Como reduzir 70% dos custos na execução de processos aplicando o conceito do Flow Workload Balance
Tempos atrás eu escutei um colega, gerente de uma empresa multinacional, reclamar da requisição de materiais no ERP da empresa dele. Ele falava que o sistema era projetado para empresas de grande porte como a que ele trabalhava, que era perfeito para atender diversas necessidades e segmentos do mercado, mas que era muito complexo para coisas do dia-a-dia como solicitar uma simples caneta. Na visão dele o problema era que, para que o assistente administrativo fizesse a compra da caneta que ele solicitou, ele tinha que passar por dezenas de campos que não faziam sentido para comprar uma caneta, mas que eram necessários para a maioria das grandes transações de negócio na organização. Ele me perguntou se eu achava que fazia sentido ele passar por tantos campos quando o assistente administrativo precisava apenas informar o fornecedor e o valor pelo qual a caneta foi comprada.
Realmente não faz.
Fiquei pensando ainda se além disso era possível que outros processos estivessem consumindo muito mais tempo de pessoas de custo alto para a empresa (gerentes) do que de pessoas de menor custo (assistentes) em função da lógica do gargalo simples, onde se dá mais trabalho para quem solicita (gerentes) pois quem atende é apenas uma pessoa (assistente) e se o trabalho dela não for otimizado pode-se gerar um gargalo no processo. Quando na verdade, sob o ponto de vista de custo dos processos a lógica é totalmente inversa, ou seja, é preferível sobrecarregar um recurso mais barato (assistente) do que um recurso mais caro (gerentes), mesmo que isto possa representar um gargalo no final do processo.
Com base nesta realidade decidi criar uma teoria chamada “Flow Workload Balance” ou “Equilíbrio da carga de trabalho do fluxo “. Através dela é possível entender se a distribuição de esforço em um processo é mais ou menos otimizada em termos de custos das pessoas envolvidas no processo. No exemplo acima parece óbvio que valeria muito mais a pena consumir 8 horas de um auxiliar do que 1 hora de 8 gerentes, mas será mesmo? Vejamos o diagrama abaixo:
No diagrama consideramos que a remuneração de um gerente é 5x maior do que de um assistente (segundo o Site Nacional de Empregos — SINE esta variação pode chegar a 16x) e se considerarmos as cargas de trabalho comparativamente nos cenários percebemos que no "Cenário B" há uma redução de 70% do custo do processo em comparação ao processo original demonstrado no “Cenário A”, ao ponto que em alguns casos pode valer mais a pena contratar um assistente adicional do que manter o processo atual. Se contratar mais uma pessoa não seja uma opção você poderá sempre investir em automação do processo caso o investimento se justifique, mas este é um assunto para outro post que estou escrevendo.
Aplicando esta teoria no processo de solicitação de canetas modificaríamos o processo para que os "gerentes" forneçam apenas as informações essenciais para obter o material que necessitam, no caso a caneta, e toda informação complementar passaria a ser preenchida pelo “assistente” reequilibrando relação de esforço vs custo do processo.
Faz sentido?
Tire a dúvida analisando seus processos com esta planilha que preparamos e que você pode baixar neste link. Ela fornecerá insights importantes para análise de balanceamento de carga do seu processo através de um infográfico como este:
Mas como reduzir custos reequilibrando os esforços em processos? As vezes não é tão óbvio assim avaliar quais informações devem ser equilibradas em quais etapas do fluxo de trabalho, mas este também é assunto para outro post, por hora fica a dica: concentre-se no problema e não na solução.
