Resolvendo burocracia de assinatura de documentos com programação e design

Ano passado (2017) recebi um projeto para reestruturar um sistema de assinaturas de contratos de uma empresa de móveis planejados, o principais problemas que a loja encontrava era:

  • Enviar várias vezes o mesmo contrato para o cliente assinar em várias etapas do projeto.
  • Encontrar o cliente para realizar a assinatura, geralmente os mesmos estava em outros países durante o processo.
  • Por ser um processo vários setores dentro da empresa precisariam ter ciência do andamento do contrato, ou seja, por ser um trabalho manual existia problema do contrato se "perder" durante essas assinaturas.
  • Eles tinham um sistema de assinatura de documentos digitais porém esse sistema era lento devido tamanho dos arquivos e fotos anexadas a esse documento.
  • Sistema deles viviam fora ar, devido uso intenso, servidor deles não estava suportando as requisições.
  • Todo trâmite do contrato era manual, ou seja, dependia do usuário assinar e "saber" qual seria o próximo setor para assinar.

Solução em programação

Particularmente não gosto de trabalhar em código de terceiros, cliente havia sugerido comprar o fonte da empresa atual que eles utilizavam porém, eu preferi recusar a proposta e criar uma plataforma do zero.

Desenvolvemos a ferramenta utilizando o um framework php para o front end, devido sua alta produtividade, em menos 20 dias já tínhamos uma versão beta em funcionamento.

Sistema não pode ficar fora do ar NUNCA!

Alta disponibilidade da aplicação, ou seja, não poderia ficar fora do ar nunca, devido a alta produção do cliente uma aplicação fora do ar (que era a maior queixa do sistema atual) resultava em perda do timing de decisão de compra do cliente. Utilizamos soluções em cloud, o que garante 99.999999% ao invés de VPS tradicional.

Segurança dos documentos

Pela lei todo contrato necessita de armazenamento da empresa por 5 anos, antes esses contratos eram impressos e armazenados na empresa, temos réplicas de todos contratos em armazenamentos espalhados globalmente, devido a um contrato de privacidade não posso citar quais métodos e quais servidores utilizamos, mas garanto que foi uma obra de arte.

Automatização de ações repetitivas dentro da empresa

Como o documento dentro da empresa "andava" pelos setores, mapeamos o padrão que a empresa trabalhava, com setores, clientes, montamos um algoritmo que basicamente funciona como um "office boy", com esse mapeamento nós sabemos exatamente onde cada contrato tem que estar em determinado momento do dia, e caso a empresa ou setor desejar interferir nessa automatização é totalmente livre para isso. Essa solução conseguimos remanejar alguns setores e reduzir o quadro de ações manuais dentro da empresa em 90%.

Validade Jurídica

Durante o desenvolvimento do projeto tivemos reuniões com time de advogados que nos auxiliaram nessa parte, dentro da plataforma temos diversas verificações de segurança na qual comprova toda veracidade de quem está assinando, inclusive temos assinaturas com certificados digitais em arquivos .p7s, mesma tecnologia utilizada na habilitação digital que o governo adotou recentemente.

Solução em design/usabilidade

Por se tratar de uma loja de móveis planejados, o maior público como podemos observar são pessoas com mais de 40 anos.

Personas

Fagner — Usuário faz a compra na loja e recebe contrato para assinar
47 anos, casado, engenheiro de petróleo, trabalha parte do tempo na plataforma, possui um cargo alto e necessita viajar frequentemente, possui um apartamento na cidade porém sua família mora em São Paulo.

Maria — Usuário administrativo que envia o contrato para assinatura
32 anos, casada, 1 filho, consultora de vendas, atual no show room da empresa, enviando novas coleções para futuros clientes, e somente quando fecha a venda acessa a plataforma para envio do contrato para o cliente assinar.

As duas Regras de ouro

Definimos para o time somente essas duas regras de outro para facilitar qualquer tomada de decisão na criação de features para o projeto que são:

1 — Nenhuma ação com mais de 3 cliques de distância, exemplo:

  • Assinar contrato: Login > Tela Visualização de contratos pendentes > Assinatura do contrato
  • Verificação de fotos do projeto: Login > Visualização de contratos pendentes > Visualização dos anexos
  • Envio do contrato para assinatura: Login > Upload > Envio do contrato

2 — Antes de criar sempre leia identidade visual da aplicação

  • cor primária em todos “Call-to-action”
  • Banco de ícones padronizados para cada ação (SVG Sempre)
  • Única fonte no projeto inteiro com 12px
  • Fundos Branco, Cinza para não tirar o foco que é ler e assinar o documento
  • Grid 12 colunas
  • etc…

Resultado final

Cliente está utilizando a plataforma aproximadamente 1 ano, o feedback que temos dos usuários é muito positivo, pela velocidade tanto do processo quanto do uso da ferramenta.

Sistema fez tanto sucesso que virou uma plataforma aberta para compra, pois observamos que o padrão que desenhamos pode atender qualquer prestador de serviço, foi batizada de Assina Fácil e está disponível na URL: https://assinafacil.com.br/