Mantendo a produtividade e a conexão em tempos de Home Office
Oi, é ótimo te ver por aqui ! Imagino que com essa crise toda você esteja procurando algumas soluções para melhorar a sua produtividade e do seu time, então aqui é o lugar certo, iremos apresentar algumas ferramentas que estão presentes no nosso dia-a-dia aqui no SAS, nas áreas de Ideação e discussões em grupo, Dinâmicas online, Organização e divisão do trabalho, Videoconferência, Construção colaborativa e Comunicação interna, lembrando que nada aqui é uma bala de prata e é importante entender como aplicar isso a sua necessidade e claro sensatez na hora de lidar com a sensibilidade de informações.
Aqui no SAS temos sido constantemente incentivados pelo contexto que estamos vivendo a mudarmos e nossa única saída foi a digitalização dos nossos processos principalmente. Com exceção de algumas áreas específicas, hoje estamos funcionando 100% no ecossistema digital. E estamos indo muito bem :)
Além de digitalizarmos processos, também trabalhamos como uma empresa digital no lançamento do SAS Online.
Mas o que é uma então uma empresa digital ?
Uma empresa digital é aquela que responde rápido ao estímulo externo, que de forma ágil e flexível consegue encontrar novas formas de inovar e entregar valor para o usuário. — Murilo Campos, líder de agilidade e cultura digital no SAS -plataforma de educação.
E sem mais delongas, vem comigo ; )
Ideação & discussões em grupo
E a ideação, tá ok ?
Ao falar de ideação uma das ferramentas onde mais vemos isso é o Miro, que tem um grande quadro branco permitindo que times construam e interajam de maneira colaborativa online, além de dispor de uma grande gama de quadros e ferramentas pré-prontas para dinâmicas online. Imagine por exemplo : fazer um brainstorm com o time usando post-it, fazer a ideação de uma nova ferramenta, processo ou produto junto com o cliente e com a equipe, construir linhas do tempo e apresentações de maneira criativa e fluida, montar um fluxo as ser seguido para os pagamentos ou ciclo de entregas de materiais, compartilhar essa criação com várias pessoas ao mesmo tempo. Pois é, outra coisa bem legal é que nele podemos ver o mouse com o nome de cada participante interagindo no quadro em tempo real, dentro do Miro existem muitas possibilidades, a ferramenta é bem aberta.
Tá mas, por que usar ela ao invés de outras ferramentas como o google docs ? Bom, nela tudo está acontecendo de uma maneira mais visual, se o seu time tem uma pegada mais criativa e gosta de abusar de imagens, cores e conteúdos externos durantes suas atividades de criação então ele será o melhor amigo de vocês nesses momentos.
O Miro também pode ser muito interessante para expor um novo design, um modelo de estratégia a ser seguido ou até mesmo um quadro de atividades, uma característica interessante é a possibilidade de gerar links públicos dos projetos para consultar tanto clientes quanto membros da nossa equipe, pedir feedbacks e mantê-los acompanhando esse processo de desenvolvimento seja para um produto ou uma campanha publicitária e até mesmo para uma pesquisa com os clientes utilizando exemplos de aplicações do mercado para entender o que agrada mais do ponto de vista deles naquele cenário, logo seria uma ferramenta não somente tão útil para designers, mas para áreas que buscam melhoria contínua e feedbacks mais assertivos sobre um determinado conteúdo.
No plano gratuito você pode ter :
- Número de membros : ilimitado
- Número de Quadros : 3
- Integrações com aplicativos diversos e com dispositivos móveis.
Do dia pra noite toda a sua equipe está em casa, foi tudo muito repentino durante essas mudanças da quarentena e muitos gestores e colaboradores se viram bastante perdidos sobre como continuar executando alguns processos, um exemplo legal pode ser o de times que utilizam metodologias ágeis como o scrum por exemplo, é claro que as cerimônias diárias como Daily já poderiam até ocorrer remotas, mas é bem incomum que as cerimônias de planejamento ou retrospectiva por exemplo sejam feitas assim, pra isso temos uma dica bem legal que é o FunRetro, nele você pode abrir um quadro colaborativo e simular colunas para ajudar na execução das suas cerimônias, conta também com um sistema de likes e comentários para frases, associação de frases semelhantes ou de um mesmo contexto onde manualmente você pode unir as mesmas em conjuntos que remetem a mesma coisa, também possui uma série de templates(modelo de quadros) disponíveis em português e inglês para várias dinâmicas e metodologias diferentes, a ferramenta também é anônima. Além de ser gratuita apenas o host precisa ter uma conta para criar um quadro, ele pode ter até dois quadros, mas não existe tanto a necessidade de um outro visto que ao fim você pode registrar as conclusões e apenas voltar para o estado inicial ou apagar. Ele se diferencia do Miro pois o direcionamento é focado em algo mais específico logo é muito bom para cenários de times de desenvolvimento bem como para equipes que seguem alguma cerimônia de metodologias ágeis onde se aplique um quadro de retrospectiva, outra forma legal de utilizar é chamar os seus liderados ou a galera da equipe toda pra fazer uma Retrospectiva do cenário atual de vocês enquanto time ou área, isso pode ajudá-los a voltar muito mais fortes após essa crise e garantir uma melhoria contínua baseada em aprendizados.
E a apresentação, tá ok ?
Seu time anda participando menos do que o comum nas reuniões e apresentações ? Bom calma, isso é normal, mas tem uma ferramenta que pode te ajudar a puxar a atenção da galera e ter uns insights bem legais.
É o Mentimeter, com ele é possível criar apresentações ou incrementar a sua apresentação externa e o mais legal de tudo, elas são interativas o que aumenta o engajamento da galera ( ou acordar quem está perdido, pelo menos) e possibilita discussões riquíssimas com a equipe em cima de dados reais, gerados em tempo real e de maneira prática utilizando um QRCode para acessar a pesquisa ou um código para preencher na página.
Muito legal né ? Mas e quanto custa ? No plano gratuito você pode usufruir apresentações online com até duas perguntas/pesquisas interativas como os exemplos abaixo de nuvem de palavras e uma pesquisa de múltipla escolha, para adicionar mais de 2 perguntas a plataforma solicita que você envie um convite para um amigo utilizar também, outro detalhe é que você não tem como adicionar sua logo ou importar apresentações prontas e arquivos no plano gratuito ou seja o foco é mais em usar a ferramenta para complementar a experiência das suas apresentações, fora isso a ferramenta é gratuita, mas fala que poderá usar os dados das pesquisas para inspiração, então recomendamos o bom-senso em tomar cuidado com qualquer dado sensível.
Suporte a dinâmicas
Muitas das ferramentas aqui podem ter conteúdo em inglês, então você pode usar a extensão do google tradutor para te ajudar caso precise ; )
Essa página tem um material para dinâmicas de time muito bom e dividido por categorias desde inspirar mais liderança e autonomia em decisões até levantar a energia do time, coisas que podem ser muito úteis em momentos de home office.
Esse hub de conteúdo é mantido por uma organização que busca projetar produtos e serviços juntamente com organizações comprometidas em criar um mundo mais justo e inclusivo. Eles disponibilizam vários materiais desde pílulas sobre mindsets até conjuntos de ferramentas, dicas e direcionamentos utilizando de metodologias do desing thinking para guiar o usuário até a solução mais assertiva, é uma página muita rica em relação a crescimento pessoal também.
Como você planeja suas facilitações ? Essa ferramenta vem para ajudar a organizar sua facilitação em pedacinhos, definir notas e objetivos para cada uma das etapas, dar a possibilidade de colaboração em tempo real caso tenha alguém te ajudando a montar ou mais de um facilitador e também facilidade de acesso a um históricos com as etapas de facilitações anteriores já criadas, melhorando bastante o tempo de produção.
Organização e divisão do trabalho
Bom aqui as sugestões são bem amplas e elas dependem muito do que funciona para o seu time, dentro de uma gama de vários dessa categoria podemos citar o Todoist, o Microsoft Planner ( que inclusive é conectado ao Teams ), o Jira e o Trello que deve ser o mais conhecido dentre eles, então trouxemos uma outra sugestão bem legal que engloba muito da forma de trabalhar de todos esses em uma única ferramenta.
É uma ferramenta muito completa de gestão de projetos e equipes, possui várias integrações com calendários e outras aplicações, sua interface é moderna, atrativa e suas funcionalidades permitem bastante simplicidade na organização de atividades e acompanhamento. É gratuita com para times com até 13 membros, com algumas limitações de funcionalidades em certas etapas mais avançadas de monitoramento do projeto, porém nada que atrapalhe o bom uso da ferramenta.
Construção colaborativa e Armazenamento de documentos
Algumas já são bem conhecidas como o Google Drive, o One Drive e existem outras que cumprem grandes tarefas do nosso dia-a-dia de uma maneira bem colaborativa, por exemplo o Google Keep para guardar links de artigos, imagens, anotações e conteúdos num formado de pequenas notas compartilháveis em tempo real, sem falar no Google Apresentações, Planilhas, Docs e o Jamboard.
E como falar de construção colaborativa e armazenamento de documentos sem falar do Notion ? É uma grande ferramenta de construção colaborativa e armazenamento|centralização de documentos, com ele você pode criar páginas e páginas que contém mais páginas e por aí vai, mas o legal mesmo é que você pode adicionar diversos tipos de informações como : Textos, Imagens, Vídeos, Tabelas/Planilhas, Quadro de Kanban, Listas, Links, Mapas, Arquivos e até mesmo embedar um dado de outra ferramenta para centralizar as informações na sua página. Além disso, você pode ajustar e personalizar a visualização da página da forma e com o número de colunas que preferir, da maneira que se encaixar melhor com o seu jeito de trabalhar, tornando-o uma ferramenta bem agradável de se mexer, afinal você escolhe como quer ver tudo que vai ter lá.
O Notion não possui uma diferença entre os planos gratuitos e pagos no sentido de funcionalidades, mas sim em relação a quantidade de coisas que você armazena/cria nele, o plano gratuito conta com upload de arquivos de até 5mb, 1000 blocos( pense em um bloco como sendo cada coisa que você adiciona na sua página : uma imagem, um código embed, um link para um artigo, um texto), um número ilimitado de membros e de convidados.
Se o seu time tava querendo um local para centralizar conhecimento, expor de uma maneira legal a sua missão, guardar dicas de leituras, monitorar atividades, fazer notas e tudo isso de uma forma bem personalizada, então o notion é a ferramenta que combina com vocês.
Comunicação interna estruturada
Bom aqui no SAS a maioria das pessoas já conhece o Teams e eu gostaria de apresentar uma outra ferramenta bem legal, o Slack que tem funcionalidades semelhantes e se destaca bastante com suas funções e integrações com aplicativos sendo uma ferramenta que torna a interação com o time durante o trabalho mais divertida, mas sem perder o foco de coisas sérias a serem discutidas.
Dentro do Slack você tem a possibilidade de dividir assuntos e tópicos por canais e deixar eles abertos a todos ou privados necessitando de convite para entrar, também é possível programar mensagens e avisos em canais ou chats pessoais utilizando a ferramenta “/set reminder”, sem falar na infinidade de apps e integrações já disponíveis como bots e ferramentas de votação muito intuitivas como o “/poll” que permite criar uma votação com até 10 itens na sua versão free para que as pessoas decidam sobre algo e ainda mostra em tempo real o resultado da votação, dentre muitas outras funcionalidades de apps dentro do slack temos ainda o sistema de “threads” que serve para centralizar a conversa sobre um determinado tópico e diminuir a poluição visual ou spam nos canais, mantendo a informação e a comunicação mais clara. Se o seu time precisa de uma ferramenta que ajude a centralizar a informação e evite as distrações dos meios de comunicação tradicionais e ainda permita que vocês façam upload de seus memes e gifs para usar como emojis, então o slack é uma ótima ferramenta para vocês.
No plano gratuito você pode ter :
- Acesse as 10 mil mensagens mais recentes da sua equipe.
- Até 10 integrações com apps como Office365, Jira e muito
mais. - Chamadas individuais de voz e vídeo entre colegas de equipe.
- Até 5GB de armazenamento de arquivos na nuvem.
- Você pode ver mais aqui.
Videoconferência
Aqui temos um leque de possibilidades já conhecidas e outras nem tanto, então vamos dar uma passada por algumas ferramentas bem úteis e algumas características delas.
É uma plataforma de código aberto e que é bem simples e prática de utilizar, conta com recursos avançados para um programa gratuito, com ele é possível fazer videoconferências com várias pessoas mantendo uma ótima qualidade até 35 pessoas e com a possibilidade de até 75 pessoas com algumas quedas na qualidade da chamada, pode-se criar uma sala personalizada com link único de maneira gratuita e ainda é possível compartilhar mais de uma tela por vez também.
É aquele lugar assim como o slack para ligações mais reservadas e práticas do dia-a-dia, é possível criar uma sala para você de maneira gratuita e acessar sempre o mesmo link, tendo apenas a limitação de até 4 pessoas no plano gratuito.
Esse é bem conhecido já bastante utilizado, Hangouts é uma ferramenta para criar reuniões de maneira bem prática.
Esse é nosso conhecido por aqui, permite chamadas com uma qualidade muito boa, tem soluções bem legais para eventos a distância como perguntas e respostas com sistema de auditoria, controle remoto do computador do usuário apresentando e outras funcionalidades bem úteis.
Um recadinho Final
É importante lembrar de sempre ficarmos unidos e entendermos o que se adequa a nossa realidade ou não, valorizar o bem-estar de todos e cultivar a empatia, compartilhando práticas, dificuldades e nos conectando mais, afinal tudo isso é sobre Pessoas e como elas podem sempre se reinventar!
