Facilitando o processo de diagnóstico do DesignOps
Realizar um diagnóstico de DesignOps é fundamental para identificar oportunidades de melhoria para garantir a qualidade e escala de design. Este artigo oferece um guia passo a passo para conduzir um diagnóstico eficaz de DesignOps.
Implementando DesignOps
Em uma das aulas do DesignOps Strategy eu apresento alguns passos para começar Ops do jeito certo, isso serve tanto pra quem está iniciando do zero ou para pessoas mais avançadas no processo refletirem se pularam alguma etapa.
- Diagnosticar os problemas
- Identificar as oportunidades
- Definir o escopo de atuação
A clareza do escopo de atividades é importantíssima para delimitar a sua atuação dentro da organização, pois isso vai impactar diretamente as decisões de priorização do passo 5. - Formalizar a disciplina
A etapa que muitos acabam pulando… Informar o seu escopo de atuação para o time e para as lideranças parece óbvio, mas deixar claro para todos vai te garantir muito mais “sanidade” durante o processo. - Plano de ação e priorização
Estamos falando de ROI né? Prepare-se pois priorizar e definir a estratégia de ação é o que fará você se destacar nessa área.
Eu simplifiquei a descrição de cada etapa pois nesse artigo eu quero focar em expandir as explicações do passo 1 e 2 que efetivamente estão associados ao processo de diagnóstico de DesignOps.
Diagnosticar os problemas
O diagnóstico é o processo de mapeamento das dores do time, e é realizado principalmente através de formulários e entrevistas. Sim, é simples assim. PORÉM as habilidade de quem atua com DesignOps se farão necessárias nesses pontos:
- Definir as pessoas que serão consultadas;
- Saber fazer as perguntas certas;
- Realizar workshops (opcional. pois vai depender da quantidade de pessoas, se for time pequeno na minha opinião prefiro que seja 1–1)
O processo de diagnóstico é a principal habilidade de profissionais de Ops. Vai chegar um momento que isso tem que ser feito de “olhos fechados”, ou seja, é o processo mais básico da atuação de Ops!
Mas que fique claro que ao citar básico, não me refiro a ser simples. Existem desafios, mas verdade seja dita: esse é o processo que está apenas no topo do iceberg de atuação em DesignOps.
Conduzindo o diagnóstico
Aqui estão algumas dicas para auxiliar na coleta de informações durante o processo de diagnóstico:
- Objetivos: Clarifique por que você está realizando o diagnóstico. É para melhorar a eficiência, a qualidade do design, a colaboração, etc.?
- Escopo: Determine quais áreas do DesignOps serão avaliadas, como ferramentas, processos, comunicação, etc. (Isso vai ajudar nos questionários de avaliação)
- Entrevistas e pesquisas: Converse com membros da equipe de design, gerentes de projeto, desenvolvedores e outros stakeholders para obter suas perspectivas e identificar pontos fortes e fracos nos processos atuais.
- Revisão de documentação: Examine a documentação existente, como guias de estilo, manuais de ferramentas e descrições de processos. Isso fornece uma visão detalhada das práticas estabelecidas.
- Observação direta: Observe as práticas diárias da equipe de design. A observação direta pode revelar problemas e ineficiências que não são facilmente identificados através de entrevistas e documentação.
- Fluxos de trabalho: Analise os fluxos de trabalho atuais, desde a concepção até a entrega final dos projetos. Identifique etapas que podem ser otimizadas ou eliminadas para melhorar a eficiência.
- Processos de revisão e aprovação: Avalie como são gerenciadas as revisões e aprovações de design. Processos de revisão ineficazes podem causar atrasos e retrabalhos desnecessários.
- Colaboração e comunicação: Revise os métodos de comunicação e colaboração entre as equipes. Ferramentas e práticas inadequadas podem dificultar a troca de informações e a colaboração.
Mas não acaba por aí, depois da coleta de insights é preciso identificar as oportunidades. E aqui entra outra habilidade de Ops que é a capacidade analítica, ou seja, a síntese desses dados que pode ser feito por agrupamento de itens por afinidade como por exemplo um conjunto de dores que estão relacionados a processos, pessoas e etc…
Identificar as oportunidades
Identificar as oportunidades a partir desse diagnóstico vai exigir de você uma capacidade de síntese avançada, e pra quem quer se profissionalizar em Ops essa habilidade é obrigatória.
Ao identificar e organizar esses insights, você terá uma visão clara das oportunidades de melhoria que podem ser implementadas. Esse processo permite que você aborde diretamente os problemas específicos do seu contexto. Aplicar DesignOps na organização sem passar por essa etapa preliminar não é eficaz. Portanto, seguir esse caminho seria uma boa decisão.
Conhecendo os problemas e identificando as oportunidades do seu contexto você consegue definir o seu escopo de atuação em Ops e trazer ROI para as suas atividades.
Esse exemplo demonstra de forma simples o processo de síntese das oportunidades. Mas você pode usar a sua criatividade e organizar da maneira que fique melhor pra dar manutenção e acompanhamento, mas em essência é isso que está na imagem.
Inclusive essa separação pode ser feita de acordo com os pilares de DesignOps que eventualmente você já tenha definido, agora se você não tem esses pilares está aí um bom insight dos que podem ser criados com base nas oportunidades. Mas isso é apenas uma dica, pois a criação dos pilares de Ops é mais complexa do que isso. No entanto, pode servir como um bom ponto de partida.
Implementação e acompanhamento
E para finalizar, deixo aqui outras dicas valiosas:
Plano de ação: Desenvolva um plano de ação com passos específicos, responsáveis e prazos. Um plano bem estruturado é essencial para garantir que as melhorias sejam implementadas de forma eficaz.
Medição do progresso: Estabeleça métricas e KPIs para medir o sucesso das melhorias implementadas. Monitorar o progresso ajuda a identificar se as mudanças estão produzindo os resultados desejados.
Revisões periódicas: Programe revisões periódicas para avaliar o progresso e fazer ajustes conforme necessário. Revisões regulares garantem que o processo de melhoria contínua seja mantido.
Ferramentas de priorização: A melhor ferramenta de priorização é você conhecer e dominar o contexto que atua e em conjunto com ferramentas como matriz de impacto/esforço e a GUT você terá mais do que suficiente para priorizar suas ações.
Conclusão
Realizar um diagnóstico completo de DesignOps pode levar tempo, mas é essencial para identificar oportunidades de melhoria e garantir que os processos de design sejam eficientes, eficazes e escaláveis.
Lembrando que diagnosticar, identificar oportunidades e priorizar com um plano de ação são passos que nunca acabam, fazem parte do dia a dia da melhoria contínua das operações de design.
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