Gestão de “calma aí que tô chegando!”

Estamos mesmo sem tempo ou só não estamos sabendo gerenciá-lo?

Ilustração apresenta uma pessoa marcando algo em um calendario, representando a gestão de tempo.
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Você já deve ter tido aquele compromisso que “não deu tempo” de participar, uma reunião que foi “de última hora” ou até mesmo um almoço “correndo, pois estou meio atrasado”, estou certo? Os passos rápidos estão cada vez mais frequentes porque estamos sempre sem tempo.

Falta de tempo é algo que sinto na pele, como algo crônico, com o qual deveria me acostumar, tomar aquela dose analgésica, seguir em frente e aceitar o fardo… #sóquenão. Com o amadurecimento pessoal e profissional, a interpretação sobre essa falta de tempo foi dando voz a um dito popular, tão conhecido por todos, que sempre ouvi dizer:

“é preciso dar tempo ao tempo”

E lendo de forma objetiva essa frase, cheguei à conclusão de que realmente, precisamos dar tempo ao nosso tempo. Essa correria intensa gera uma sensação de que nunca vamos conseguir realizar tudo o que precisamos, ou gostaríamos de fazer. E essa reflexão me fez concluir que esse sentimento também pode ser traduzido como falta de conhecimento sobre a utilização desse valioso recurso, que é o nosso tempo.

Será que não temos tempo mesmo?

O nosso dia é composto por 24 horas, e são exatamente as mesmas 24 horas para todos. O quanto sabemos sobre o uso do nosso tempo? Acredito que o questionamento correto seria: estamos utilizando esse recurso de maneira inteligente?

Interessante que quando falamos sobre gestão temos um conceito bem amplo, desde gestão de produtos, stakeholders, pessoas… mas todos são sempre muito bem embasados. Entretanto, pouco buscamos clareza sobre gestão de tempo e a importância dela para a qualidade de vida, profissional e pessoal.

Quando temos uma fotografia mais ampla sobre os resultados que obtivemos ao longo do tempo, quando deixamos de fazer uma boa gestão de tempo, percebemos que a tendência é ter uma baixa qualidade de vida, e isso se reflete de maneira geral, e não somente em ambiente profissional.

Durante essa jornada, dei de cara com um universo e diferentes formas que podem contribuir para uma melhor gestão de tempo, mas gostaria de destacar 4 técnicas que me ajudaram de forma muito eficiente com resultados surpreendentes.

Lei de Parkinson

A teoria, de autoria do historiador e escritor britânico Cyril Northcote Parkinson, foi publicada pela primeira vez em 1955 em um artigo da revista The Economist.

A lei formulada por Parkinson foi baseada a partir da experiência no serviço civil britânico e basicamente diz que:

o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização

Ou seja, se precisamos realizar uma tarefa, e temos 8 horas para realizá-la, provavelmente vamos utilizar as 8 horas. Se for um período de 3 horas para a mesma tarefa, utilizaremos as mesmas 3 horas. Se tudo deu errado, e temos apenas 30 minutos para concluir a tarefa, ele será concluída. Não é fácil, mas com determinação podemos deixar a procrastinação um pouco de lado e focar naquilo que de fato importa e gera valor.

Como podemos aplicar:

  • Limite o tempo para concluir as atividades do dia a dia;
  • Dê prazos agressivos para conclusão das atividades;
  • Respeite os prazos que foram determinados.

Princípio de Pareto ou Regra dos 80/20

O princípio de Pareto ou regra dos 80/20 afirma que, para muitos eventos, aproximadamente 80% dos resultados efetivos vêm de 20% dos esforços.

O consultor de negócios Joseph Moses Juran sugeriu o princípio e o nomeou em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, que notou a conexão 80/20 em sua passagem pela Universidade de Lausanne em 1892. Essencialmente, Pareto mostrou que aproximadamente 80% da terra na Itália pertencia a 20% da população.

É comum no mundo dos negócios, por exemplo, ter o entendimento que “80% das suas vendas vêm de 20% dos seus clientes

Como podemos aplicar:

  • Limite os esforços para executar atividades que não exijam perfeição;
  • Tenha foco no que é essencial para concluir sua tarefa;
  • “80% dos resultados são obtidos com 20% dos esforços

Técnica Pomodoro

O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental. Essa técnica foi desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980, e basicamente consiste na utilização de um cronômetro para “fatiar” atividades em períodos de concentração, separados por breves intervalos. Esse método é baseado no conceito de que pausas frequentes aumentam a agilidade mental.

Como sabemos, cada pessoa tem seu ritmo, cada um tem seu tempo. Basicamente, essa ténica promove ciclos de foco total na tarefa desempenhada, com intervalos entre elas.

Como podemos aplicar

  • Inicie um timer e, durante esse tempo, tenha foco total na atividade, com o mínimo de distrações possíveis. Sugiro ciclos de 50 minutos;
  • Quando o timer tocar, pare e relaxe por 10 minutos. Ande por aí, faça um carinho no seu pet, prepare um café, mas relaxe a mente por 10 minutos;

Plano Semanal

Coloque sua agenda em dia! Planejamento é essencial em nossa vida, independente de ser aplicado durante a jornada profissional ou pessoal. Ter uma gestão visual das atividades facilita nosso próprio entendimento, monitora o uso do nosso recurso (tempo) e nos guia sobre os esforços aplicados. Nós nos preparamos melhor quando temos clareza dos nossos compromissos e, sem dúvida, essa clareza contribui para uma melhor gestão de produtos em ambientes complexos.

Imagem que apresenta um calendário de atividades semanais, divididas em blocos de 30 e 60 minutos
Sugestão de calendário com atividades semanais divididas em blocos de 30 e 60 minutos

Estruturando de maneira adequada e aplicando os conceitos apresentados de forma combinada, podemos ter uma melhor qualidade de vida, .

Acredito que, seguindo a Lei de Parkinson, que nos ajuda a limitar o tempo para realizar a tarefa, sem distrações e com prazos agressivos, com atenção ao princípio de Pareto, que nos diz que podemos limitar esforços, dando foco naquilo que é essencial, e utilizando a técnica Pomodoro, que sugere ciclos de 50 minutos focados e intervalos de 10 minutos para descanso mental, e juntando tudo isso ao Plano Semanal, temos um bom leque de informações que podemos utilizar como guia para preservar e melhor utilizar o mais precioso recurso de vida, o tempo.

E você? Tem alguma técnica ou experiência com gestão do tempo para compartilhar? Deixe nos campos de comentários! E se você quiser fazer parte de um time que está sempre em busca de melhoria contínua, é só dar uma olhada aqui e se candidatar a alguma de nossas vagas. Vamos aprender juntos!

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GiBa (Gilberto Nicolav)

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