มาใช้และรู้จัก Notion กัน : Productivity Software ที่กลายมาเป็น Intranet ของ RentSpree

Notion คืออะไร

เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมือใหม่ล่าสุดของ RentSpree ที่ทำให้พนักงานงงๆ อยู่หลายตลบ แต่วันนี้เราจะมาไขข้อสงสัยของใครหลายๆ คนว่าเจ้า Notion เนี่ยมันคืออะไร

Notion จริงๆ มันก็คือซอฟต์แวร์ตัวหนึ่งที่ช่วยให้จัดการชีวิตส่วนตัว ไปจนถึงงาน งานในองค์กรด้วยนี่แหละ ซึ่งจริงๆ เมื่อเราเข้าไปที่หน้าเว็บเพจของ Notion มันจะบอกว่า จริงๆ เราคือ All-in-one workspace ที่ทำได้ทั้ง Notes, จัดการ Tasks, สร้าง Wikipedia, ทำ Spreadsheet และ Database ได้ เยอะแยะไปหมด ซึ่งจริงๆ หากใครสนใจ ก็สามารถสมัครใช้ฟรีได้ด้วยนะ เอามาจัดการชีวิตส่วนตัวก็ยังได้ เพราะเค้ามีแพลน Personal ที่สามารถใช้งานฟรีได้เหมือนกัน

Notion ดีกว่าซอล์ฟแวร์ตัวอื่นยังไง

อย่างที่บอกไปว่า Notion เนี่ยทำได้หลายอย่าง ฉะนั้น จุดเด่นของมันเลยก็คือ

1. All-in-one ทำได้หลายอย่างในหนึ่งเดียว เขียน Notes, จัดการ Tasks, ทำ Wikis และ Databases, สร้าง Workflow จะใส่รูป ใส่วิดีโอ ซึ่งทั้งหมดทั้งมวล เราสามารถดีไซน์หน้าได้เอง จะแชร์กับคนอื่น หรือเก็บไว้เป็น Private page ก่อนก็ได้
2. Able to embed แน่นอนว่านอกจาก Notion จะทำได้หลายอย่างแล้ว เพื่อเพิ่มความสะดวกอย่างแท้จริง โดยเฉพาะกับองค์กรต่างๆ ด้าน Designer และ Developer คือมันสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่นๆ ได้เลย แน่นอนว่า Google Worksheet ต่างๆ และ PDF, Github, Trello, Sketch หรือ Figma และอื่นๆ ต้องลองเข้าไปเล่นดู

RentSpree ใช้ Notion ทำอะไร

ด้วยทีมที่ขยายตัวขึ้นอย่างรวดเร็ว บวกกับการทำงาน Cross-countries แน่นอนว่าการจัดการข้อมูลในองค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งที่ RentSpree ก็ได้มีการนำเจ้าตัว Notion มาใช้งานในแง่ของการเป็นเครือข่ายขององค์กร (Intranet) ศูนย์กลางของข้อมูลและประกาศสำคัญของบริษัท ที่ช่วยให้ทีมเข้าใจ ค้นหาสิ่งที่ต้องการง่ายและสะดวก พร้อมทำงานร่วมกันได้อย่างคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Notion จะเป็นศูนย์รวมของระบบและขั้นตอนการทำงานของแต่ละทีมอีกด้วย ซึ่งพนักงานทุกคนก็สามารถมาค้นหา Policies, ข้อมูลส่วนกลางของบริษัท, Meeting notes, โปรเจ็คต่างๆ และอื่นๆ ได้เลย

และจริงๆ ถ้าพนักงานคนไหนเข้าไปดู Notion ของ RentSpree ในส่วนของการเริ่มต้นแล้วละก็ มันก็ถูกบันทึกเอาไว้ว่า ถ้าใครคนใดอยากจะเริ่มต้นทำโปรเจ็คอะไรใหม่ที่ RentSpree ก็สามารถเข้ามาที่ Notion และเรียนรู้ได้เลยว่า 70% ของสิ่งที่จำเป็นต่อความสำเร็จต้องมีอะไรบ้าง

เริ่มต้นและเทคนิคการใช้งาน

ทีนี้เราจะมาเริ่มสอนการใช้งานละกันแบบง่ายๆ เลย พนักงานทุกคนน่าจะมี Access ในการเข้า Notion ของเราอยู่แล้ว กับการลองสร้างหน้า Project ของตัวเองในส่วน Private ก่อน
Tip: หลังจากนั้น ถ้าเราครีเอท Page ข้อมูลครบถ้วนเสร็จแล้ว จะย้ายหน้า แชร์เข้าไปในส่วนกลางของบริษัทก็ได้

1. ลองดูที่ฝั่งซ้ายมือ ตรง Private คลิกเครื่องหมาย + เพื่อ Add a page ขึ้นมาได้เลย

2. ตัวอย่างล่ะกัน ในส่วนของเราเราสร้างโปรเจ็คของเราในช่วงควอเตอร์หลังของปี โดยเราต้องการให้หน้านี้บันทึกโปรเจ็คทุกอย่างที่ทีมเราได้ทำขึ้นมา

ซึ่ง Template ใน Notion หลากหลายมาก แล้วแต่เราดีไซน์เลยว่าอยากจะให้มันเป็นแบบไหน ทั้ง Embed จากไฟล์ที่เรามีอยู่แล้วจากที่อื่น สร้าง Board สร้าง Checklist สร้าง Calendar ใดๆ ได้หมด แค่กดเลือกดูจากปุ่ม + แล้วเลื่อนเม้าส์เลือกได้เลย อย่างของเรา เราเคยสร้างไฟล์ไว้แล้ว เราก็เลือก Embed จากไฟล์ Google Slide มาแปะเลย เริ่ด ซึ่งใครอยาก Embed กับเครื่องมืออย่างอื่นก็สามารถเลือกดูได้เลย

3. จากนั้น พอมาลงรายละเอียดทีละโปรเจ็ค เราก็จำเป็นที่ต้องสร้างหน้า ก็ทำได้ง่ายมากๆ ก็คือให้กด + แล้วเลือก Page มันก็จะเป็นหน้า จากนั้น จริงๆ จะครีเอทแบบไหน เทคนิคก็คือกด + แล้วเลือก Template เลย

4. ส่วนเปลี่ยนสี เน้นคำหนา ตัวเอียง ใส่ลิ้งก์อาจน่ารำคาญนิดนึงต้องต้องใช้เม้าส์คลุม Text แล้วจ่อๆ จิ้มๆ ให้แถบเครื่องมือตามรูปนี้ขึ้น ก็สามารถ Adjust ตัว Text ต่างๆ ได้ตามต้องการเลย ซึ่งถ้าแชร์ให้คนอื่นด้วย คนอื่นที่มาดู Page เราก็สามารถใช้วิธีทำคอนเม้นท์ได้เหมือนกับ Word เลยแหละ

5. จากนั้น เมื่อเราอัพเดทข้อมูลสร้างเพจเรียบร้อย พร้อมแชร์โปรเจ็คนี้เข้าไปในไฟล์ส่วนกลางแล้ว เราก็แค่ไปที่แถบด้านซ้าย เลือก Page ที่เราต้องการ กด … แล้วเลือก Move to เลือกหน้าที่เราต้องการเอาข้อมูลนี้ไปใส่ก็เรียบร้อย

เอาเป็นว่าหวังว่าบทความนี้จะทำให้ทุกคนเข้าใจ Notion มากขึ้น เหนือสิ่งอื่นใดเราบอกเลยว่า ต้องลองเข้าไปใช้งานด้วยตัวเองดู ถึงจะทำเป็นจริงๆ :)