La technique Pomodoro

Devenez maître de votre temps.

Certaines journées défilent et laissent en bouche un goût d’inachevé. Sept heures de travail viennent de passer et entre les appels de clients, les questions des collaborateurs, le petit détour quasi obligatoire par Facebook ou autres, j’ai l’impression de n’avoir rien accompli.

Ça vous parle ? A dire vrai, ça parle à la plupart d’entre nous puisque l’Homme est un lifophile acharné. Que l’on soit de nature chevronnée ou distraite, nous avons tous de formidables capacités de concentration. Concentration que nous gâchons souvent en papillonant, en multipliant de longues et éreintantes sessions de travail ininterrompues, … Quand nous ne nous sabotons pas nous-mêmes, nous pouvons toujours compter sur un élément extérieur pour le faire à notre place. La gestion des interruptions pourrait faire l’objet d’un autre article mais laissez-moi vous parler d’une méthode pour enchaîner de mini sprints ultra efficaces, une solution qui ne nécessite aucun aménagement de conditions de travail, la technique inventée par Francesco Cirillo et qui tient son nom d’un minuteur de cuisine en forme de tomate : la méthode Pomodoro.

Qu’est-ce que c’est ?

Pour faire simple, l’idée est de morceler sa journée en brèves sessions de travail entrecoupées de courtes pauses.
A quoi bon ?
25 minutes, c’est le temps moyen qu’une personne peut rester concentrée sans discontinuer et de façon optimale. Un temps qui vous surprend sans doute par sa brièveté, mais c’est un fait, nous sommes tous logés à la même enseigne : 25 minutes environ, à une vache près.

Comment ça marche ?
La méthode Pomodoro consiste à tirer parti de cette concentration intense en découpant vos tâches de la journée en mini projets de 25 minutes (les fameux pomodorii) . Impossible me direz-vous ? Certes les premiers découpages sont ardus mais songez à ce que vous allez apprendre sur vous, sur votre façon de jauger votre travail, au plaisir de voir vos objectifs se réaliser au fur et à mesure de la journée, imaginez comme un projet devient plus simple lorsqu’il est divisé en micro-tâches : est-il plus envisageable de déplacer une montagne d’un bloc, ou d’y aller rocher par rocher ? Le premier objectif de votre journée est donc de découper votre travail du jour en tâches réalisable en 25 minutes. Attention, si vous êtes interrompus au cours d'une session ou que vous ne l’avez pas terminé au moment où le timer sonne, votre Pomodoro sera considéré comme nul au moment du bilan. On déconne pas chez les Cirillo.

Pour que votre énergie ne s’épuise pas en milieu de journée, il est important d’intercaler des micro-pauses de 5 minutes entre vos sessions de dur labeur, l’occasion de s’étirer, de se promener, d’aller saluer un collègue… Bref de faire quelque chose qui vous aère l’esprit. Toutes les quatre itérations, votre pause passe à un quart d’heure : un café, une partie de pet rescue saga et vous serez d’attaque pour reprendre les choses sérieuses.

Et c’est presque tout !
Un peu plus tôt , je parlais d’un bilan. Et c’est ainsi que doit se terminer votre journée : faire le point sur le nombre de Pomodorii complétés (souvenez-vous que si vous avez dû accomplir une autre tâche ou que le temps était dépassé avant l’accomplissement de l’objectif, la session est considérée comme nulle).

Si les premiers jours ne comptent qu’un ou deux Pomodorii complétés (et encore !), ne vous démotivez pas, c’est tout à fait normal, vous avez le mérite d’avoir été honnête avec vous-même. Ce qui est important dans ce bilan, c’est de comprendre ce qui s’est mal passé : mauvais découpage des tâches, mauvaise gestion des interruptions,… C’est précisément cette analyse qui va vous faire progresser très vite. Bientôt vous compterez les tâches complétées par dizaine, votre environnement vous trouvera plus efficace, vous gagnerez en confiance et surtout, parce que c’est le principal à mes yeux, vous vous sentirez beaucoup plus à l’aise quand on vous demandera de chiffrer votre travail ou d’accomplir une liste de tâches longue comme le bras.

Quels outils ?

Vous m’avez suivi jusque là et vous vous demandez comment mettre tout ça en place ? Voici une liste des outils que j’ai testé et qui pourrait s’avérer utiles (J’utilise principalement le navigateur chrome aussi la plupart des extensions sont consacrées à ce dernier mais nulle doute que des équivalents existent pour votre butineur favori.) :

• Papier/crayon : et oui, à l’heure du tout internet, on les oublie souvent ces deux là, mais ce sont quand même les deux outils les plus polyvalents qui soient (pour l’écologie c’est une autre histoire par contre).
• Tomatoïst: Cette application web remplace parfaitement un minuteur de cuisine. Au niveau interaction : l’intitulé de l’onglet vous indique le temps restant et un signal sonore vous avertit que la phase en court est terminée. Pas de pause possible (ce qui correspond bien à la méthode) et une liste des sessions effectuées sur la journée. Aussi géniale soit elle, cette application ne gère pas liste de tâches et il vous faudra vous tourner vers des solutions complémentaires pour dresser la planification et le bilan de votre journée.
• Chromodoro : Cette extension est un peu plus complète que Tomatoïst puisque vous pouvez régler les durées de travail et de pause. Autre paramètre important : les sessions s’enchaînent sans intervention de votre part : un bon point si on respecte la méthode à la lettre mais qui peut vite s’avérer trop militaire pour certains. Vous pouvez donner un titre à chaque session qui démarre. Votre bilan en sera grandement simplifié.
• Google Task ou Google Keep : Ces applications vous permettent de créer des listes de tâches groupées (par ex: Aujourd’hui, à faire bientôt, à faire un jour, …) pour vous simplifier le travail de planification. En soi, ce n’est pas directement lié à la technique Pomodoro, mais ce sont d’excellents outils pour palier le manque de planning de la plupart des extensions de minuteur. Dans le même genre, on pourrait citer Any.do, Wunderlist ou Evernote.
• Du côté des solutions payantes, il peut être intéressant d’aller voir du côté de Toggl qui, si la gestion du temps se fait par chronomètre plutôt que par minuteur, a le mérite de potentiellement traiter l’ensemble du problème. Vous avez un mois gratuit pour tester si l’outil vous convient, l’abonnement étant ensuite de 5 euros. À vous de déterminer si ça vaut le coup ou non, mais la disponibilité de l’outil sur plusieurs supports (PC, Mac, mobiles, …) et l’intégration à différents outils de travail (Github, Gmail, Asana, …) en font un réel atout à mes yeux.

Comme vous pouvez le voir, il n’y a pas de solution miracle. Chacun de nous a des besoins différents et il est important de tenir compte de vos préférences dans ce choix. Si une solution ne vous plaît qu’à moitié, changez en, l’important est de trouver LA solution qui vous correspond, quitte à en revenir à nos bons vieux papiers et crayons.

L’heure du bilan

Si j’ai pu donner l’impression que cette méthode était à la limite du camp militaire et qu’il fallait faire preuve d’une autodiscipline exemplaire pour y arriver, c’est que je ne me suis pas tant éloigné de la réalité. Du moins, il s’agit de la première étape. Je m’explique : les premiers temps, compléter un Pomodoro sans être interrompu peut s’avérer plus qu’ardu et les premiers bilans vous sembleront bien déprimant. Si je m’arrêtais là et que je vous disais de persévérer, j’en perdrais sans doute plus de 50% dans les deux jours suivants. Non, ce qui compte ici c’est de comprendre la méthode, de comprendre ses enjeux et de l’adapter à vos besoins.

En période de travail intensif, j’applique la méthode quasiment à la lettre et le découpage de ma journée en micro tâches précises m’apporte un confort indéniable. Dans ce genre de journée, barrer des tâches accomplies au fur et à mesure de la journée donne également l’impression d’avancer. Quand mes journées sont plus tranquilles, je me permets quelques écarts — une fois bien rodés, vous pourrez même sauter l’analyse. Le monde regorge de techniques, de méthodologies, de conseils. Si je ne devais en donner qu’un, il serait de consulter ces bonnes pratiques, de les apprendre puis de les déstructurer complètement pour les remanier à votre sauce. Ainsi, elles deviendront un confort plus qu’une contrainte.

Que l’expérience Pomodoro vous ait plu ou non, il est important de partager vos impressions positives comme négatives. Je vous invite à le faire auprès de votre entourage mais aussi, pourquoi pas, dans le fil de commentaires de l’article. Personnellement, je suis conquis, mais vous, qu’en pensez-vous ?