Waduh, bisa nggak ya?
Ada anak kuliahan tiba-tiba masuk ke timnya beberapa bulan yang lalu. Di presentasi onboarding untuk si anak kuliahan, ternyata namanya tertulis sebagai mentor si anak itu. Waduh, bisa nggak ya? gumamnya saat itu.
Sebenarnya dia sudah diberi tahu kalau bakal megang anak yang nyambi kuliah itu. Tapi entah kenapa, perutnya mulas waktu ingat kembali bakal nuntun anak itu selama 3 bulan ke depan.
Pagi itu, sudah satu bulan lebih si anak kuliahan kerja sambil dibantu dia. Ya ampun, mesti nulis laporan. Isi apa ya? Bisa gak sih Kak ngisi dengan “bertapa memikirkan solusi”? tanya si anak kuliahan ke dia dengan muka menahan tawa.
Yaudah isi aja, kan ada rencana kerja juga. Diatur aja sama apa yang udah dikerjakan sampai sekarang.
Bener juga. Tapi lupa apa aja. Terus kan waktu itu senggangnya juga lumayan banyak, balasnya.
Ya, makanya jangan sampe banyak nggak kerjanya, celetuk teman si mentor. Atur supaya waktunya dipakai dengan jelas, lanjutnya.
Mereka lanjut ngobrol tentang laporan kerja, dia kembali ke layar komputernya dan kembali bergumam. Ngatur waktu?
Minggu itu, terlihat jelas dia makin ngos-ngosan.
Kerjain A. Kerjain B. Kerjain A1. Kerjain A2. Follow Up C. Pikirin B1. Latihan D. Baca tentang E. Balas Whatsapp si F. Jangan lupa bayar tagihan G.
Oh, jangan kelewatan juga, kerjain H, I, J, J1, J2 dan K, biar jelas progress-nya ke L dan M. Jangan lupa juga baca buku. Buku N sama O kayanya semua baru seperempat jalan.
Terakhir, jangan lupa balas Telegram si P, terus nanti beli Q, R, S untuk kegiatan T. Dan konfirmasi juga untuk commit ikut kegiatan U, sekalian bantu V lahya. Jangan ketinggalan juga urusin W dan X biar dikerjain Y dan Z.
Idup ribet amat yak. Banyak bener yang mesti dikerjain bisiknya di penghujung hari itu.
Pulang ke rumah, dia sadar satu hal kayanya bukan banyak kerjaan deh. Si Q juga punya banyak kerjaan, tapi semuanya terurus dengan baik.
Ah, tanggung jawab yang terurus dengan baik. Jadi teringat tentang atur waktu. Tapi waktu itu sudah jam 12 malam dan dia hentikan dulu memikirkan tentang itu. Maklum, jam 5 nanti harus sudah jalan lagi ke tempat kerja.
Daftar Kegiatan
Karena fokus kita terbatas, itulah salah satu alasan sebagian orang membuat todo list — untuk membantu mereka mengatur dirinya. Dirinya termasuk: kegiatan, energi dan emosi. Jadi buat mereka, membuat todo list bukan sekadar bikin-bikin jadwal.
Nah, kadang ya, sekalinya semangat bikin jadwal, kitanya jadi kelewat ambi. Mau kerjain ini. Mau kerjain itu. Semuanya tiba-tiba masuk ke kalender. Selesai planning sih udah berasa tuhan karna berpikir bisa melakukan banyak hal. Tunggu saja sampe muncul keluhan duh banyak banget sih kerjaan gue.
Di buku HBR Guide to Getting The Right Work Done, Gina Trapani membagikan 2 tips untuk membuat “To-do Lists that Work”. Sekilas, poin yang dia bagikan bisa kita lihat dari perbedaan kedua daftar di bawah ini.
Dia menganjurkan untuk memecahkan hal yang besar menjadi hal yang lebih kecil (Break it down). Kadang, karena terlalu semangat, yang kita tulis/ingat bukan aktivitasnya, tapi proyeknya.
Proyek mah relatif besar skalanya. Kalau hanya ingat proyek, kemungkinan besar juga lebih sulit memulainya. Gede banget kerjaan gue, susah mulainya tau!
Selanjutnya, dia juga mengusulkan untuk menggunakan kata kerja aktif serta memasukkan detil yang relevan ke kegiatan tersebut (use specific action verbs and include details). Jadi mungkin hal yang ngawang-ngawang bisa berkurang dari daftar kerjaan kita.
Biasakan
Menurut Bang Eyal, sesuatu bisa menjadi kebiasaan jika frekuensi melakukannya cukup sering dan tingkat kebergunaan yang dirasa (perceived utility) juga tinggi.
Berkaitan dengan todo list, penting bagi kita untuk tahu cara memaksimalkan manfaatnya. Habis itu, tinggal cari waktu yang pas untuk membuatnya setiap hari (well, teserah sih, asal jangan terlalu jauh aja rentang waktunya).
When you have to do a rocket surgery, just remembering to do one is useless. You need to find a way to know and start the surgery, then finish it step by step.
