Gevinstpotensialet ved automatisering av utleie i offentlig sektor

Hvordan automatisere utleien av kommunale lokaler, idrettsbaner og gjenstander?

Utleie av lokaler, idrettsanlegg og ulike objekter er en del av de fleste kommuner. I mange tilfeller er utleien basert på manuelle arbeidsprosesser. Hvordan kan kommuner oppnå gevinster ved å automatisere utleien?

I en studie fra 2016 analyserer Deloitte hvilke oppgaver innen offentlig sektor som kan effektiviseres ved automasjon. I studien blir ulike arbeidsoppgaver og roller kategorisert. Administrative oppgaver blir identifisert for arbeidsoppgavene med størst gevinstpotensial. Spesielt trekkes det frem oppgaver som krever manuelt arbeid rundt mottak av data, som reservasjoner og manuell plotting.

For å konkretisere gevinstpotensialet ytterligere vil det derfor være interessant å diskutere hva automatisering av utleie av kommunale lokaler og idrettsanlegg kan lede til. Artikkelen har blitt skrevet med utgangspunkt i utleietjenesten Bookup.no. Bookup.no gjør det mulig for kommuner å automatisere henvendelser og utleie av lokaler, idrettsbaner, møterom og utstyr, og tjener derfor som et godt eksempel på automasjon av utleie.

Utleie i en kommune har to kostnadsperspektiver: kostnad for innbygger og kostnad for kommunen. For å enklere illustrere gevinstpotensialet kan man dele opp potensielle kostnadene i tre faser: før, under og etter utleie.

Gevinstpotensialet

Uten automasjon

Før utleie vil det innebære en kostnad for kommunen å holde en oppdatert oversikt over alle utleieobjekter og deres tilgjengelighet. En slik oversikt må være på plass for å kunne motta henvendelser om utleie.

Under utleien opplever kommunene ofte den største administrative kostnaden. Dette i form av spørsmål, reservasjoner, dører som må låses opp og endringer på avtaler.

Etter utleien kan kommunen erfare at det er tidkrevende å administrere betaling, rapportering og statistikk over bruk.

Med automasjon

Før utleien finner sted vil et automatisert system eliminere behovet for å holde manuelle oversikter. Ettersom alle transaksjoner går automatisk i systemet, vil det ikke være behov for at mennesker manuelt oppdaterer status for utleieobjektene.

Innbyggerne vil nyte godt av å kunne enkelt navigere mellom ulike utleieobjekter, og dermed bedre benytte seg av mulighetene for leie fra kommunen. Dette har også et gevinstpotensial i form av færre henvendelser til kommunen.

Under utleien er det også et stort potensialet fra en automatisering. Ved å la booking og betaling skje gjennom en automatisert tjeneste, vil behovet for manuell administrasjon minimeres. Det vil si at kommunens medarbeidere kan fokusere på oppgaver som krever mer detaljert saksbehandling eller andre arbeidsområder. Tilgjengeligheten på utleieobjektet vil heller ikke måtte bekreftes av et menneske, ettersom tjenesten håndterer alle forespørsler. Å leie ut et lokale medfører som oftest at det må en person til for å låse opp og tilgjengeliggjøre utleieobjektet. Automatisering vil muliggjøre at dører kan låses opp automatisk, ved hjelp av integrasjoner til for eksempel dørlås-systemer. Dette gjør det mulig at leietakeren automatisk mottar en kode til døren ved bookingen av lokalet.

Ettersom utleietjenesten er automatisk, vil leietakeren alltid ha tilgang på relevant informasjon om leieforholdet. Ved å ha en mer komplett oversikt over ledige lokaler, vil det være et potensial for enda større dekningsgrad på utleien.

Statistikk som viser kommunen effektiv hvor mye et lokale er i bruk.

Etter utleien vil en automatisering av betaling og rapportering lede til kostnadsbesparelser. Ved at leietaker betaler med en gang ved leie, eller at tjenesten har automatiske integrasjoner mot fakturasystemer, vil behovet for manuell administrering minimeres. Dette vil sikre at alle betaler for sin bruk. I tillegg leder en automatisering til mer konkrete data på bruk. Dette skaper en gevinst i form av et datagrunnlag for kvaliteten utleien skaper for innbyggere.

Oppsummert vil en automatisering av utleien i kommuner ha potensial til å skape reelle kostnadsbesparelser for kommunen. Dette leder ikke automatisk til at ansatte i kommunen står uten jobb, men snarere at man øker potensiale for å bringe mer kvalitet til tjenesten.

Lurer du mer på hvordan et automatisert bookingsystem virker for norske kommuner, sjekk ut www.bookup.no.