я трачу свое время, кроме общения с пользователями;
Проекты или «жирные» задачи. Как веду крупные задачи и отслеживаю прогресс, какие сервисы в этом помогают;
Ежедневное планирование и задачи поменьше. Как планирую текущую нагрузку;
Баланс и выгорание. Советы из личного опыта о том, как параллелить исследования и не терять к ним интерес;
Дело рук самих утопающих. Небольшие хаки, как потреблять профессиональный контент и находить на него время.
Я UX-исследователь в СКБ Контур. Компания поставляет бизнесу больше 60 разных сервисов и, соответственно, в ней много продуктовых команд и околопродуктовых проектов. Исследователь в Контуре может быть частью сразу нескольких продуктов, да и в рамках одного всегда много задач. Чтобы успевать все и немного больше, приходится задумываться о тайм-менеджменте, личной эффективности, планерах и вот об этом всем.
Как исследователь я не хочу писать просто обзор инструментов, а пойду от потребностей. Когда я подбирала сервисы и методы для организации своей работы, моя потребность была не в использовании таск-трекера, а в экономии времени на рутинных задачах и получении экстра-времени на саморазвитие. Поэтому в статье описание сервисов будет переплетаться с советами из моего личного опыта. Эти приемы помогли мне найти время на UX, продуктовую команду, отдел и на себя.
Эта статья в первую очередь будет полезна практикующим исследователями, во вторую — всем, кто хочет упорядочить свою работу.
Надеюсь, мои слова подтолкнут тебя поделиться в комментариях своим опытом решения этой нелегкой задачи.
Из чего состоит моя работа
Свою работу как UX-исследователя я разделяю на 4 блока.
Продуктовые исследования
Глубинные интервью, юзабилити-тестирования, опросы, аналитика и все остальные известные методы.
Задачи продуктовой команды
Все, что служит на благо команды и продукта, но не связано напрямую с исследованиями. Помощь в маркетинговых активностях, подготовка командного выезда, организация дня рождения коллеги и так далее.
Задачи UX-отдела
Речь о тех задачах и проектах, которые помогают развивать исследовательское комьюнити внутри компании и вовне. Работа над обучающим курсом для новичков, написание статей на исследовательскую тематику, подготовка мероприятий и прочее.
Саморазвитие
Задачи, направленные на развитие себя как UX-исследователя и профессионала в своей отрасли. Курсы, вебинары, работа над soft и hard skills, развитие компетенций из смежных областей и ведение side-проектов.
Для себя я выделила такие блоки, возможно тебе есть чем дополнить. Например, если ты руководитель или team lead, тогда плюсуй сюда еще и это. Ниже расскажу, как я балансирую между ними и стараюсь выполнять договоренности.
Проекты или «жирные» задачи
Trello
Нет ничего ничего нового в том, чтобы заводить свои задачи в таск-трекер. Мои потребности закрывает Trello. Каждой задаче соответствует цветовой тег, который соотносится с проектом. Например, у меня есть 3 проекта: Контур.Фокус (зеленый цвет), Контур.Компас (синий цвет) и задачи UX-отдела (фиолетовый цвет).
Цветовые теги помогают найти задачу и визуально сбалансировать свою нагрузку. Если я вижу, что на доске много фиолетовых тикетов, значит в этом периоде у меня перекос в сторону активностей отдела. Стоит обратить внимание на потребности команды, пообщаться с менеджером, изучить поток разработки — возможно, в продукте есть вопросы, ответы на которые я могу найти.
Также в Trello привлекает наличие чек-листов с чекбоксами по каждому тикету. Нажимая на галочку, я испытываю моральное удовлетворение от проделанной работы и подвожу черту. Чек-листы помогают декомпозировать задачу на этапы. Перестает казаться, что у меня всего 2 тикета и я недостаточно эффективно работаю, ведь в действительности это большие задачи, внутри которых куча более мелких.
У многих UX-исследователей задачи заводятся в командные таск-трекеры: YouTrack или Jira. В моем случае этот вариант не сработал, потому что задачи исследователя специфичные и более длительные, чем задачи разработчиков. Поэтому вместе с менеджером мы решили не вплетать мои таски в командный трекер. Неудобств это не вызывает.
Notion для ведения задач
Недавно я протестировала Notion в качестве таск-трекера. Его функциональность в части ведения задач почти не отличается от Trello — те же чекбоксы и колонки по этапам. Но цветных тегов я не нашла, пришлось выкручиваться цветными эмодзи-сердечками.
В Notion не виден прогресс по задаче в отличие от Trello, что не сильно, но расстраивает. Вот так это выглядит в Trello, если ты создал чек-лист внутри.
Такие сервисы подходят для ведения длительных или крупных проектов. Из них я выделяю свой еженедельный и ежедневный поток задач.
Ежедневное планирование и задачи поменьше
Google Sheets
Для меня важно вести учет рабочего времени, потому что я сразу вижу, сколько часов перерабатываю в этом месяце. Если к концу месяца я понимаю, что слишком часто задерживалась на работе, то, во-первых, анализирую, почему так произошло и как я могла этого избежать. Во-вторых, могу позволить себе отдохнуть в конце месяца и найти время на side-проекты.
Я не сторонник переработок, ведь от этого зависит мое состояние. Никто не захочет общаться с исследователем, который устал, зевает и постоянно отвлекается во время разговора, потому что вчера поздно вернулся с работы.
Для учета времени у меня есть отдельный файл в формате Google Sheets. Документ автоматически считает рабочие часы.
В этом файле каждый рабочий день содержит в себе набор пунктов, которые нужно закрыть. Это может быть задача «Написать отчет», «Сделать транскрипт» или напоминание «Назначить встречу по теме». Главное ничего не забыть.
Также Google Sheets помогают мне планировать работу с респондентами. По каждому исследованию на этапе рекрута я составляю таблицу с контактами потенциальных респондентов. Полученные договоренности я переношу в задачи на тот день, когда мы договорились пообщаться с пользователем. Помимо списка ежедневных задач, встреча или запланированный звонок попадает в мой календарь в Outlook.
После проведения интервью или тестирования у респондента появляется статус «Проведено + дата». Если после нашей беседы возникают договоренности, они также фиксируются в этой таблице в столбце с комментариями.
Например, я пообещала, что с пользователем свяжется его менеджер для продления счета. В этой строке появляется комментарий «Передать в продажи». Или нужно уточнить какой-то вопрос у команды — пишу «Перезвонить по вопросу…».
Отдельно в таблице я тегирую вопросы, связанные с багами и пожеланиями не по теме исследования. Они уходят в бэклог или на летучку для обсуждения.
Так, на этапе «поля» я сразу провожу сортировку проблем и пожеланий: связанные с продажами — к маркетологу или координатору продаж, баги — к разработке, пожелания не по теме исследования — на летучку или в бэклог.
Таблица с респондентами для меня единое место со статусами и договоренностями, формат Google Sheets гибок к вносимым поправкам и пояснениям и привычен для работы, поэтому я остановилась на нем.
Sticky Notes
Быстрые и мелкие задачи я пишу на стикеры. Удобно использовать встроенный инструмент Sticky Notes. Я размещаю цифровые стикеры прямо на рабочем столе. На них фиксирую небольшие вопросы, которые нужно оперативно решить или мне неудобно в этот момент открывать Google Sheets. Иногда я выношу на стикеры дедлайны проектов, чтобы они всегда были перед глазами, потому что уведомления в календаре или таск-трекере легко пропустить.
Цвет стикера совпадает с моим цветовым кодом по проектам (зеленый, синий, фиолетовый). Можно сделать стикер ярким и большим, чтобы точно про него не забыть. У инструмента есть светлая и темная тема, что понравится поклонникам последней.
Стикеры помогают мне делать короткие заметки на ходу. Этот инструмент относится к большой категории софта для организации работы, который я называю «заметочниками». Когда я писала эту статью, помимо Sticky Notes решила попробовать для заметок Evernote и Notion.
Notion для заметок
Самым удобным для заметок показался Notion. Создавать, редактировать и иллюстрировать записи картинками или эмодзи в нем просто и удобно. Но мне показалось, что этот инструмент рассчитан на заметки побольше, чем пара строк текста. Поэтому я попробовала писать там статьи.
Из плюсов, ты можешь навесить на заметку различные теги, которые сам создаешь, и интерфейс повеселее, чем в Google Docs. Также можно шарить созданные заметки и статьи. Настройки шаринга схожи с Google Docs.
Явных преимуществ по сравнению с облачными документами я не нашла. Но несправедливо закончить обзор Notion на этом. Сервис позиционируется как «все в одном окне». Здесь можно отслеживать задачи, писать заметки и статьи, создавать таблицы, вести контент-план, шарить все это и еще много чего другого. У сервиса широкая функциональность, потому что по сути это конструктор и ты сам его настраиваешь.
Вот один из интересных шаблонов, которые предлагаются сервисом.
Возможно я еще присмотрюсь к Notion, потому что один инструмент обычно лучше, чем набор из нескольких. Пока что плюсы текущих сервисов перевешивают бонус «all-in-one».
Google Keep
Еще из «заметочников» я активно пользуюсь расширением для браузера Google Keep. Чтобы не плодить закладки в браузере я установила себе это расширение и все ссылки складываю в заметки с комментариями к ним. Можно делать заметки и без ссылок.
Evernote
Примерно также работает расширение Evernote — еще одного инструмента для создания заметок. Его я описывать не буду, скажу только, что в нем также можно делать заметки и to-do листы. Других фишек я не обнаружила, кроме прикольного зеленого слоника на логотипе. Сам сервис тут.
Особенно полезно такое расширение для браузера в ситуации, когда я вижу статью или подкаст, но сейчас на это нет времени. Тогда я сохраняю ссылку, пишу свой комментарий и возвращаюсь к ней позже.
На этом обзор сервисов заканчивается. Теперь я расскажу, как совмещать несколько разных проектов и параллелить исследования.
Баланс и выгорание
Как исследователь я могу работать над несколькими UX-задачами одновременно. Это непросто по ряду причин:
- Нужно быстро переключать контекст, особенно если речь о разных продуктах;
- Возрастает число встреч и договоренностей, о которых нельзя забывать;
- По задачам могут быть совершенно разные заказчики, а значит и подход к ним должен быть разный.
Спустя время я пришла к выводу, что оптимально вести 2 крупных исследования одновременно. Например, 2 глубинника или юзабилити-тестирования. Либо 1 глубинник и пара небольших опросов.
Можно и больше, если другие блоки относительно разгружены. Но если берешь больше, будь готов, что потом тебе потребуется research-детокс. После загруженного спринта возьми 1–2 дня без встреч, без звонков, без анализа, без людей. Это нормально.
Также я стараюсь разводить разные исследования по этапам. Например, по одному исследованию у меня идет разработка дизайна исследования, а по второму уже рекрут. Самые сложные этапы — полевые — я стараюсь не совмещать между собой.
Дозирование количества встреч с респондентами тоже помогает избежать исследовательского выгорания. 3 встречи в день мне достаточно, чтобы сохранять темп и при этом не допустить, чтобы все слова респондентов слились в единый гул. По ходу исследования я стараюсь делать передышки и смотреть на текущий результат. Это помогает скорректировать вопросы, выйти на новый виток исследования и не сойти с ума.
Формула баланса
Чтобы сочетать исследования и другие задачи продукта или отдела я вывела для себя простую формулу. На 2 исследования я беру 3–4 сторонние задачи, например, участвую в 3 проектных группах или 1–2 проекта курирую.
Пример. У меня идет 2 глубинника (блок задач про исследования), я прорабатываю формат фасилитации для командного мероприятия (продукт) и вместе с другими UX-исследователями работаю над онлайн-мероприятием и обучающим курсом для новичков (отдел). 2+1+2
Это условная формула, потому что уровень нагрузки, который несет конкретная задача сильно различается и есть проекты, которые требуют твоего полного внимания. Либо ты достиг такого уровня компетенций, что многие задачи выполняются на автомате и освобождается время на дополнительные проекты. Но в усредненном варианте формула рабочая. Главное, не переоценить свои силы, чтобы не подвести команду и себя.
По возможности среди непрофильных задач бери те, что тебя драйвят, на которые приятно будет потратить чуть больше времени. Не копи то, что тебе не нравится или не берись за такое. А если взялся, то следуй «правилу лягушки» и съедай свою как можно раньше.
Когда я разобралась с рабочими задачами, и появилось время на саморазвитие, мне сразу захотелось навести порядок и там.
Дело рук самих утопающих
Несмотря на то, что UX-исследования область новая, как с точки зрения профессии, так и с точки зрения контента (по крайней мере в России), материалов и курсов по этой теме очень много. На первых этапах работы в UX у меня была проблема — я хотела читать больше полезного по теме, но тонула в бескрайнем море статьей, блогов и telegram-каналов по исследованиям и продуктовой разработке.
Чтобы решить этот вопрос я сократила число подписок, которые я жадно набирала в первые месяцы, оценив:
- Регулярность появления контента в каналах и блогах;
- Соответствие уровня контента моим скиллам. Разные авторы пишут для разных по уровню исследователей, поэтому я отсеяла авторов, чей контент направлен на исследователей без опыта;
- Дублирование информации в разных каналах — оставила первоисточники.
Так, число каналов в Telegram сократилось с 21 до 6, но все равно контента было очень много. Поэтому я выработала схему.
В конце дня в telegram-каналах, на Medium или в личных блогах я пролистываю новые посты и оцениваю свой интерес к ним по превью и теме. Если статья меня заинтересовала, я могу сразу ее прочитать или (что чаще) сохранить себе в заметки (Google Keep). Когда у меня появится время или настроение, я возвращаюсь к выжимке из всего информационного потока по теме исследований и спокойно читаю в свое удовольствие.
Подобный подход у меня и к созданию профессионального контента. «Заметочники» позволяют в моменте зафиксировать поток мыслей и вернуться к ним позже. Для меня секрет в организации работы не в том, чтобы все помнить, а в том, чтобы ничего не забыть. Поэтому я стараюсь все фиксировать. Часто даже бредовые мысли или гипотезы вырастают во что-то полезное.
Еще одна полезная привычка, которая экономит мне время — подкасты. Не стану писать про них подробно, формат не новый. Просто оставлю подборку подкастов, которые показались мне полезными и не скучными (ссылки ведут на Яндекс.Музыку).
- Ламповый кастдев — подкаст «от исследователей для исследователей», который ведут Дарья Хлопова и Андрей Поддубный;
- UX Horn — подкаст от Михаила Хананашвили, создателя одноименного канала в Telegram;
- Make Sense Podcast — из названия подкаста в целом все понятно. Гости рассуждают о том, что важно при создании продуктов: люди, идеи, деньги, инструменты и практики;
- Войти в IT — кейсы входа в профессию от разработчиков, дизайнеров и менеджеров. Начинающим продуктовым исследователям будет интересно послушать молодых специалистов;
- Продуктивный Роман — подкаст больше ориентированный на продактов и маркетологов, но для расширения кругозора продуктового исследователя будет полезен;
- Ничего такого — подкаст о разных IT-компаниях (Miro, Яндекс, Amazon, Microsoft), их культуре и особенностях работы. Интересно послушать реальных сотрудников;
- Теория и практика — подкаст о развитии скиллов. Каждый выпуск посвящен отдельной компетенции и многие из них особенно актуальны для исследователя: критическое мышление, самоорганизация и когнитивная гибкость;
- Поредачим — факультативно предлагаю послушать подкаст про тексты, для тех, кто как и я любит не только говорить (с респондентами), но и писать.
Вместо заключения
Для самых усидчивых в конце хочу оставить краткие советы для организованного UX-исследователя:
- Выбери таск-трекер, который подойдет под твои и командные процессы;
- Ставь теги к задачам из разных блоков, чтобы соблюсти баланс между направлениями своей работы;
- Составляй список задач на день и на неделю. Ты сможешь контролировать свою нагрузку и избежать однотипных задач в один день;
- Разводи этапы параллельных исследований между собой и не части со встречами и звонками. Иначе быстро устанешь от респондентов и пропустишь важное;
- Не забывай вести документацию по исследованию и фиксировать все договоренности с респондентами;
- Ставь в календарь встречи и звонки с респондентами и бронируй в своем календаре время на обзвон. Устанавливай напоминания;
- Сортируй проблемы и пожелания на этапе рекрута и написания транскрипта;
- Не читай все и сразу, сделай предварительную сортировку и оценку контента;
- Обрати внимание на подкасты. Если не знаешь с чего начать — начни с моей подборки;
- Выбери «заметочник» для записей и статей. Если мысль не записана, она потеряна;
- Не переживай за тайм-менеджмент и не возводи это в самоцель. Возможно, у тебя нет таких проблем и вопросов, какие были у меня и ты спокойно обходишься без всего этого.
Все написанное — не панацея. Это принципы и инструменты, которые подходят моим рабочим процессам и помогают мне работать в удовольствие. Чтобы они сработали для тебя, попробуй и адаптируй их под свои задачи.
Надеюсь, мой опыт поможет успевать больше, а засиживаться на работе меньше. Если остались вопросы, пиши мне.
P.S. Если эту статью прочитают причастные к разработке описанных сервисов люди, я буду рада, если вы расскажите, как еще ваш продукт может быть полезен исследователю. Оценка всех инструментов сделана на основе моего опыта.
