5 steg for å digitalisere kommunale tjenester
Kravene til å digitalisere kommunale tjenester er økende, både fra innbyggere og statlig hold. KS estimerer at innen 2026 vil vi ha behov for 45 000 flere årsverk i kommunal sektor, noe som betyr at vi må løse oppgaver mer effektivt i fremtiden.
At digitalisering haster, er ikke noe nytt for de fleste i kommune-Norge. Men hvor skal man starte? Det er viktig å ikke digitalisere kun for digitaliseringens skyld, ettersom det finnes mange fallgruver og såkalt «falsk innovasjon».
Så hvor starter man? Det finnes ingen enkel suksessoppskrift for digital transformasjon, men i denne artikkelen prøves det å gi en bedre forståelse av hva et digitaliseringsprosjekt kan innebære.
1. Øke kompetanse
I følge rapporten IT i praksis de tre siste årene, er manglende kompetanse sett på som et av de største hindrene for digitalisering i offentlig sektor. Å dedikere ressurser eller skaffe seg kompetanse vil derfor være nødvendig. Det er i dag mange leverandører av løsninger for digitalisering, men det er viktig at kommunen har kompetanse til å vurdere hvilke tjenester man kan høste gevinster av. Denne kompetansen må investeres hos toppledelse, administrasjon og ute i virksomhetene. Dette for å se muligheter og unngå fallgruver.
2. Få ansatte til å bli teknologi-drivere
Digitalisering handler mer om organisasjonsendring enn å kjøpe ny teknologi. Å investere i forankring og kompetanse hos de ansatte er viktig. Dette kan kjennetegnes som å investere i «menneskelig infrastruktur». Å kjøpe inn nettbrett til ansatte kan forenkle arbeidsprosesser og skape gevinster for kommunen, men dersom disse ikke tas i bruk eller benyttes på feil måte, blir det en direkte kostnad.
Forankring hos ansatte vil derfor innebære å skape forståelse for digitaliseringsprosessene og gjøre dem bevist på potensialet for å forenkle deres arbeidsdag. Dette forutsetter at de ansatte føler seg inkludert, har sett eksempler fra andre liknende prosjekter og forstår nye arbeidsrutiner.
Eksempler på nøkkelpersoner å inkludere er ansatte, mellomledere / avdelingsledere, IKT-avdeling, tillitsvalgte og økonomiansvarlig. For å skape en god forankring før lansering av et digitaliseringsprosjekt, bør partene være inkludert.
3. Se overordnet problem og definer mål
Spør etter innspill fra innbyggere og ansatte for å definere hva de ser på som tungvinte og ressurskrevende prosesser. Definer de overordnede problemene og målene for å skape bedre kvalitet og gevinst i fremtiden. Dette bør gjøres for å skape en felles forståelse rundt kommunens utfordringsbilde og effekten digitalisering kan gi. Å skape rammene for et digitaliseringsprosjekt vil gjøre det lettere å sette sammen et godt team for det videre arbeidet.
4. Kartlegging og analyse
Å skape god innsikt i de nåværende tjenesteprosessene er viktig for å skape reell digital transformasjon. Dette går ut på å kartlegge dagens tjenester, se på statistikk og tall, snakke med nøkkelpersoner og brukere, lære av andre og snakke med leverandører. Å kartlegge dagens tjenester eller definere tjenestereiser kan gjøres på forskjellige måter. Et enkelt tips for å starte kartleggingen av dagens prosesser kan være å benytte et verktøy som f. eks. www.bpmn.io.
Det er viktig å være bevist på hvilke tjenesteområdene som analyseres gjennom tall og statistikk. Dette igjennom å se alle ressursene som kreves for å opprettholde nå-situasjonen. Visse tjenester kan være ekstremt ressurskrevende over mindre perioder, men trenger ikke være kostbare sammenlignet med andre tjenester på lenger sikt. Et eksempel på dette kan være barnehageopptak kontra sykehjemsplasser. Barnehageopptaket kan være ressurskrevende under selve opptaket, men lav intensitet resten av året. En sykehjemsplass derimot er ikke like eksplosiv i ressursbruken, men er ressurskrevende over tid.
Figur 1 illustrerer hvordan en kan tenke for å evaluere hvilke «lavthengende frukter» man kan realisere gevinster fra. X-aksen viser om arbeidsprosessen er ressurskrevende eller ikke. Y-aksen viser om området som skal digitaliseres er komplisert, ut fra lover, regler og forventninger. Et mål kan derfor være å finne nåværende arbeidsprosesser som er relativt ressurskrevende, men samtidig er innenfor et tjenesteområde som ikke er komplisert i forhold til reguleringer.
5. Utvikling og utprøving
Når du har funnet et tjenesteområde der arbeidsprosessene kan effektiviseres eller forbedres, kan du gå over i en produksjonsfase. Å lykkes med å forme en ny og effektiv tjeneste avhenger av å ha involvert ansatte, kartlagt og analysere nå-situasjonen i kommunen. Utviklingen bør gjennomføres sammen med de som bruker og de som produserer tjenesten. Her kan man oppsummere utviklingsprosessen i tre steg: utvikling, utprøving og evaluering. Det vil si at man kontinuerlig utvikler og tester produktet eller tjenesten. Løser man problemene fra nå-situasjonen effektivt? Klarer man å skape gevinster? Et begrep som kan være nyttig i denne sammenheng er MVP = Minimum Viable Product. Med andre ord at man lager et produkt eller en tjeneste i enklest fungerende tilstand. Bygg kjernefunksjonaliteten, test produktet eller tjenesten, og deretter videreutvikle prosjektet. En god artikkel om MVP kan du lese her! Følger man de tre stegene er sjansen for å skape bedre kvalitet og gevinst langt høyere.
Ut i fra denne fremgangsmåten har Sel kommune utviklet en handlingsplan for digitalisering. Den inneholder 8 digitaliseringsprosjekter som har som mål å skape mer kvalitet og redusere kostnader for kommunen. Du kan lese hele dokumentet ved å klikke her.
Trenger du hjelp til å høste gevinster fra digitalisering? Ta gjerne en prat for å forklare hvilke utfordringer som eksisterer i din kommune: Anders Mærøe, tlf.
95 79 13 91, anders.maeroe@prokom.no.
