5 Redenen waarom wij op basis van nacalculatie werken en niet met fixed prices.

De laatste drie jaar werk ik samen met Gertjan Leemans aan Digitalisma. Een digitale producten studio, gespecialiseerd in mobile producten. Hiermee bedenken we oplossingen voor problemen die spelen binnen organisaties. Soms leiden deze oplossingen tot nieuwe eigen producten of diensten die voor meerdere bedrijven te gebruiken zijn, zoals Safeguard en Bricks & Goggles.

Door onze ervaringen te delen probeer ik andere startende ondernemers te stimuleren en van tips te voorzien.

Sinds wij besloten opdrachten niet meer aan te nemen op basis van fixed prices, is ons bedrijf enorm gegroeid. Ik doel in dit geval niet alleen op de toename van omzet en mankracht, maar juist op de klanttevredenheid en kwaliteit van onze producten. Hieronder omschrijf ik de 5 redenen die hebben geleid tot dit succes.

1. Filter

Het is belangrijk vanaf het eerste moment te weten met wie je aan tafel zit wanneer je een nieuwe klant ontmoet. Wanneer een potentiële nieuwe klant ons benadert voor een project, begin ik daarom inmiddels met een uitleg over onze werkwijze, oftewel:

Wij werken aan de hand van SCRUM op basis van nacalculatie. Dit doen wij omdat we flexibel willen ontwikkelen, willen werken in een echt team en ons willen focussen op kwaliteit.

Wanneer een klant na deze uitleg terug mailt, is hij waarschijnlijk bereid om te luisteren naar onze inbreng en snapt hij dat het lanceren van een nieuw product niet vanzelf gaat en dat hier substantiële kosten aan verbonden zijn. Voor ons het begin van een ideale samenwerking.

2. Teamwork

In punt 1. heb ik al kort benoemd dat het essentieel is dat de klant luistert naar onze inbreng. Dit is niet alleen belangrijk omdat wij de experts zijn op gebied van mobile producten — en dus weten wat wel en wat niet kan — maar ook omdat wij deel uit willen maken van het team. Uiteraard is een luisterend oor aan onze kant eveneens noodzakelijk.

Maar waarom is het vormen van een team noodzakelijk? Een team heeft namelijk een gezamenlijk doel, in dit geval het lanceren van een product dat meer oplevert dan het kost. Voor de klant is dit belangrijk, want dit betekent dat zijn investering rendeert. Voor ons als producent is het belangrijk, omdat een succesvol product voor ons de beste vorm van marketing is.

Wij zijn ervan overtuigd dat teamwork het beste werkt als er een dialoog mogelijk is tussen klant en producent. Door naar elkaar te luisteren ontstaat er het gevoel dat ieders inbreng wordt gewaardeerd. Dit resulteert in zeer betrokken teamleden, die harder hun best doen voor het eindresultaat. Indien de scope vanaf het begin vaststaat, is het velen malen moeilijker het echte gevoel van teamwork te realiseren omdat er eigenlijk geen plaats meer is voor nieuwe inbreng.

Players win games, teams win championships — Bill Taylor

3. Totale controle en flexibiliteit

De klant is de kapitein van het schip: hij bepaalt de koers. Het is onze taak om inzichtelijk te maken welke investering nodig is voor het realiseren van deze gewenste koers. Wanneer dit immers inzichtelijk is voor de klant, kan hij zelf bepalen welke functionaliteit de investering waard is en welke functionaliteit prioriteit heeft. Makkelijker kunnen we het niet maken.

Bij aanvang van het project bespreken we alle wensen van de klant. Aan de hand hiervan maken wij een overzicht van de gewenste functionaliteiten. Op basis hiervan maken wij per functionaliteit een schatting van het benodigde aantal productie-uren. Hierna geven we aan hoeveel uren wij per Sprint (2 weken) beschikbaar hebben en bespreken we met de klant wat we in die periode gaan produceren. Aan het einde van deze Sprint leveren wij op wat we hebben ontwikkeld en begint de indeling van de nieuwe Sprint. Deze werkwijze resulteert in een grotere voorspelbaarheid. Mochten er wensen verkeerd zijn ingeschat, dan komt dit op tijd boven water en maken we dit bespreekbaar.

Het klinkt heel simpel, en dat is het ook. Voorwaarde is wel dat het team gedisciplineerd is waar het gaat om het melden van verkeerd ingeschatte wensen. Tegenwoordig zijn er tools als JIRA en Slack waardoor het makkelijk wordt om snel onderling te communiceren en het inzichtelijk blijft op welk moment er kan worden opgeleverd, ideaal.

4. Focus op kwaliteit in plaats van focus op scope.

Onze ervaringen met projecten op basis van fixed prices zijn over het algemeen niet al te best. Vaak beginnen deze projecten vol overgave, maar eindigen ze in gesteggel over meerwerk en deadlines. Dit resulteert in negatieve energie en ontevredenheid aan beide kanten.

Ik denk dat dit komt doordat wij niet goed zijn in het vooraf precies uitdenken van een product en de daarbij behorende planning.

Dit lijkt wellicht een harde conclusie, maar is tevens de kern van ons succes. Wij hebben ondervonden dat succesvolle producten niet in ivoren torens worden bedacht. Wij maken het zelf elke dag mee: producten veranderen constant, klanten geven feedback, techniek veranderd, concurrentie past zich aan, etc. Het maken van een volledige, sluitende voorspelling ten aanzien van een product wordt daardoor een bijna onmogelijke uitdaging. Tenzij je naam Nostradamus is.

Door te focussen op wat daadwerkelijk belangrijk is, wordt er geen energie verspilt aan een discussie over de scope. Op deze wijze wordt er een aangename werksfeer gecreëerd waarin het eindproduct zal zegevieren. Oftewel: een product waarin de concurrentie een geduchte tegenstander zal treffen.

Float like a butterfly, sting like a bee. — Muhammed Ali

5. Vertrouwen

Uiteindelijk draait het om vertrouwen. Het is een open deur die ik graag intrap. Omdat de scope bij nacalculatie niet duidelijk is, de planning elk moment kan veranderen en de prijs van het product niet vast staat, is het op voorhand voor de klant moeilijk om in te schatten wat zijn investering precies gaat zijn. Hij zal er dus op moeten vertrouwen dat wij hem geen oor aannaaien door met de uren te sjoemelen of er met de pet naar te gooien op het gebied van planning.

Het is daarom terecht dat de klant informeert naar welke zekerheid hij heeft. Het geld groeit immers niet aan de bomen. Dat begrijpen wij maar al te goed. Om deze reden is het belangrijk dat je het product zo snel mogelijk aan het publiek kan tonen, zodat je zo snel mogelijk kan beginnen met het terug verdienen van je investering. Een veel gemaakte denkfout is echter dat het budget van de klant bij opdrachten op basis van nacalculatie het onderspit zal delven. Niets is minder waar. Alhoewel vertrouwen essentieel is, is daarmee niet gezegd dat het moet gaan om blind vertrouwen. Natuurlijk beschermen wij juist ook de planning en het budget van onze klant. Bij aanvang van het project spreken we af wat het maximale budget is van de klant en proberen we onze ontwikkelingen zo goed mogelijk in te passen zodat het gewenste eindproduct zo snel mogelijk kan worden gerealiseerd. Ook wij hebben er immers baat bij dat de investering zich zo snel mogelijk kan terugverdienen. Wanneer wij misbruik zouden maken van de nacalculatie, dan doen wij afbreuk aan ons imago als betrouwbare ontwikkelaar en dus zouden we onze eigen ruiten ingooien. Niet zo handig op de lange termijn dus.

Ik kan concluderen dat de verandering die we hebben gemaakt door op basis van nacalculatie te gaan werken in plaats van met fixed prices onszelf en onze klanten geen windeieren heeft gelegd. Het brengt ons continuïteit, mooie producten en tevreden klanten.

Heb je vragen over over het werken op basis van nacalculatie? Aarzel niet om ze te stellen, Gertjan en ik helpen je graag!

PS. We zijn hard op zoek naar versterking voor onze productie teams, ben/ken jij een mobile developer of UI/UX designer please let us know!

Wil je op hoogte blijven van mijn nieuwe blogs? Schrijf je dan hier in: http://eepurl.com/bMABKT