Acelere a transformação digital na sua empresa com as novas ferramentas de workflow

Um dos movimentos de maior expressão no momento talvez seja a tal “transformação digital”. Sob a bandeira da tal transformação está uma “Uberização” das relações entre todos no planeta, eliminando intermediários e facilitando o acesso e o consumo como nunca antes se viu.

Esta transformação passa por repensar o produto e transforma-lo em experiência, em mudar a monetização, a valorizar o aprendizado, a ser ágil, a pensar fora da caixa e por isto ela está desafiando empresas de todos os segmentos a buscar meios de rapidamente “ser digital”.

Não é preciso dizer que esta transformação provoca mudanças profundas na operação das empresas. Destas, as menores levam vantagem de ser mais enxutas e com isto mais ágeis tornando o processo de mudança mais simples e com menor necessidade de controle, já para as empresas maiores provocar mudanças profundas na operação passa por mudanças em procedimentos estabelecidos e muitas vezes até mesmo cultura. Não é à toa que temos pequenas empresas como Uber e Airbnb engolindo mercados que antes eram de grandes redes justamente pela capacidade de experimentar, aprender e mudar rapidamente.

Outro fator que torna a mudança muito mais complexa nas grandes empresas é o fato da sua operação estar sustentada por complexos sistemas de controle e gestão que podem levar anos para ser adequados aos novos processos. Pior ainda é que o aprendizado e a prática fazem parte da mudança e assim os processos de operação da empresa estarão em constante transformação.

O impacto é tão grande que algumas empresas de maior porte que perceberam este movimento chegaram a levar a transformação a um nível onde o negócio digital tem que começar do zero, totalmente digital, sem relação de controle e com autonomia do negócio principal na esperança de poder acompanhar o crescimento desta tendência. Já outras tem buscado alternativas mais conservadoras criando estruturas ou departamentos com autonomia que respiram a versão digital do negócio tradicional. Esta estratégia permite criar o negócio digital dentro do negócio tradicional com o emprego de processos paralelos e independentes dentro da mesma operação. Isto reduz os custos e os riscos da transformação, pois permite que as duas operações convivam até que o negócio se transforme totalmente.

É neste cenário que entram as novas ferramentas workflow digital. Com elas é possível descentralizar a mudança, dando mais autonomia para que usuários promotores da transformação possam a todo momento criar e modificar os processos de negócio sem a necessidade de alteração nos sistemas de gestão. Com isto os processos podem ser experimentados e refinados com baixo impacto na gestão e nos custos de implantação pois a ferramenta é completamente self-service.

A proposta destas ferramentas é provocar uma revolução na administração dos processos de negócio tal qual as ferramentas de escritório foram para os documentos. Com estas ferramentas o usuário tem autonomia para criar processos de negócio tão simples quanto criar um documento no editor de textos ou montar slides em uma apresentação. Apesar da simplicidade há poder de fogo o suficiente para permitir que processos que nasceram extremamente simples ganhem complexidade e integrações a medida que a maturidade do processo demandar.

O resultado do emprego destas ferramentas aliadas a estruturação do negócio voltado para as demandas digitais são ciclos de aprendizado e mudanças menores e sem impacto aos processos do negócio tradicional, permitindo uma transição entre os modelos de forma mais gradual e segura.

E a sua empresa já começou a pensar na transformação digital? Que tal começar pelos processos?