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Definindo os pilares de DesignOps

Resultado do 3P Canvas preenchido pela primeira turma do curso DesignOps Strategy

Desde que publiquei o 3P Canvas em 2019 não havia escrito um artigo detalhando o processo de construção e o quanto essa ferramenta pode ser útil para estabelecer práticas de DesignOps. Então bora lá!

A primeira parte deste artigo será sobre a abordagem dos 3Ps. Já na segunda parte irei detalhar o processo de construção da definição dos pilares de DesignOps que você poderá tomar como exemplo para adaptar no seu contexto de desafios.

Ah detalhe… as características que irei mostrar aqui são uma perspectiva muito pessoal do que acredito sobre Ops, então a minha visão pode ser diferente da sua, e está tudo bem! Dependendo da sua realidade a abordagem será diferente, não existe uma ciência exata que funcione igual em todas as empresas 😉

1. A abordagem dos 3Ps

Meu contato na prática com DesignOps foi em 2017. Foi nessa época que comecei a pensar sobre os 3Ps: Pessoas, Processos e Prioridades.

Pessoalmente eu gosto de pensar em Ops como…

A prática de reduzir as ineficiências operacionais no dia a dia de design por meio de processos e melhoria contínua.

Quando falamos dos pilares de Ops a primeira referência que vem a mente é a do Dave Malouf: Pessoas, Processos, Governança e Ferramentas.

Mas como sempre gostei de não ficar preso a frameworks e conceitos, tentava pensar de outras maneiras e por isso acabei assumindo o 3Ps como abordagem padrão.

Mas nem tudo começou dessa forma, confesso que no começo era mais sobre pessoas, processos e ferramentas já que no meu entendimento a parte de governança poderia muito bem se encaixar dentro de processos. Porém aquela visão me parecia simples demais, daí comecei a assumir os 3Ps primeiramente como: Pessoas, Processos e Projetos.

Bom, até um certo momento estava funcionando bem dessa maneira. Mas eu sentia que estava faltando algo… cada vez que estudava, aplicava e me envolvia com o tema as possibilidades se expandiam. E foi aí que me deparei com a palestra do Brennan Hartich, onde ele mostrou o seguinte conceito:

Brennan Hartich — Communicating and Establishing DesignOps as a New Function
  • Design Manager | Pessoas
  • DesignOps | Processos
  • Design Director | Prioridades

🤯 Agora as peças estavam completas! Era o pilar de Prioridades que estava faltando no quebra-cabeça. Assim tornei o pilar de projetos em um dos artefatos dentro do pilar de prioridades e tudo se encaixou perfeitamente no que eu estava buscando.

Na época como líder de design, a peça que faltava era de fato o P de Prioridades pois o meu papel era: Cuidar das pessoas, manter, criar e melhorar os processos e garantir o alinhamento entre as prioridades da área juntamente com produto e o impacto de design nisso tudo. 🙌

O 3P Canvas

Certo, agora que os pilares estavam bem definidos precisava de uma ferramenta que me ajudasse a estruturar melhor essa abordagem, e foi aí que nasceu o canvas.

3Ps Canvas

A ideia da ferramenta nunca foi se prender apenas ao DesignOps. Na verdade poderia ser usada de várias formas, ser algo mais amplo para criar um big picture da área de design. E claro, não poderia deixar de ter um lugar para métricas (o espaço no centro do canvas é destinado para esse propósito).

🛠️ O canvas para setup de time

Esse é o modelo de uso que eu comentei de ser algo mais relacionado a criar um overview da estrutura de design. Se você acessar a página do canvas irá perceber que há algumas perguntas para guiar o preenchimento, sendo elas:

🤍 Pessoas

  • Como é nossa estrutura de trabalho?
  • Como os times estão distribuídos?
  • Temos estabelecido o desenvolvimento de carreiras?
  • Empoderamos as pessoas e desenvolvemos liderança?
  • Temos o ambiente de trabalho saudável para as pessoas?

⚙️ Processos

  • Quais são nossos processos existentes?
  • Quais precisamos definir?
  • Quais precisamos melhorar?
  • O workflow de trabalho funciona como deveria?

🎯 Prioridades

  • Como definimos e identificamos prioridades?
  • Quais são nossas prioridades como time?
  • A gestão das prioridades é eficaz?

🔮 Métricas (centro do canvas)

  • Como medimos sucesso?
  • Quais são os nossos indicadores/métricas de sucesso?

O objetivo aqui é refletir sobre cada pilar e tentar responder o máximo de reflexões possíveis para os assuntos relacionados a cada quadrante. E a partir disso gerar um big picture da área levando em consideração pessoas, processos e prioridades.

📃 O canvas para setup de projetos

Na época usava principalmente o canvas para essa função, depois de já ter um panorama da área seguindo o exemplo anterior, o setup de projetos funcionava da seguinte maneira:

🤍 Pessoas
Mapear as pessoas que vão tocar o projeto diretamente, o mão na massa.
Além disso mapear principais stakeholders desse projeto (aqui um stakeholder map é perfeito). Importante saber também tomadores de decisão, nesse caso possivelmente seria a pessoa PM ligada diretamente a essa iniciativa. Ou seja, ter o panorama sobre as pessoas que iriam se envolver, direta ou indiretamente. Bem como pessoas de outras áreas que pudessem ajudar com alguma informação, etc.

⚙️ Processos
A ideia aqui é mapear todos os processos que serão envolvidos nesse projeto, as vezes você pode ter essa resposta rápida ou não, e inclusive descobrir novos processos durante o andamento da iniciativa. Outro objetivo, que é o mais valioso na minha visão é a gestão de riscos. Você conhecendo a área fica mais simples de identificar gargalos durante a condução dos projetos, e são esses gargalos que você irá identificar aqui dentro desse quadrante de processos. Ou seja, a ideia é ter a visão sobre os processos que serão conduzidos, os que você acredita que podem dar algum problema e ficar de olho neles. E como mencionei anteriormente, no decorrer da iniciativa você irá perceber oportunidades de melhorias, por isso é importante mapear todas as possibilidades de processos envolvidos na demanda.

🎯 Prioridades
Toda iniciativa surge a partir de uma necessidade/problema e esse quadrante serve exatamente para mapear as expectativas desses projetos, as prioridades das entregas e o que é esperado como resultado. Não somente pra você como líder ter essas informações para poder acompanhar, mas também para o time ter clareza sobre o caminho que deve ser tomado.

🔮 Métricas
É simplesmente ter clareza das métricas envolvidas no projeto. Quais os ponteiros do negócio que serão mexidos com aquela iniciativa.

🚀 O Canvas para DesignOps

Pessoas | Processos | Prioridades

Sim o canvas para designops está em último lugar porque de fato o uso primário do 3Ps é criar o panorama da área. E com DesignOps em mente conseguimos fazer esse mapeamento pensando em design em escala.

E qual a diferença do uso do canvas aplicado ao designops? Depende 😝

O objetivo central é pensar em como escalar design e o preenchimento se dará com isso em mente. Então você já sabe que existem inúmeras possibilidades de acordo com cada contexto, desafio e empresas.

Mas vamos por partes, vou dividir em 3 perspectivas de uso do canvas para designops:

  1. DesignOps como cultura
    O preenchimento do canvas aqui está numa ótica de mapear todos os artefatos que vão envolver a prática de Ops mas que será distribuída entre toda a equipe.
  2. DesigOps como liderança de design
    Nessa abordagem o objetivo é mapear os artefatos que compõem a gestão da área de design, cobrindo todas as partes relevantes que se encaixam em cada quatrante. Naturalmente isso pode variar de empresa para empresa e nível de atuação da sua liderança. Tente preencher pensando numa evolução contínua.
  3. DesignOps como função
    Mapeamento da pessoa que estará liderando Ops. Aqui o preenchimento é focado nas atividades que essa pessoa e time irão desempenhar. Por exemplo, se a liderança de design já tenha preenchido o canvas, esse seria um bom momento de fazer a distribuição dessas tarefas que seriam relacionadas a Ops e delegar para a pessoa/time responsável. Inclusive pode haver dois canvas preenchidos, um da liderança de design e outro de DesignOps. Enfim, use da forma que funcione melhor para o seu desafio.

Um método não inviabiliza o outro, todos podem estar rodando juntos ou não. Eu por exemplo crio a visão como liderança e costumo usar em conjunto com a cultura distribuída. No momento adequado forma-se a visão como função, ou seja, uma ou várias pessoas tocando designops como cargo. Cada contexto pode exigir uma abordagem diferente, e está tudo bem.

2. Definindo os pilares de DesignOps

Processo para estabelecer os pilares de Ops

Agora que dei um contexto sobre o 3P Canvas, vou explicar melhor o racional das etapas para criar os artefatos para preencher o canvas. Encorajo você a fazer esse mesmo exercício para estabelecer os seus próprios pilares de Ops de acordo com o seu desafio. #ficadica

A pesquisa e a formatação dos pilares

A primeira etapa de descoberta foi um benchmark de referências sobre o tema, artigos, paletras e etc… e a partir daí ampliar as possibilidades, ou até mesmo reforçar o caminho que estava seguindo com a prática.

1. Descoberta: Conectando as referências

Para organizar as informações e agrupá-las com mais significado partimos para a etapa de entendimento, separando as atividades mapeadas no benchmark e conectando com cada categoria pesquisada. Nos tópicos que mais se repetiam acabei notando alguns padrões como: People, Team, Process, Project, Research, Impact, Design knowledge.

2. Entendimento: A primeira camada de categorias e suas respectivas responsabilidades

A “cereja do bolo” vai na etapa de definição que foi o momento para reflexão e definição de ideias sobre o tema. Nessa etapa, as coisas começaram a fazer mais sentido e ir para um caminho mais prático e que se aproximava com o meu entendimento sobre o Ops. Depois de várias conexões, possibilidades e reflexões acabei chegando nos pilares de segunda camada que uso até hoje: People & Team Operations, Process Improvement, Design Resources, ResearchOps, Design Impact e Project Workflow.

3. Definição: Desdobramento das categorias em pilares definitivos

Beleza, agora era so organizar e conectar com os 3Ps que seriam os pilares macros. E a etapa de ideação serviu para fazer essas conexões e também para revisar os artefatos de cada categoria e eventualmente reposicionar para o local que faria mais sentido.

4. Ideação: Conectando os pilares de segunda camada nos 3Ps

Agora sim, com a etapa final de protótipo bora aplicar tudo no canvas pra ver como fica. O pilar de PESSOAS assumiu as categorias de People Operations e Team Operations. PROCESSOS ficou com Process Improvement, Design Resources e Research Operations e por fim o pilar de PRIORIDADES assumiu Desing Impact e Projects Workflow. 🤩

E claro, no canvas também tem espaço para métricas, mas essa parte é muito pessoal, pois vai depender de como você vai preencher a ferramenta e decidir quais KPIs irá monitorar. De forma geral eu costumo acompanhar Saúde, Qualidade, Produtividade e Crescimento.

5. Protótipo final: Canvas com os artefatos de design em escala

Conclusão

Você deve ter notado que a ferramenta é flexível e é possível aplicar vários cenários. Apesar do canvas muitas vezes estar associado ao DesignOps, confesso que com o tempo os 3Ps se tornaram pra mim os pilares que acredito sobre liderança. Ao decorrer do artigo mencionei que o real propósito do canvas era criar um panorama da área e não se limitar apenas ao DesignOps.
Bom, hoje os pilares que eu sigo como liderança de design são Pessoas, Processos e Prioridades ❤️. Espero que esse artigo tenha ajudado você!

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