RMK nutikas (hanke-)lepingute haldamise süsteem
Ilmselt teab iga avaliku sektori töötaja, kui ajamahukas ja veaohtlik on hangete piirmäärade ja mahtude jälgimine. RMK on protsessi nutikalt automatiseerinud.
Igasugusel hankimisel on oluline jälgida hankepiire — raamhangete puhul raamhanke mahu täitumist, väikeostude puhul lihthanke piirmäära täitumist jmt. Enamasti jälgib raamhanke täitmist iga hanke vastutav inimene oma isiklikus Exceli tabelis. Väikeostude osas näeb vaid raamatupidamine, kui palju on ühe või teise ettevõtte käest aasta jooksul kokku ostetud. Kui puudub keskne süsteem, on probleemid lihtsad tekkima ning ka aruandlus keerukas ja aeganõudev.
RMK kvaliteedi- ja teabehaldusjuhi Edvard Eelsalu eestvedamisel hakati asjade ostmise ja teenuse tellimise lepingute haldamise süsteemi üles ehitama juba 2018. aastal. „Vajadus tekkis finantskontrollide käigus — saime aru, et vajalikke andmeid tuleb käsitsi kokku panna ja see on väga aeganõudev. Olukorra lahendamiseks lõime süsteemi, mida kasutab tänaseks kogu RMK ja kus on igal ajahetkel umbes 1500 kehtivat asjade ostmise või teenuse tellimise lepingut,“ selgitab Eelsalu. Lahendus valmis 2019. aastal, kuid seda on aja jooksul edasi arendatud.
Lahendus on riigis ainulaadne. „Oleme saanud palju positiivset tagasisidet muuhulgas uutelt töötajatelt, kes oskavad süsteemi eriti hinnata, sest on näinud kui vaevarikkalt teistes asutustes samad küsimused lahendatakse,“ räägib Eelsalu.
Andmeid tuleb sisestada ühe korra
Süsteemi loomisel oli üks olulisi kriteeriume, et andmeid ei peaks sisestama korduvalt. „Praegu tuleb leping metaandmetega sisestada vaid dokumendihaldussüsteemi. Täites vajalikud metaandmeväljad, liiguvad need andmed automaatselt edasi majandustarkvarasse ja sealt omakorda edasi struktuuriüksuse töölauale. Varem ei viseeritud suures osas arveid konkreetse lepingu külge, aga nüüd on dokumendihaldussüsteem, majandustarkvara, erinevad struktuuriüksuste töölauad ja e-arvekeskus omavahel kenasti ühendatud ning andmed liiguvad,“ selgitab Eelsalu.
Süsteemi tööle rakendamiseks tuli esmalt liidestada dokumendihaldussüsteem ja majandustarkvara. Struktuuriüksuste töölauad ja majandustarkvara olid juba eelnevalt liidestatud, kuid neiski oli vaja teha parendusi, et uus süsteem laitmatult tööle hakkaks. RMK kasutab enda loodud dokumendihaldussüsteemi (DHS) ja raamatupidamistarkvarana AXA-t. „Süsteemi loomisel olid arendajateks DHS-i ja AXA lepingupartnerid, kellega lahendusi arutasime. Samuti küsisime oma inimestelt arvamusi ja tagasisidet,“ kommenteerib Eelsalu.
Lahenduse kolmas lahutamatu osa on lepingute täitmise jälgimiseks loodud aruandlus. RMK kasutab Power BI töölauda ja Exceli aruandeid. „Power BI kontosid pole päris kõigil töötajatel, vaid neil, kes sõlmivad lepinguid. Kõik töötajad saavad siiski ka Exceli aruandest igal hetkel lepingute täituvust, ostutehinguid jms jälgida,“ selgitab Eelsalu.
Lihthanke piirmäära jälgimine
RMK hankekord sätestab, et kui hangitava teenuse või toote hind jääb alla 15 000 euro, ei pea läbi viima RHS-i mõistes lihthanget, aga jälgime, et teenusepakkujalt ei koguneks arveid kokku üle 30 000 euro.
„Lihthanke piirmäära jälgimine tarnijate lõikes on meile kõige olulisem. See on süsteemis lahendatud selliselt, et ühe ettevõtte esitatud arvete summad, mis ei ole viseeritud ühegi hankelepingu külge, liidetakse kokku ja tekib tabel, mis näitab, kui palju üks ettevõtte meile arveid esitanud on. Kui summa muutub suuremaks kui 30 000, läheb see punaseks, alates 25 000 € kollaseks. Kõik töötajad saavad igal ajahetkel jälgida, kui palju oleme teinud tarnijate viisi oste hankelepingute väliselt, et need summad kokku ei ületaks lihthanke piirmäära,“ selgitab Eelsalu.
Raamhanke täituvuse jälgimine
Süsteemi üks olulisi funktsionaalsusi on raamlepingute täituvuse jälgimine minihankelepingute alusel. „Varem polnud meil jooksvalt ülevaadet, kui palju parajasti ühe või teise raamlepingu rahaline täituvus on minihankelepingute kokku summeerimise tulemusel. See summa tuli käsitsi kokku arvutada. Nüüd on see aga kohe näha. Eriti oluline on see nende raamhangete puhul, kus raamlepingu alusel sõlmivad minihankelepinguid erinevad struktuuriüksused,“ ütleb Eelsalu.
Selleks, et raamlepingu rahalist täituvust jooksvalt näha, tuleb esmalt minihankelepingud DHS-is suure raamlepingu külge lisada. „. Nt raamlepingu alusel on sõlmitud 10 minihankelepingut, siis igal ajahetkel me näeme iga minihankelepingu rahalist täituvust ja raamlepingu enda rahalist täituvust, mis on siis minihankelepingute rahalise täituvuse summa kokku. Samuti annab süsteem veateate, kui minihange soovitakse lisada raamlepingule, mis on juba lõppenud,“ selgitab Eelsalu.
Selline süsteem teeb muuhulgas lihtsamaks iga-aastase aruandluse Riigihangete registrile.
Automaatteavitused aitavad vigu vältida
RMK hankesüsteemi on sisse ehitatud mitmed lahendused, mis aitavad töötajatel töös eksimusi vältida. „Näiteks automaatteavitustega teavitame lepingu eest vastutavat töötajat, kui leping hakkab lõppema või kui leping tuleb sulgeda. Lepingu sulgemine tähendab seda, et lepingu eest vastutaja sisestab DHS-i lepingu tegeliku maksumuse ja lõpukuupäeva. Suletud lepingute andmed korjatakse kokku ja kord nädalas saadetakse riigihankelepingute puhul need õigus- ja hangete osakonnale, kes sisestab need andmed omakorda riigihangete registrisse. Kui leping on suletud, ei leia antud lepingut enam ka e-AK-st ehk uusi arveid ei ole võimalik antud lepingu külge enam viseerida. Sellega välistame ohu, et uued arved viseeritaks kogemata vana lepingu külge,“ selgitab Eelsalu. Samuti oleme AXA-sse ehitanud kontrolli, et kui tarnijalt X tuleb arve ja see on viseeritud lepingu külge, mis on sõlmitud tarnijaga Y, siis AXA annab sellest raamatupidajale kohe märku — sellega välistame selle, et viseerime arveid valede lepingute külge.
„Kui keegi soovib omale meie süsteemile sarnase lahenduse luua, siis tasub alustada dokumendihaldus- ja raamatupidamissüsteemide liidestamisest. Seejärel tuleb valida välja aruandluse keskkond, kust saab jälgida lepingute täitumist — meie valisime Power BI keskkonna,“ soovitab Eelsalu.
Lõpetuseks ütleb Eelsalu, et seegi pole veel kõik. Nagu teame, peab riigihangete registrisse pikemate, kui 12 kuu pikkuste hankelepingute korral sisestama ka aastate lõikes rahalise täitumuse. Ka see on RMK-s lahendatud süsteemselt, kus perioodi põhiselt saab lepingute viisi näha perioodi täitmisi, mida sisestada riigihangete registrisse. Eelnevalt käis sellise info pärimine e-kirja teel, aga nüüd piisab hankespetsialistidel aruande avamisest, valida lepingu sõlmimise kuu ja aruanne kuvab automaatselt perioodide rahalised täitmised (1–12 kuud, 13–24 kuud jne), mis tuleb omakorda sisestada riigihangete registrisse.
