Lean e Compliance: una contraddizione?

La Compliance (conformità aziendale) viene vista da molti come un male necessario, spesso in contrasto con l’idea di eliminazione di sprechi e di burocrazia dai processi aziendali obiettivo di una gestione Lean. Ma è proprio così?

La conformità aziendale è un orpello? Certamente tutti noi siamo stati educati a temere la conformità — con spirito analogo temiamo e affrontiamo le imposte. La conformità richiede fatica e sopratutto ci sottrae tempo utile che potremmo dedicare alle cose interessanti del nostro lavoro — innovare, collaborare e far crescere il business. Dopo tutto, il nostro pensiero principale è la produttività.

Tutti noi viviamo nelle regole, ma siamo abituati a vederle in modo ostile. In altre parole, quando le regole ci sono utili non ce ne accorgiamo, quando sono obbligatorie ci sembrano uno spreco (ed ecco pronto il Lean Manager con il suo taccuino degli sprechi).

La compliance è spesso vista, dunque, come un male necessario, per cui vale il motto: “se l’assistenza sanitaria è troppo costosa, può perfino portare alla malattia”. Nella realtà occorre una buona dose di prudenza e forse vale la pena ragionare sul valore intrinseco nelle regole. Possiamo vedere infatti le regole sotto due aspetti fondamentali: quello della “reputazione sociale” e quello dell’efficienza.

Compliance e reputazione sociale

Una cosa di cui oggi molti imprenditori sono consapevoli, indipendentemente dall’industria o dalle dimensioni è che il mancato rispetto di leggi, norme e regolamenti, produce il rischio di perdite significative di immagine e reputazione e di conseguenza una significativa quota di mercato e di utile.

Le conseguenze legali della non conformità talvolta non vengono nemmeno prese in considerazione. Il rispetto delle regole migliora senza dubbio la reputazione dell’azienda; il mercato non ama chi opera fuori dalle regole, specialmente in termini di affidabilità, trasparenza e continuità (questo sì che è un vero valore). Al contrario, una azienda conforme può comunicare affidabilità e trasparenza agli stakeholder, garantendo la propria capacità di sopravvivenza nel tempo (business continuity), ed attrarre chi cerca una partnership duratura.

Prendiamo ad esempio il tema della gestione e controllo dei rischi, entrato in maniera prepotente nell’agenda del management e nel dibattito legale. Le aziende corrono rischi di mercato e di business, rischi legati alla concorrenza, rischi finanziari, rischi d’immagine, etc, tutti elementi che determinano in larga parte il successo di una azienda. In questo contesto, la dimensione della compliance è sempre più importante, più ampia e necessariamente integrata e va affrontata secondo due prospettive: la prospettiva della creazione di valore e quella legata al rispetto di norme e regole.

Compliance ed efficienza

Parallelamente, le regole per l’efficienza sono un valore intrinseco fondamentale per l’azienda e possono comprendere intelligenza, esperienza, semplificazione, uniformità di linguaggio, qualità, etc.

Consideriamo il tema della semplificazione. È ben noto a tutti noi il livello di complessità che viene affrontato ogni giorno all’interno di una organizzazione: normative, disponibilità, relazioni, autorizzazioni, budget, variabilità, fraintendimenti, esigenze, obiettivi, … potremmo continuare a lungo la lista degli ostacoli che frenano il flusso delle attività.

La complessità minaccia fortemente la continuità di una organizzazione. La complessità non gestita produce stress, perdita di competitività, minori utili, sprechi, fallimenti.

Le regole sono conoscenza aziendale

Introdurre e rispettare regole significa allora codificare quella parte di intelligenza aziendale replicabile, mettendo a disposizione di tutti le conoscenze di pochi. Le regole, dunque, creano un linguaggio unificato trasversale ai processi, creano modalità standard di lavoro per gli aspetti consolidati, riducono gli sforzi ed i rischi operativi. Le regole sono in grado addirittura di delimitare gli ambiti operativi e pertanto di creare gli spazi di libertà e di creatività personale.

Il tema della compliance deve essere pertanto analizzato, in chiave strategica ed integrata, nei suoi molteplici aspetti e con riferimento al sistema dei controlli interni riconducibili alla governance, alla qualità, alla sicurezza sul lavoro, all’ambiente, alla trasparenza ed al riciclaggio, alla responsabilità sociale al GDPR e ad altri significativi aspetti. E non è certamente casuale che la posizione di Compliance Manager sia sempre più ricercata nelle grandi organizzazioni, come non è casuale che venga spesso rivestita da Lean Manager ed abbia importanti implicazioni in produzione ed in ambito Industry 4.0.

Dunque se una azienda non implementa e non abilita la conoscenza delle regole e delle pratiche della propria azienda può trovarsi rapidamente in situazioni difficili che la mettono in pericolo. Le conseguenze dell’ignoranza ed elusione delle regole sono emerse in maniera evidente nell’industria automobilistica o nelle procedure antitrust degli ultimi anni.

La questione non è più se implementare strutture di conformità, ma piuttosto come queste possano essere meglio integrate nei processi aziendali in termini di investimento e di efficienza. Ed è per questo motivo che la filosofia della gestione Lean può offrire un approccio ideale.

Lean è sinonimo di processi aziendali orientati al valore e di prevenzione degli sprechi. Le strutture di conformità sono progettate per garantire gli standard e per proteggere i dipendenti da comportamenti illeciti e incidenti e per aiutare i dirigenti ad evitare rischi di illecito.

Digitalizzare regole è difficile, ma possibile e produttivo

L’implementazione di sistemi di regole e di linee guida pertinenti nelle attività quotidiane è estremamente complessa. La conformità non deve ostacolare la pratica aziendale. Pertanto un sistema conforme funziona solo con un approccio olistico, individuale e su misura per l’azienda, che fornisca ai dipendenti uno sforzo di trasparenza e chiarezza in merito allo stato di diritto, in modo che ciascuno possa svolgere le proprie attività in maniera agile e conforme.

I requisiti di conformità ed i processi aziendali devono quindi essere riconciliati per non correre il rischio di bloccarsi a vicenda. Ciò significa che tutti i regolamenti a cui è soggetta un’azienda devono essere integrati individualmente e nel modo più orientato possibile alla creazione di valore. Solo in questo modo un’organizzazione può ottenere processi snelli e conformi, con risultati chiari e comprensibili.

Una buona Compliance è un buon affare

Le strutture di conformità non sono pertanto — necessariamente — una zavorra che genera costi. Al contrario, integrando abilmente le necessarie attività di conformità nei processi aziendali sulla base della filosofia LEAN, la conformità in un sistema di gestione integrato può tradursi in un significativo vantaggio aziendale.

Ing.Claudio Albiani — CEO and Compliance Manager @ Beenomio