Onboarding, primer contacto con la cultura del equipo
Dentro del journey del colaborador, el Onboarding es de las etapas más importantes ya que en ella el miembro nuevo empieza a vivir la cultura del equipo. Generarle una buena experiencia desde este momento es siempre clave. Esta etapa puede durar tanto tiempo como la empresa o el equipo lo defina, ya que algunos toman el Onboarding como solo el primer día de trabajo, sin embargo, otros lo consideramos como una etapa de mucha más duración.
Si bien esta etapa forma parte principal de las responsabilidades del área de Talento o RRHH, desde el equipo de diseño es un momento fundamental a tomar en cuenta. Como DesignOps tenemos mucho por hacer para ayudar que esa experiencia sea la mejor sobre todo porque parte de la cultura de diseño que se vive en el día a día puede aún no estar tan presente en la cultura general de toda la organización.
Este artículo tiene como finalidad compartir algunas buenas prácticas que he ido encontrando e incluso yo misma he ejecutado en los equipos en los que he formado parte en los últimos años. Si bien mi experiencia hasta ahora ha sido enfocada en equipos de diseño que se encuentran trabajando de forma remota, estoy segura de que lo compartido aquí podría aplicar para otro tipo de disciplinas o áreas e incluso para aquellos que ya se encuentra trabajando de forma presencial.
Cabe resaltar que esto no se trata de un checklist de acciones a tomar ya que todo dependerá de la realidad y naturaleza del equipo. Es importante también mencionar que este es un proceso vivo, que se va mejorando con el paso del tiempo empatizando con todos esos nuevos miembros que se van sumando, escuchando su feedback, mejorando el proceso, iterando y probando.
1. 👌Iniciar la relación previo al ingreso
No necesariamente se debe esperar a que sea el primer día de trabajo del nuevo miembro para tener ese primer contacto. Si nos ponemos a pensar cuando empezamos en un nuevo trabajo, queremos estar seguros de muchas cosas, como por ejemplo saber a qué hora tengo que estar presente, quién me recibirá, resolver algunas dudas si ya las tengo, entre muchas otras inquietudes generadas por la misma ansiedad de entrar a algo nuevo. Hoy en día este sentimiento podría ser aún mayor al estar todavía trabajando de forma remota.
Es así que, cuando estuve en el equipo de diseño de RIMAC Seguros, tenía la costumbre de enviar una semana antes un mensaje de pre-bienvenida. En este empezaba por presentarme, si es que era necesario ya que la mayoría ya habían tenido entrevista conmigo, y ponerme a disposición ante cualquier duda que tengan. Aprovechaba también en darle algunas indicaciones como cuándo le iba a llegar las invitaciones para al menos las reuniones del primer día y a qué hora iba a empezar la primera. Además, enviaba un formulario para solicitar datos personales básicos y conocer un poco más sobre sus gustos de comida, sus restaurantes favoritos, sus hobbies, solicitar fotos, datos curiosos, entre otros. Con toda esta información podíamos al menos saber si el día que ingresaba a trabajar era su cumpleaños para que no pase una fecha tan especial desapercibida.
Por otro lado, sabemos que hay toda una logística y coordinación por detrás para asegurarse de que todas las acciones de los primeros días de trabajo sucedan y se ejecuten. Para ello, armé un checklist de todas las cosas que tenía que hacer para cada ingreso y así no perder tiempo pensando que tal vez algo me podía haber faltado.
2. 🎁 Generar cercanía a través de detalles del equipo
Con toda la virtualidad en la que vivimos hoy en día, ya no nos es posible, por ejemplo, decorarle el sitio a alguien cuando es nuevo, como se hacía anteriormente. Por lo que toca ser un poco más creativos para poder hacernos presentes y sentir esa cercanía a pesar de tanta distancia. Para ello, he podido ir recopilando a través de LinkedIn varios ejemplos de kits de bienvenidas de varias empresas, las cuales me han encantado.
Estos kits suelen incluir material de oficina como termos, tazas, libretas, lapiceros. Un plus es que sean algunos de estos objetos personalizados, como la libreta de “Melanie”, un detalle muy bonito. Entre otras cosas un poco más novedosas, se consideran gorras, lanyards con incluso alcohol (porque COVID), pines, imanes, llaveros. En mi caso cuando entré a Huge me llegaron unos stickers hermosos relacionados a la cultura Colombiana, diseñados por diferentes personas del equipo.
Por otro lado, encontré otros kits con objetos más curiosos aún, como medias, guante de cocina, poleras/sueter. O cosas totalmente alineadas con el core del negocio como lo hizo Netflix, al enviar una mantita y un bowl para pop-corn, perfectos para un Netflix & Chill. O en el caso de Google, que envió al nuevo miembro esta gorra de “Noogler” que hasta en películas ha sido mencionado.
Y para las empresas y equipos que no tienen aún un kit de bienvenida como estos ejemplos, no hace falta enviar algo tan elaborado. Se puede aprovechar también los negocios que hay en Rappi, para enviar algún desayuno, café, postre, piqueo; o algún proveedor que arme cajitas personalizadas (en Perú les recomiendo a Khuska) e incluir cosas que a la persona le guste o algún detalle que sea referente al equipo.
3. 🎢 Tener claridad de lo que serán los primero días y meses
Cuando la persona llega al equipo, es clave darle claridad de cómo serán esos primeros días y meses. Aquí algunos de los puntos que he considerado como más importantes:
- Darle contexto sobre de qué tratarán, al menos, las primeras reuniones que tiene agendadas. Esto se puede hacer con un mail resumen de las sesiones o simplemente colocar bien el detalle en la descripción de cada reunión que encontrará en su Calendar.
- Mencionarle quiénes son las personas y contactos más importantes que le podrá apoyar con ciertos temas, así sabrá con quien acudir para temas específicos.
- Tener organizado quién le presenta qué información y cuándo. De esta manera se dosifica la información entre diferentes personas en distintos días.
- Marcar hitos en el proceso de qué cosas debe haber logrado o realizado en la primera semana y primeros meses.
- Saber quiénes y en qué momento se encargan de compartir herramientas o accesos a plataformas que se usan en la empresa.
4. 👋 Presentación con el equipo
En esta etapa, la persona empezará a conocer la empresa, su cultura, sus nuevos compañeros. Sin embargo, es igual de importante que el resto de colaboradores l@ conozcan a él/ella también. Para ello se pueden establecer ciertos rituales o costumbres de bienvenida. Les comparto tres ejemplos:
- CoE Digital Design @RIMAC: Con la ayuda de los datos compartidos en el Form de pre-bienvenida (mencionado en el punto 1) se acostumbra personalizar una imagen, a partir de una plantilla diseñada, con la foto y nombre del nuevo miembro, un dato curioso y su fecha de cumpleaños. Esta imagen se comparte en el chat con todo el equipo de diseño en donde suman sus comentarios de bienvenida. Esto ayuda a ponerle cara a la persona y relacionarla con los datos que se están compartiendo.
- Creative Team @Huge: Ademas de la bienvenida que se hace a la empresa, cuando se agrega a la persona al chat del equipo creativo en su 3er día aproximadamente, se le presente con todos y se le pide que comparta algunos fun facts para conocerle más. Suelen compartir unos 10 datos o historias de experiencias vividas y algunas personas incluso comparten fotos de viajes o, las preferidas, de sus mascotas. Esto ayuda a ahondar aún más sobre la persona que solo decir el nombre y rol que desempeñará.
- Otro ejemplo es este que encontré en donde en una imagen presentan a 2 personas nuevas, incluyendo datos como su referente, una tipografía que los representa, una palabra que les guste, su peli favorita, una obsesión. Es una manera muy divertida y diferente de compartir algo sobre ti.
Este tipo de acciones ayuda a humanizar a la persona y no sentirla tan lejana. Entender un poco más de sus motivaciones, intereses, background, ayuda a generar conexiones entre las personas.
5. 🗺 Darle contexto sobre el equipo de diseño
En una de las principales reuniones que tenga la persona debe estar la presentación sobre el equipo de diseño. De esta manera podrá entender a detalle quiénes lo conforman, cuál es la estructura, cómo se relacionan los valores de la empresa con la forma de trabajar, conocer algunos proyectos destacados, entender las herramientas que se usan, los canales de comunicación, el lugar donde puede encontrar plantillas, fuentes, entre otros.
La forma de contarlo puede variar según empresa. Lo más común es que se haga a través de un Deck, ya sea PPT, PDF o Keynote, guardado en alguna parte de la nube. Se puede también usar un Notion, que ayuda a compartir siempre lo último actualizado y asegurarse de que la persona tenga todo a la mano. Por otro lado, encontré este ejemplo del equipo de BBC UX&D en donde hacen una pequeña introducción a través de un vídeo de 3min, lo cual ayuda a sintetizar mucha información y captar más la atención a través de un formato más dinámico.
6. 📚 Darle contexto sobre el proyecto en el que formará parte
Este punto podría ser separado en una sección aparte del Onboarding al equipo ya que es un conjunto de información, probablemente bastante complejo, con mucho detalle, pero que de todas maneras debe ser tomado en cuenta dentro del journey que se mapea.
En esta etapa se deben setear bien las expectativas de lo que se espera de la persona dentro del proyecto, de qué manera puede aportar y complementar conocimientos con los otros perfiles que hay, quiénes conforman al equipo, qué roles hay, en qué etapa del proyecto se encuentra, dónde puede ubicar la documentación más importante, cuáles han sido los hitos alcanzados (en caso el proyecto ya se esté avanzando), entre muchos otros.
En el caso de que la persona, cuando ingresa al equipo, aún no tiene un proyecto asignado, se debe ser transparentes con este detalle. Para ello, se le puede explicar cuál es el proceso de alocación y asignación de proyectos, lo cual ayudará a disminuir un poco la ansiedad que podría sentir al no tener un panorama claro de trabajo. Adicionalmente, se le puede brindar a recursos, como capacitaciones o cursos, con los que podría hacer útil su tiempo o mostrarle algunas iniciativas internas que se estén avanzando para que pueda colaborar con ellas.
7. 📦 Disponibilizar de forma ordenada toda la documentación
Entre tantas reuniones en las que el nuevo miembro participará, conocerá en cada una a personas diferentes. Toda esta avalancha de contenido no será posible digerirlo en esas reuniones de, seguramente, 1 hora. Por lo que es clave tener un único lugar que tenga como finalidad ser el repositorio único y actualizado de toda la información que va recibiendo.
No es suficiente con que cada facilitador le comparta el link a la presentación a través de un mail luego de la sesión. Cuando somos nuevos y recibimos input de tantas fuentes, podemos abrumarnos entre tanta información y tener dificultades para empezar a ordenarnos. Lo ideal sería ya tener listo alguna carpeta en el Drive, un Notion con las presentaciones, o alguna herramienta que haya sido ordenada por la empresa o el equipo para disponibilizarle todo y así evitar cualquier confusión.
8. 🤝 Definir un “buddy”
Un “buddy” en este contexto sería una persona que pueda acompañar al nuevo miembro y darle, por ejemplo, tips y sugerencias con respecto a la integración al equipo. Puede ser incluso un programa que se establezca de forma oficial, buscar personas interesadas en participar y que vayan rotando entre varios miembros para así no sobrecargar a uno solo. Algunas de las características que se podrían tomar en cuenta en una persona para desempeñar este rol podría ser:
- Alguien que tenga al menos 6 meses en la empresa, para que ya se haya empapado de la cultura, sepa quiénes son los contactos claves
- Una persona con personalidad sociable, extrovertida, con facilidad para generar conversaciones, respetuoso, amigable, y así sea un poco más facil la interacción entre ambos
- Intentar elegir a quienes no están con demasiada carga laboral
9. 👂 Realizar checks de vez en cuando y pedir feedback
Y por último pero no menos importante, como mencioné al inicio, esta etapa dentro del journey del colaborador no se trata de algo estático. Tener una escucha activa, con una frecuencia establecida, y buscar obtener feedback puede ayudar a impactar en dos frentes:
- Ser conscientes de qué se puede mejorar en el proceso que ha vivido en estos meses en el equipo. El objetivo de recibir esta información es ser capaces de transformarla en mejoras para implementarlas para futuros ingresos.
- Entender cómo se siente la persona, cómo se ha ido acoplando a la cultura, estar al tanto de si necesita de apoyo, saber si siente que está aprendiendo, si se siente retado, si está teniendo un buen equilibrio entre trabajo y vida persona, entre muchos otros puntos.
Es importante tomar en cuenta que el proceso de Onboarding variará según el perfil que ingresa. La experiencia no será igual si está ingresando un Intern/Practicante o si se trata un Gerente/Director Creativo. Si bien se puede tener una base como estándar, habrán reuniones en las que algunos perfiles participarán y otro no. Además de la variación en la tonalidad de los mensajes, ya que la expectativa que se tiene de contar con esta persona en el equipo variará también según el rol y el seniority.
El Onboarding es la mejor oportunidad para dar esa buena impresión, alinear expectativas entre ambos lados, generar conexiones e involucrar a la persona a la nueva cultura a la que se está uniendo. Es una de mis etapas favoritas, en las que creo que siempre habrán espacios de mejora.
