Buenas prácticas para implementar en cualquier iniciativa de DesignOps

Hay una frase que uso mucho para explicar qué hacemos en la práctica de DesignOps: “diseñamos para los diseñadores”. Sin embargo, es importante aclarar que dentro de esos “diseñadores” encontramos no solo a quienes ejecutan directamente en los proyectos sino que también está incluída la capa de liderazgo como los managers, directores, leads, y todos aquellos que lideran la disciplina o parte del equipo. Entendiendo así que atendemos a todo el equipo de diseño en su conjunto, sus necesidades, pain points y oportunidades de mejora.

Con esto dicho, cada vez que como DesignOps proponemos una mejora en el equipo, sea esta pequeña con respecto a algo puntual o una transformación de todo un proceso, es importante tomar en cuenta a los diferentes actores dentro del equipo, sin dejar de lado a quienes están fuera de él, debido a los diferentes niveles de interacción de cada persona con aquella iniciativa. ¿A qué me refiero con esto? Pues es más facil explicarlo con un caso puntual.

Caso: Rediseño del reporte semanal

En mi equipo, desde hace unos meses, se venía trabajando en una mejora de un reporte semanal. A través de este los diseñadores reportan, valga la redundancia, el estatus de sus proyectos, comentan sobre alguna actualización que tuvieran, manifestan su estado de ánimo, entre otros inputs importantes para los líderes. Se pueden encontrar aquí dos actores claves: el diseñador, quien llena el reporte; y el líder del diseño, quien consume esta información para estar al tanto de alguna alerta en algún proyecto, saber si hay alguna actualización, etc.

La iniciativa a mejorar debía tomar en cuenta la experiencia para cada actor. Tanto que sea fácil de completar por los diseñadores como también sencillo de entender por los líderes, quienes necesitan analizar la gran cantidad de data generada por un equipo de más de 100 diseñadores todas las semanas. Cada experiencia era totalmente diferente, lo cual implicaba un reto muy interesante. Era necesario ponerse en los zapatos de los diseñadores, y también de los líderes de diseño, quienes no son expertos necesariamente en análisis de data, gestión de indicadores, etc.

Luego de varias semanas en prueba piloto con un grupo de diseñadores, se logró definir los campos del formulario para obtener el input más puntual posible sin generarle demasiado esfuerzo a ellos. En paralelo, se testeó las herramientas por las cuales se iba a recopilar toda la data teniendo en cuenta cuál sería la manera más eficiente para actualizar todo ese input semana a semana sin requerir de mucho tiempo y esfuerzo de parte de los DesignOps. Es decir, se buscaba poder automatizar lo más posible la visualización de la data para su futuro análisis, toma de decisiones y acciones a implementar.

Elección de herramienta

Terminamos por centralizar todo en Airtable. Una buena opción de cara a los diseñadores por tener un formulario con apariencia sencilla, con campos condicionados a ciertas respuestas, con fácil elección entre opciones, etc. Desde el punto de vista de los líderes de diseño se cuenta con opciones de vistas rápidas, con filtros para cada líder, con agrupaciones según mood de los diseñadores, entre otras.

Finalmente, luego de varias pruebas de cómo visualizar toda la data, la semana pasada empezamos a utilizar los dashboards que creé para los líderes de diseño los cuales contienen la data semanal que reporta el equipo en relación al status de sus proyectos y estados de ánimos.

Consejos para aplicar en cualquier iniciativa

En base a toda esta experiencia, les comparto a continuación algunas reflexiones, aprendizajes y buenas prácticas que he podido recopilar a lo largo del proceso, que creo que como DesignOps debemos tener muy en cuenta en cualquier iniciatica que saquemos adelante:

1️⃣ Vayamos al punto

Sabemos que todos los líderes están siempre ocupados, en medio de muchos temas, si queremos vender o proponer algo, debemos ser lo más concisos posible para no perder su atención y lograr explicar el valor de aquello que proponemos en el poco tiempo que suelen tener.

2️⃣ Construir sobre lo que ya existe para no empezar de cero

Me tocó involucrarme con esta iniciativa cuando estaba ya en progreso de mejora, es decir no estuve desde el inicio. Cuando hice la propuesta de utilizar el Airtable, tuve muy en cuenta que ya había un esfuerzo y tiempo previo invertido de varias personas. Es por ello que mi enfoque fue de construir sobre lo que se venía trabajando con otras herramientas y con mi propuesta sumar en vez de generar un retraso. Es importante que veamos cada iniciativa como un sistema y entendamos todos los stakeholders y acciones que realiza el equipo para conectar con ellos y construir sobre lo que se tiene.

3️⃣ Nunca darte por vencido

Cuando ingresamos a un equipo o nos incorporamos a una iniciativa que ya seguía un proceso, venimos con ideas frescas. Muchas veces son ideas que creemos pueden sumar e impactar positivamente en el equipo. Puede suceder que no damos visibilidad de esas ideas a las personas correctas, ya sea porque estas no las entienden o no sepan como canalizarlo a quien es necesario. Y pues eso fue lo que me pasó. Después de 6 meses volví a mencionar la propuesta que tenía con Airtable, la lógica detrás, el aporte que tendría y recién ahí me sentí escuchada. Muchas veces la clave es acudir a las personas correctas para poder accionar. No hay idea mala, creo que hay ideas mal canalizadas. No solo a través de personas sino que pueden estar mal contadas o “vendidas” y por ende no llegan a ver la luz.

4️⃣ Darle el uso correcto a los recursos que tenemos

“No se trata de la herramienta sino el uso que le has dado para las necesidades que tenemos”, palabras que me dijo mi director luego de finalizar mi propuesta del Dashboard. No importa que tan potente puede ser una herramienta o que usemos la más básica de todas, si escuchamos y entendemos cuál es la necesidad y dolor de mi audiencia podremos hacer mejores propuestas.

5️⃣ En la sencillez está el éxito

Para los líderes de diseño, como comenté arriba, su recurso escaso es el tiempo. En este caso, ellos eran los actores claves para accionar según el input recibido y tomar decisiones. Esto no lo lograrían si los Dashboards creados no fueran amigables, rápido de entender y fácil para encontrar alertas. Ponerme en los zapatos de ellos fue muy importante. El resultado fue una herramienta práctica y sencilla.

6️⃣ Transferencia de conocimiento

Luego de crear los Dashboards es necesario trasladar el conocimiento a los líderes para que ellos sean autónomos en su uso y no requieran apoyo de un DesignOps cada vez que quieran analizar la data. En este caso, preparé una sesión de capacitación en donde los líderes tendrían abierto su Airtable y me puedan seguir en el uso de la misma, de esta manera podían ir resolviendo dudas a medida que iban saliendo. Además, preparé un deck con capturas de pantalla de la herramienta con anotaciones de cuáles eran las secciones o funcionalidades que les servirían más para encontrar la información cada semana.

7️⃣ Nunca dejar de hacer mejoras

La tarea que les dejé a los líderes es que hagan uso extensivo de los Dashboards durante este mes y que en Mayo revisáramos el feedback que tenían sobre cada sección de los mismos. Esto me iba a ayudar a entender si algo no les servía, si necesitaban otra vista o filtro. De esta manera podía seguir construyendo una mejor visualización de la mano con ellos, quienes son los que finalmente le darían uso semanal.

8️⃣ Compartir con los otras disciplinas

Lo creado, compártelo con el resto de la organización. Probablemente área o disciplina está teniendo una necesidad similar a la mejora que has implementaso. O simplemente, puede ser la inspiración o referencia para otra iniciativa que ellos estén trabajando.

Si bien el caso de este post fue bastante puntual, el rediseño del reporte semanal, espero que todo el contexto de la iniciativa, el resumen de cómo fue el proceso y los aprendizaje obtenidos sirvan de referencia para quienes leen. Toda esta experiencia fue muy rica, por la co-creación que se tuvo con los actores claves, lo cual recomiento ampliamente para cualquier acción que se realice con DesignOps. Muy importante tener en cuenta para quién se diseña, la utilidad y el valor que aportará al equipo y que cualquier iniciativa que se desarrolle no es el producto final, sino que debería mantenerse vivo a través del tiempo según los cambios de las necesidades y el contexto del equipo.