Design Spectrum의 행사 준비하기 #1

안녕하세요.
Design Spectrum(이하 디자인 스펙트럼)의 오남경입니다.

디자인 스펙트럼은 IT분야에 있는 디자이너 분들을 위한 커뮤니티로 지난 2월부터 함께 이야기 할 수 있는 주제로 매달 정기적인 이벤트를 진행했습니다.

많은 분들의 관심으로 최근 4월 행사도 무사히 성공적으로 마칠 수 있었습니다.

특히 이번 4월에는 22일의 정기 오프라인 이벤트 말고도, 15일에는 샌프란시스코와 연결하여 페차쿠챠 온라인 스트리밍 밋업을, 그리고 정기 이벤트보다도 중요하고 규모가 컸던 28일 오프라인 행사 등 비정기 오프라인 행사가 두 차례가 있었습니다. 그로인해 디자인 스펙트럼의 매니저들이 겪었던 멘붕의 순간과 어떻게 문제를 해결하고 앞으로 어떤 방식으로 점검 할 것인지에 대해서도 짚어 볼 수 있었습니다.

앞으로도 더 나은, 더 좋은 행사로 찾아 뵙기 위해, 지금까지 진행했던 총 5회의 오프라인 이벤트에 대한 행사 절차와 회고를 작성하고자 합니다.

주제정하기

디자인 스펙트럼의 행사 주제는 주로 매니저 5명 모두가 함께 아이디어를 제안합니다. 매니저 5명 모두 스펙트럼이 만들어지기 이전부터 생각했던 다양하고 재밌는 아이디어들이 많았습니다(프로 행사 매니저들). 디자인 스펙트럼에는 이미 디자인에 관련해 각기 다른 주제로 행사를 진행했던 분들이 있었기에 어떤 주제를 피해야 할지, 어떤 주제를 어느 시기에 해야 할지 스케쥴 할 수 있다는 아주 큰 장점이 있었습니다.

가끔 수다를 떨다가도 “이런 것도 재밌을 것 같아요.” 하며 새로운 아이디어가 나오면(직업병), 놓치지 않고 ‘에버노트 아이디어 리스트’에 아이디어와 제공자로 추가 됩니다. 주제에 관한 것 뿐만 아니라 이벤트에 관한 전반적인 아이디어가 모두 기록됩니다. 이때 중요한 것은 어떤 사소한 아이디어라도 버리지 않는 겁니다. 이는 이후에 행사 준비 및 주제를 정해야 할 때 [아이디어+a]와 같이 살이 붙어 도움을 줍니다.

행사장 선정

(행사일로부터 최소 30일 전)

주제가 정해지면 그에 맞는 프로그램을 고민합니다.

연사 중심의 스피킹 및 패널 토크
참석자 중심의 네트워킹 토크
브레이킹 타임

그에 맞춰 연사분들 초청을 준비하고 ‘참석자 인원’을 정합니다. 총 인원 모집 수는 프로그램에 따라 변동될 수 있습니다. 예를들면, 네트워킹 토크가 중심이 될 때에는 보다 의미있고 책임감있는 행사를 위하여 참석 인원수를 약 50명~70명으로 제한합니다. (더 많은 분들과 함께 뜻 깊은 네트워킹을 할 수 있도록 솔루션을 생각 중입니다.)

그리고 참석자 인원에 맞춰 행사장을 고릅니다. 행사장 선정 시 중요한 몇 가지가 있습니다.

  1. 발표 할 수 있는 공간 및 기계 설치가 잘 되어 있는가?
  2. 프로그램에 맞춰 인원이 넉넉히 들을 수 있는가?
  3. 프로그램과 잘 어울리는 장소인가?
  4. 교통은 편한가?
  5. 스태프가 행사장 예약 시 유리한 곳인가?
  6. 대여비가 발생하는가?

위의 사항을 고려 했을 때 디자인 스펙트럼 팀이 선정한 곳은 —

  • 을지로 - WeWork
  • 강남 - D2 스타트업 팩토리
  • 삼성 - Google Campus

행사장은 다른 행사와 겹치면 예약이 힘들기 때문에, 행사 준비의 가장 중요한 절차 중 하나입니다. 행사장에 따라 의자, 테이블, 화장실 위치 공지, 와이파이 공지 등 준비해야 하는 것이 많기에 더 중요합니다. 많은 분들이 편하게 즐기고 가실 수 있도록 좋은 곳을 항상 탐색 중입니다.

행사 사전 준비 #1

(행사일로부터 최소 2주~3주 전)

행사장이 선정되면, 프로그램에 맞춰 행사 포스터네임택을 디자인 합니다. 이 두가지는 매니저들이 돌아가며 제작을 합니다.

맨 처음 행사 네임택에는 행사의 Time Table을 다 넣고 참석자 분들의 이름을 스스로 적도록 했었는데, 이게 오히려 가독성을 떨어뜨리고 이후 참석 여부를 확인하는데에 혼란을 가증 시킨다는 것을 알게 되었습니다. 그 뒤로는네임택에 Time Table을 없애고, 참석자분들의 이름을 크게 적는 것으로 수정되었습니다. 행사에 불참하신 분들의 네임택 수가 그날 행사의 불참 수가 되고, 이는 이후 참석자분에 한해 보내는 설문조사 메일을 보낼 때 그리고 행사 때 마다 참석율을 기록할 때 도움이 됩니다.

오프라인 행사를 장식할 여러 굿즈들을 준비합니다. 굿즈마다 제작 최소 수량제작 기간이 다르기 때문에, 제작해야 하는 시기가 다 다를 수 있음에 유의하며 준비합니다. 예를 들면 뱃지는 제작 기간이 최소 7일 ~ 최대 14일+ 정도이기 때문에 제작 업체와 미리미리 이야기를 해두는 것이 좋습니다.

* 수량에 따라 제작 기간이 다름
스티커 : 최소 3일 ~ 7일
뱃지 :최소 7일 ~ 14일+
머그컵 : 7일 ~
티셔츠: 4일

행사 시간과 참석비에 따라 식/음료를 준비 해야 할 때도 있습니다. 식/음료를 준비 할 때에는 행사장에서 음식을 먹을 수 있는지 확인하고, 미리 공지를 해야합니다. 또 동시에 행사장에서 발생하게 될 쓰레기(재활용/일반/음식물)를 어떻게 처리 하는지를 미리 알아 두는 것이 좋습니다.

여기까지 스펙트럼이 행사를 준비 할 때 어떻게 시작하는지를 알아 보았는데요. 이 다음글(Design Spectrum의 행사 준비하는 방법 #2)에는 정확하고 확실하게 준비해야 하는 이벤트 공지 / 등록 준비 / 참석비 안내 / 입금 확인 / 불참 사전 조사 / 웨이팅 리스트 관리와 행사에 쓸 꿀팁 아이템 소개, 행사가 끝나고 마무리로 무엇을 하는지에 대해서 알아보려 합니다.

앞으로 더 나은 오프라인 행사로 찾아 뵙겠습니다.

감사합니다.

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