Планирование отдела как эффективный способ управления комьюнити
Помимо прокаченной эмпатии и исследовательских скиллов, юзабилисты Контура умеют и любят упорядочивать хаос и строить эффективные и комфортные процессы.
В этой статье опишу, как проходит ретро и планирование в моем отделе. Статья будет полезна функциональным руководителям, лидам и просто неравнодушным к своим функзонам специалистам.
Зачем нам свое планирование и ретро
Очевидно, что продуктовые задачи у юзабилистов стоят на первом месте. Так зачем же отдельно планировать цели и задачи функзоны?
Во-первых, сильное комьюнити = сильные специалисты. Мы развиваем друг друга, делимся опытом, проводим ревью и помогаем выбрать оптимальное решение продуктовых задач. Чтобы комьюнити было «живым», нужно его поддерживать и направлять.
Во-вторых, задачи отдела — это способ развить смежные навыки, вне своих основных задач. Мы подбираем интересные сайд-проекты для развития скиллов, которые пригодятся в продуктовой команде. Например, организаторские навыки, фасилитация, публичные выступления и так далее. Эти проекты требуют ресурса.
В-третьих, функзоны могут брать на себя задачи, которые полезны всей компании, а также помогать в развитии стратегических инициатив и процессов в управлении разработки
В-четвертых, помня о том, что основной ресурс юзабилиста идет в команду продукта, нужно внимательно выбирать задачи функзоны — фокусироваться на том, что принесет больше всего пользы компании или отделу в этот период.
Все это делает наличие собственного планирования и подведения итогов логичным и нужным в нашем отделе.
Вот примеры задач, которые проиллюстрируют эту мысль:
— матрица компетенций исследователя;
— роадмап скиллов исследующих ролей;
— изучение сквозных сценариев в продуктах Контура.
Ретро
Ретроспектива — формат подведения итогов команды. В нашем случае отдела юзабилистов.
Цели ретро
На годовом ретро мы стремимся совместить приятное с полезным:
— подсветить достижения, профит и количество крутых реализованных историй;
— увидеть фейлы и недоведенные проекты, узкие горлышки и моменты демотивации.
Если первая часть работает больше на вдохновение и мотивацию, то вторая ложится в основу планирования отдела: влияет на задачи и на изменения в процессах. Именно обратная связь юзабилистов на последнем ретро привела к тому, что мы значительно доработали планирование отдела.
Процесс ретро
Кто проводит
Готовиться к ретроспективе мы начинаем за 3–4 недели. Среди организаторов обычно лиды кластеров, руководитель отдела и некоторые специалисты уровня Senior и выше. Ребята имеют опыт в проектировании командных сессий, фасилитации и модерации подгрупп, поэтому мы не привлекаем специалистов из группы организационного консалтинга.
Формат
У нас были разные форматы проведения ретро: полностью офлайн, гибридный и полностью онлайн. Что мы точно поняли, что гибридный формат для ретроспективы слишком рискованный вариант — вовлечение онлайна сильно ниже, офлайн-участники тратят время на устранение неполадок связи, настрой сбивается, тайминг «летит».
Из инструментов — традиционные Miro / FigJam и Толк.
Механики
Обычно мы не «мудрим» с механикам и выбираем простые активности. Например, работа над вопросами в механике «Я-мы-все».
Также мы используем полуфановые, включающие в работу, механики, которые необходимы после длительных перерывов в сессии или в начале работы. Например, группы могут погенерить ассоциации на заданную тему на фрейме и посоревноваться друг с другом в их количестве.
Обработка и фидбек
Самое важное в сессии ретро — действительно использовать результаты для принятия решений об изменениях в процессах и задачах команды. Поэтому мы явно проговариваем дальнейшие шаги и при планировании ссылаемся на конкретный фидбек с ретро.
Например, на прошедшем ретро были названы следующие проблемы планирования задач отдела:
— сложно подключаться к задаче отдела в процессе;
— нет декомпозиции, нет планирования ресурсов на задачу;
— нет сроков и дедлайнов;
— нет промежуточных синхронов, неизвестны статусы задач;
— не понятны общие приоритеты.
Ответом на эти сложности стал обновленный процесс планирования, про который рассказываем ниже.
Планирование
Планирование отдела — наша регулярная сессия, которая призвана сфокусировать специалистов на нескольких векторах развития UX-отдела в этом году.
Цели планирования
Наше планирование многоступенчатое и не ограничивается лишь командной сессией. Если охватить весь процесс, то его цель — выбрать направления работы отдела и декомпозировать их до конкретных задач и проектов.
Процесс планирования
В общем виде таймлайн работы отдела юзабилистов теперь выглядит так: в конце года подводим итоги, в начале года планируем вектора развития, в середине года смотрим на промежуточные итоги. В течение периода каждая рабочая группа планирует свою работу самостоятельно, в том числе проводит собственные синхроны.
Вроде бы все просто, но следить за своевременностью этапов и синхронизировать работу нескольких рабочих групп между собой не всегда получалось. Поэтому мы описали процесс, перенеся его из области «интуитивно понятно как жить», в область «теперь мы все живем так».
Мы уже говорили, что наше планирование состоит из нескольких шагов. Чтобы перейти к ним, нужно описать сущности нашего планирования.
Словарик
- Вектор отдела — верхнеуровневое направление развития функциональной зоны, которое базируется на потребностях самой функзоны, управления разработки и компании в целом.
- Цель отдела — результат декомпозиции вектора до понятной, достигаемой цели. У цели может не быть метрик (аля SMART), но должны быть описаны как минимум экспертные или качественные критерии достижения. Это ответ на вопрос «как мы поймем, что цель достигнута».
- Задача отдела — конкретная активность, проект, который имеет временные рамки, описанный образ результата и рабочую группу.
Этапы планирования
Кажется, что шагов много и они занимают много времени — зачем так усложнять? В первый раз без учета ретро у нас это заняло примерно месяц. На выходе мы получили понятный список задач, каждая задача имела под собой обоснование в виде верхнеуровневых целей отдела, управления разработки или Контура.
Также мы не стали стартовать по всем задачам сразу, а постарались равномерно распределить нагрузку отдела на ближайшие полгода до промежуточного синхрона.
Пара слов про организацию рабочих групп
Кроме планирования и подведения итогов важно построить процесс, при котором рабочие группы будут «бодро» идти по задаче и понимать свою зону ответственности.
Для операционной деятельности у нас есть доска задач и чатики в телеграме. А для старта мы описали пункты, на которые рабочие группы должны обратить внимание:
Группа прописывает образ результата для задачи:
— как поймем, что задача выполнена или что получим в результате;
— на что это влияет, какой профит принесет отделу.
Группа продумывает, какие нужны ресурсы:
— какие юзабилисты и с каким опытом нужны для задачи;
— в какой момент нужны дополнительные люди на подзадачи;
— какие роли вне UX-отдела нужны;
— какие доп. материалы, информация, обучения;
— нужны ли деньги.
Группа фиксирует этапы и таймлайн:
— валидирует предложенное на планировании;
— следит за сроками.
Группа обеспечивает прозрачность по задаче:
— оформляет и поддерживает карточку на доске отдела.
Группа после реализации или ранее думает про поддержку задачи:
— нужна ли поддержка и актуализация;
— какими силами это будет поддерживаться;
— насколько сложная будет поддержка и можно ли выбрать другую реализацию, чтобы ее упростить.
Для удобства работы задачи на доске отмечены тегами по векторам развития отдела. В этом году мы выбрали два вектора:
🚀 Продвижение UX-отдела Контура вовне
👀 Измеримость и повышение качества исследований.
По этой доске и артефактам проработки векторов и задач мы будем подводить итоги полугодия и года в 2023.
Эти процессы помогают нам прокачиваться в профессии и привносить новое в задачи своего продукта.
Если остались вопросы про наше планирование и ретро или хочется узнать еще о каких-то наших активностях — задавайте вопрос в нашем телеграм-канале «Сдоба»🥨
