Роль наставника: как провести стажировку комфортно для обеих сторон

Контур разрабатывает более 50 продуктов для бизнеса, соответственно, у нас много команд разработки. Многие команды на том этапе развития, когда им необходим выделенный ин-хаус исследователь. Сейчас у нас 25 исследователей в продуктовых командах и UX-лаборатория, которая помогает продуктам без исследователя.

Большинство юзабилистов мы растим сами, в основном набираем джунов. Некоторые новички имеют только теоретическую подготовку. Это обусловлено региональной спецификой — в Екатеринбурге не так много готовых специалистов с опытом работы. Требуется много вложений в нового сотрудника на старте.

Поэтому процесс адаптации новичков для нас всегда был приоритетным направлением в функциональной зоне.

В этой статье мы расскажем, как переосмыслили процесс наставничества, почему важно подходить к нему осознанно и что учесть, когда берешь стажёра.

иллюстрация Эмилия Городовых

Предпосылки изменений

Во-первых, потребности команд.

Мы, как отдел, развиваем культуру UX-исследований в компании, а значит всё больше продуктов хочет вкладываться в исследования пользователей и привлекать ин-хаус специалистов в свои команды. Потребность в исследователях в последнее время только растёт.

Во-вторых, желание юзабилистов.

Исследователи уровня мидла и выше хотят развивать смежные компетенции, в том числе скиллы наставничества. Это интересно, полезно и хорошо структурирует знания и навыки специалиста.

В-третьих, нехватка ресурсов лидов.

С ростом отдела исследователей ресурса лидов стало не хватать на покрытие всех стажёров. Кроме того, многие команды приглашают второго (или даже третьего) исследователя. В такой ситуации логично выступить наставником текущему исследователю из команды, даже если у него не было подобного опыта. Нужно было масштабировать опыт лидов.

Аудит

Новички-наставники постепенно начали брать себе стажёров. В какой-то момент мы осознали, что что-то идёт не так. Возникали неочевидные проблемы, было сложно применить теорию из открытых источников к тем кейсам, с которыми сталкивались наставники. Проблемы и вопросы, которые звучали на общих летучках, повторялись.

Тогда мы решили провести аудит процесса наставничества:

1. Изучили опыт начинающих наставников и их впечатления
2. Выделили проблемные места, сгруппировали сложности и вопросы

Группа 1. Подготовка к новой роли

• Как глубже погрузиться в роль наставника?
• Какую позицию занимает наставник?
• Как определить границы роли?
• Как сформулировать цели наставничества для себя?
• Как оценить требуемые ресурсы?
• Как согласовать загрузку с руководителем?

Группа 2. Подготовка к приходу стажёра

• Как сформулировать результат для себя, стажера и команды?
• Как взаимодействовать с командой, если ты за её пределами?
• Как разделить ответственность за адаптацию новичка в команде?
• Какую задачу дать — «учебную» или реальную?

Группа 3. Оценка стажёра

• Как разграничить свои скиллы и прогресс новичка?
• Как оценивать стажёра?
• Как разделить оценку с командой?
• Как остановиться и попрощаться?

После этого шага мы разработали инструменты, которые помогут отладить процесс наставничества, масштабировать экспертизу лидов и решать сложные кейсы.

Инструменты и практики

Памятка наставнику

В памятке мы отразили принципы и границы роли наставника:

• В чём заключается роль наставника
• Где проходят границы роли
• Какую позицию занимает наставник
• Как разделяют ответственность наставник и новичок

Памятка помогает сформировать видение роли наставника, ожидания от этой роли и подсказать, как к ней подготовиться.

Основные тезисы о роли наставника:

• Наставник — не учитель, он не обучает применению конкретного метода. Но помогает увидеть сложности, задает правильные вопросы, подталкивающие на поиск ответа.
• Наставник не делает задачу за новичка. Он может показать на примере выполнение какого-либо из этапов исследования, провести ревью, посоветовать, подключиться к решению сложных вопросов.
• Важно разделять зоны ответственности. Получить качественный результат по поставленной задаче, соблюдать сроки, найти ресурсы (например, получить выгрузку клиентов) — это зона ответственности новичка.

В памятке также есть чек-лист, как подготовиться к наставничеству:

• Сформулировать цели наставничества для себя
• Изучить теорию
• Познакомиться с новичком
• Запланировать ресурс
• Согласовать ожидания с руководителем, командой, стажёром
• Спланировать процесс и подготовить документы
• Подготовить задачу

План адаптации

То, как будет проходить стажировка, тоже важно продумать заранее. План адаптации — это не формальный бланк для кадров, а работающий инструмент. Мы собрали обратную связь от самих стажёров и поняли, что план нужно улучшать.

Теперь план адаптации включает в себя:

• Этапы стажировки с понятным описанием целей и образа результата
• Полезные материалы, которые помогут пройти каждый из этапов
• Ссылки и инструкции к нужным для работы сервисам, подсказки, как получить доступы
• Описание точек синхрона для обмена обратной связью между наставником, стажёром, руководителями и командой

Полезно на встречах со стажёром сверяться с планом адаптации, чтобы сразу видеть узкие места и не затягивать с решением проблем.

Матрица стажёра

Во многих компаниях есть отдельный грейд «Intern». В нашем варианте акцент в матрице стажёра делается на софт-скиллах:

• Мотивация
• Вовлеченность
• Ответственность
• Самостоятельность и так далее

Именно эти качества, на наш взгляд, отличают перспективного стажёра от того, с кем стоит попрощаться.

На каждое качество в матрице мы привели примеры проявления, чтобы было понятно, как оценить такие понятия, как вовлеченность и мотивация.

Полезно оценивать стажёра в динамике. Мы предложили проводить оценку несколько раз в течение испытательного срока: в начале (после собеседования), в середине (спустя 1–1,5 месяца) и в конце испытательного. Так, вы сможете проанализировать, есть ли прогресс, слышит ли новичок обратную связь и использует ли её в работе.

Если у вас будут понятные и прозрачные критерии оценки, то будет проще принять решение по стажёру, в том числе решение попрощаться. Самому новичку будут понятны ожидания команды и руководителей.

Профит изменений

В итоге мы стали лучше понимать, что входит в роль наставника, какие у нас ожидания, какая нужна подготовка и что важно учесть на старте.

Обкатка нового процесса — дело не быстрое. Через новые инструменты стажировки и наставничества прошли лишь несколько человек, поэтому уверенно говорить об успешности пока рано.

Но мы собрали обратную связь от наставников — ребята говорили, что стало понятнее, как подготовиться к наставничеству, выстроить границы этой роли, как оценить новичка. Стажёры положительно отзывались о подробном плане адаптации и описании инструментов для работы.

Применимость нашего опыта

Когда мы писали эту статью, то переживали, что есть определенная специфика в подготовке юзабилистов, и не всем будет полезен наш опыт и артефакты. Но наши опасения не подтвердились.

По мотивам доработок по процессу наставничества мы провели мастер-класс для аналитиков. Собрали проблемы, которые у них возникали в роли стажёра и в роли наставника. Оказалось, что проблемы повторяются, и наши инструменты способны полечить и их боли тоже.

Поэтому делимся инструментами с вами. Берите, изучайте, адаптируйте под свои процессы.

Организуйте процесс подготовки наставников, чтобы адаптация проходила комфортно и эффективно для обеих сторон. Будьте немного эгоистами — поймите, зачем именно вам быть наставником, какая у вас цель. Если вы осознанно подойдете к этому вопросу на старте, то будет гораздо проще найти время и силы на само наставничество.

Хороших стажировок 😉