Hacer crecer al equipo de UX
Descripciones de puesto de trabajo (JDs), matriz de competencias (Competency Matrix) y caminos profesionales (Career Paths)
Traducido del original.
🗺️ Un poco de contexto
Si has leído mis otros artículos, tendrás una idea de cómo está estructurado el equipo de UX de Yara Digital Ag Solutions, así como de los cambios que hemos sufrido en los últimos meses. Sino, aquí te lo resumo:
En los últimos años, nuestro equipo de UX ha crecido de 10 a 100 personas. Hemos pasado de ser 4 hubs que trabajaban de forma independiente a 10 hubs que trabajan como un equipo global. Gracias a ello, hemos tenido que reunir a equipos completamente dispersos y con distintas formas de trabajar; hemos creado nuevas disciplinas como ResearchOps y DesignOps; y hemos dibujado más oportunidades profesionales para nuestro equipo.
Uno de los proyectos que apoyan este crecimiento y que surgen desde el equipo de DesignOps es el de la definición de JDs (descripciones de puestos de trabajo), Competency Matrix (Matrix de competencias) y Career Paths (caminos profesionales). A medida que el equipo de UX va creciendo y se va especializando cada vez más, surge la necesidad de definir y estandarizar las JDs de cada función (investigación, contenido y diseño). Es importante entender dónde se sitúa cada función dentro del equipo global, las funciones que faltan por definir (si ese es el caso) y las expectativas que tenemos de cada una de las funciones.
Queríamos también aprovechar la oportunidad de dar al equipo de UX una mayor transparencia en lo que respecta a las oportunidades dentro del equipo y las posibles vías de crecimiento. Por ejemplo, si un diseñador quiere crecer hasta un nivel de Design Lead, es importante que sepa cuáles son las responsabilidades y los objetivos que debe alcanzar.
Los Competency Matrix y Career Paths ayudan a crear esta transparencia. No sólo es beneficioso para los miembros actuales del equipo, sino también para la gente que en el futuro se una a nuestro equipo.
Aunque las definiciones de Competency Matrix y Career Paths no son nuevas para equipos de UX de cierto tamaño y madurez, nuestro reto era hacerlas funcionar para el contexto de Yara, la estructura de la organización y las necesidades presentes y futuras del equipo.
A continuación, explicamos cómo elaboramos las JDs, Competency Matrix y Career Paths:
📋 Tarea 1: Optimiza los JDs
Tras revisar el historico de descripciones de puestos de trabajo (JDs) de los distintos hubs en Yara, definimos un primer borrador detallando el número de puestos/niveles de seniority que debería tener el equipo.
Acordamos que una JD debería tener estos elementos básicos:
- Definición de la función;
- Lista de responsabilidades;
- Lista de competencias y habilidades necesarias para el puesto.
El principal reto era que los JDs fueran lo más genéricos posible. Porque, aunque nuestro equipo opera a nivel global, es inevitable que surgan necesidades locales. Al dejarlo abierto a la personalización, nos aseguramos de que los JDs pudiera ajustarse a situaciones específicas.
⚙️ Tarea 2: Crear un Competency Matrix desde cero
En primer lugar, describimos todos los niveles de seniority, desde el más bajo.
Los niveles son: Intern/Trainee, Junior/Associate, Mid-level Designer, Senior Designer, Principal Designer, Design Program Manager, Lead Designer and Hub Lead.
En segundo lugar, describimos cada nivel de acuerdo a una serie de características generales que son comunes a todas las funciones de UX, incluyendo Diseño, Contenido e Investigación. Estas características definen: el alcance de cada nivel, su impacto en los procesos, cuánto tiene de leadership, si son asignados a un proyecto concreto o si trabajan en multiples productos, etc.
Mientras hicimos esto, los principales retos fueron:
- Definir las diferencias entre los distintos niveles de management (Principal Designer/Design Program Manager/Principal Lead Designer); y
- Definir el rol del Senior: En Yara, un senior tiene que estar 100% en el día a día del producto, pero puede que también tenga que liderar proyectos o guiar a miembros del equipo con menor seniority level.
🤷♀️ ¿Cuáles son las diferencias entre JDs y Competency Matrix?
Un Job Description es una descripción detallada de las habilidades hard y soft que alguien necesita para llevar a cargo su puesto de manera efectiva. También puede ser ajustada con respecto a las necesidades concretas del momento. Por ejemplo, si necesitamos a alguien que sea más fuerte en Visual Design que en Diseño de interacción, esta JD puede adaptarse.
Por otro lado, el Competency Matrix describe, a un nivel un poco más abstracto y elevado, cómo las habilidades de cada uno son puestas en práctica en el contexto de la organización. Por ejemplo, para ser un diseñador Senior se requiere un cierto nivel de leadership. La matriz ayuda a clarificar como aplicar estas habilidades dentro del equipo.
Otra diferencia entre uno y otro es que los JDs son especificos para cada funcion y el Competency Matrix es común para las tres funciones (diseño, contenido e investigación). Ambos fueron definidos a la vez, porque se complementan mutuamente.
👨👨👧 ¿Quién en el equipo debería usar el Competency Matrix?
- Line Managers: Para evaluar el rendimiento esperado del equipo a su cargo y para definir cómo crecer hacia un nuevo rol. El Competency Matrix se utiliza para orientar y establecer expectativas.
- Todos los miembros del equipo: Todos pueden acudir al Competency Matrix para entender las oportunidades profesionales disponibles en el equipo de UX, y para auto-evaluar sus habilidades.
- Hiring Managers: Para evaluar candidatos y definir JDs.
El Competency Matrix puede enriquecerse con los planes de aprendizaje y desarrollo de Yara. Estos planes sugieren itinerarios de aprendizaje, formaciones y cursos en línea, que los miembros del equipo pueden utilizar para crecer en su función actual, o prepararse para un puesto más alto o diferente. Por ejemplo, los futuros leads pueden asistir a cursos especializados o participar en un programa de mentoría que les ayudara a crecer sus habilidades de leadership.
🌱 Tarea 3: Documentar los Career Paths actuales
Por último, trabajamos en la definición de lo que es el “crecimiento” dentro de Yara, y los diferentes Career Paths que están abiertos dentro del equipo de UX.
En Yara, “crecimiento” no necesariamente se traduce en un ascenso. Ententemos por crecimiento el camino mediante el cual se adquieren nuevas habilidades, se prueban nuevos retos y se amplía el alcance del trabajo. Por supuesto, en muchos casos, esto se traducirá también en un ascenso a un puesto con mayor responsabilidad.
Definimos dos tipos de Career Paths: Técnico y Managerial.
El Career Path técnico está enfocado en mejorar los conocimientos técnicos. Los miembros del equipo que siguen este camino se especializan en un conjunto de hard skills y tienen responsabilidades de liderazgo limitadas.
El Career Path de manager, por otro lado, es para aquellos que están más inclinados a trabajar con las personas, ayudándoles a crecer en sus carreras, y asegurándose de que el equipo tiene todo lo que necesita para funcionar al 100%.
🧪 Conclusión
La definición de los JDs, Competency Matrix y Career Paths fue un ejercicio muy desafiante pero increíblemente útil, especialmente en este momento en el que nos encontramos.
Con una nueva estructura global y gente cambiando de puesto dentro del equipo, teníamos que asegurarnos de seguir ayudándoles a crecer.
Mediante este ejercicio, descubrimos nuestros puntos ciegos; proporcionamos más claridad a los miembros de nuestro equipo sobre su responsabilidad y potencial crecimiento; mejoramos la transparencia dentro de la organización y establecimos normas coherentes para todos nuestros equipos globales.
