Soy nuev@ en la empresa como DesignOps, ¿por dónde debo empezar?

Entrar a una empresa es todo un proceso por todo lo que se tiene que conocer a nivel estructural, cultural y de equipo, más aún si esto se da mientras seguimos trabajando remoto. Asumir un rol de DesignOps implica un entendimiento mucho más profundo debido al tipo de apoyo que se le brinda a todos los integrantes del equipo de diseño, todo un reto!

He tenido la oportunidad de estar en dos escenarios diferentes siendo DesignOps. Cuando ingresé a RIMAC en el 2020, fui la primera persona que iba asumir el rol en la empresa, me tocó sentar las bases para que el valor de la práctica sea percibido por todos. Por otro lado, cuando empecé en Huge este año, ya la práctica estaba en el equipo, por lo que el rol ya estaba “vendido” pero de todas maneras tocaba seguir empujando el “carro” para seguir generando impacto en los diferentes pilares: People, Process y Craft.

Hace un par de semanas asistí al Summit de DesignOps realizado por Rosenfeld Media, en donde hubo dos presentaciones que justo tocaron este tema de cómo empezar como DesignOps en una empresa, mencionaron consejos que vale la pena compartirlos, que estoy segura serán muy útiles sobre todo para quienes están recién empezando con la práctica.

Los primeros 5 consejos que les comparto a continuación fueron presentados por Amy Gawrosnski, Head de DesignOps de SAP:

1. Entender la causa raíz: Preguntar porqué finalmente formas parte del equipo, porqué te trajeron como DesignOps, cómo es que los líderes lograron ver el valor de la operación en diseño. Esto ayudará a entender mucho mejor de qué forma se puede aportar mayor valor, setear expectativas desde el inicio y encontrar así mejores soluciones.
2. Establecer límites y respetarlos: Lo cual puede aplicar cuando se tiene un equipo de DesignOps o cuando logras conseguir apoyo de voluntarios entre el equipo de diseño para ejecutar iniciativas. Es importante establecer roles y responsabilidades para saber quién hace qué y así no cruzarse o hacer re-trabajos por falta del comunicación.
3. Haz muchos amigos: Algo que me ha tocado las dos últimas experiencias que he tenido. Tener 1:1 con cada persona del equipo es muy valioso para construir lazos de confianza y entender necesidades o gaps no cubiertos. Por otro lado, conocer también a stakeholders fuera del equipo para encontrar aliados o saber a quién buscar para temas específicos que forman parte de nuestro apoyo como DesignOps.
4. Encuentra los gaps y cúbrelos: Alineado con lo anterior, tener una escucha activa con todos permite tener de primera mano las necesidades y no solo guiarte de lo que los Leads puedan comentarte. Mientras más personas mencionen un mismo tema, será más urgente solucionarlo. Esto ayudará con las prioridades.
5. Siéntete cómodo con el “no sé”: Recuerda que no eres el que sabe todo, y mucho menos si acabas de entrar al equipo. Me ha tocado escuchar muchas dudas o preguntas de los miembros en estas últimas semanas, sin embargo, me ha servido mucho ser transparente con ellos y decirles “ahora no tengo la respuesta, pero juntos podemos buscarla”. El que ellos sepan que me pondré activamente a buscarlo, vale más que darles una respuesta incorrecta y desinformarlos.

A que fueron súper buenos estos consejos! Pues no son los únicos, estos se complementan muy bien con los siguientes, compartidos por Michelle Chin, Principal DesignOps Manager de Citrix:

1. Establecer responsabilidades en la toma de decisiones: Muchas iniciativas de DesignOps son transversales para todo el equipo, por lo que podrían estar involucrados en las decisiones otros perfiles como Directores Creativos, Líderes, Design Managers, Heads de disciplina, etc. Es importantes saber explícitamente desde el inicio quiénes van a colaborar, dar feedback y dar la ultima palabra de aprobación.
2. Comunicar todo en exceso: Los miembros tienen diferentes entendimiento de qué hace un DesignOps, vale la pena compartir, en diferentes formatos, las iniciativas que se van avanzando y culminando para que todos entiendan el valor que se va generando y la forma cómo se les apoya en los distintos niveles que hay en el equipo. Esto ayudará a generar más confianza en el rol.
3. Empezar pequeño, luego escalar: Las iniciativas pueden empezar como pilotos, probando con una parte del equipo o en un proyecto. Esto ayudará a tener flexibilidad, poder equivocarse, obtener feedback, encontrar respuestas mientras se avanza y luego poder escalarlo a todo el equipo si la iniciativa lo amerita.
4. Crea un backlog: Así se podrá priorizar, dar visibilidad de qué se va trabajando, tener seguimiento de los avances y tener claridad del norte de DesingOps según las necesidades encontradas en el equipo.
5. Crea plantillas: Es clave encontrar todo aquello que puede ser reutilizable por el equipo como diagramas, flujogramas, formatos de notas de reuniones, presentaciones, checklist, frameworks… encontrar para ello un estándar, transformarlo en plantilla y poder compartirlo con el equipo para beneficiarles en tiempos y esfuerzo al reusarlo. Muy importante tener todo esto en un lugar de fácil acceso para todos para evitar de que usen algo desactualizado o evitar que no encuentren rápidamente dónde está guardado.

Algunos de estos consejos he podido aplicarlos en las experiencias que te tenido. Aportan un valor diferencial en poder hacer nuestro trabajo. Entrar a una equipo que necesita de DesignOps puede ser muy abrumador por todo lo que se debe hacer y todo lo que se va encontrando en el camino. Por ello, es importante empezar ordenándonos nosotros mismo, según el estilo que cada uno tenga, y tener un tipo de ruta a seguir. De lo contrario, el camino para ayudar al equipo podría ser aún más largo.

Referencia utilizada:

Home - DesignOps Summit 2021