Buscando Estrategias para Generar Una Cultura de Prevención de Emergencias.

Grupo Reto 3: ¿Cómo podemos involucrar a la comunidad a que conozca los “puntos seguros de encuentro” en todos los municipios de Colombia?

El pasado 17 de septiembre, se dio inicio en Bogotá, a una nueva versión del Global Goals Jam, el cual es un espacio para que empresarios, funcionarios públicos, y ciudadanos en general, se reúnen con el fin de co-crear soluciones frente a retos puntuales de cada país, alrededor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

En el 2018, el evento fue desarrollado por el Equipo de Innovación pública del Departamento Nacional de Planeación, y el. Como consultor de innovación, tuve la oportunidad de ser facilitador del Global Goals Jam 2017 en Bogotá, y había sido testigo de la capacidad del espacio para generar soluciones tangibles, para potencializar la ciudad como nodo de desarrollo sostenible en Colombia. De ahí mi interés, como ciudadano y consultor de innovación, de responder a la invitación que hizo el DNP para participar en esta nueva versión del GGJ con un enfoque de país, más amplio y con una comunidad objetivo diferente.

Adicionalmente, al tener un nuevo enfoque se plantearon nuevos retos, los cuales además contaban con una organización proponiéndolos, buscando que las soluciones generadas llegaran directamente a estas organizaciones y así se acercaran a la implementación. De esta manera se contó con la participación de la Cruz Roja como organización proponente, junto al mismo DNP con su equipo de ODS. En este marco de trabajo se propusieron en total 6 retos, cada uno con un facilitador y un equipo de trabajo.

Comprensión del RETO:

El reto con el que trabajamos, se enmarcó en la siguiente pregunta: “¿Cómo podemos involucrar a la comunidad a que conozca los “puntos seguros de encuentro” en todos los municipios de Colombia?”.

Iniciamos en el equipo, de 5 personas, por comprender el reto en términos de qué tipo de resultado esperamos lograr, y de allí, clarificamos los actores involucrados directamente o indirectamente, alrededor de las dinámicas sociales alrededor de nuestro reto. Al hablar de puntos seguros de encuentro, la discusión del equipo se dirige hacia la identificación de diferentes tipos de riesgo, y por consiguiente, “zonas seguras” diferentes de acuerdo a las emergencias susceptibles de suceder en cada municipio.

También, para delimitar el alcance del reto, así como para tener un marco de trabajo más acotado, decidimos seleccionar 3 municipios específicos para realizar el análisis, de acuerdo a las condiciones complejas y diversas de cada uno. Esto sirve para identificar riesgos y dinámicas específicas, lo cual ayudó a identificar con mayor detalle, los actores involucrados, así como otras dimensiones del reto.

Optamos por identificar también oportunidades en las que los participantes del equipo pudieran involucrarse con la solución del reto. En este punto, en el que no hay soluciones o propuestas aún, involucrar nuevos actores dentro del análisis del reto puede brindar nuevas perspectivas y así brindar una comprensión más amplia del reto, lo que lleva a generar nuevas posibilidades. Finalmente, la primer etapa del análisis terminó identificando beneficios que tendría la comunidad al reconocer puntos seguros de encuentro ante posibles emergencias en sus municipios.

Para la segunda parte del reto, la discusión del grupo giró en torno a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace que la comunidad no esté involucrada ya?: Buscamos generar supuestos acerca de que hace que la comunidad no haya identificado puntos seguros de encuentro, o los conozcan pero no tengan un plan o ruta de evacuación adecuada ante alguna emergencia.
• ¿Que haría falta para que tuviera éxito esta estrategia?: Buscamos conocer las estrategias implementadas, ya por la cruz roja, y otras organizaciones, encontrando problemas y oportunidades que sirvieran para generar nuevas soluciones. Esto pudo realizarse pues los participantes en general realizaban trabajo con comunidades y de hecho contamos con el apoyo de un miembro de la Cruz Roja, con conocimiento del trabajo y herramientas que tiene la organización en relación con este reto.

Estas preguntas llevaron a la identificación de diferentes problemas, como el desconocimiento que tiene la comunidad de la información frente a emergencias, el desconocimiento como organización que se tiene de la forma como las personas reaccionan ante emergencias, desconocimiento en general de si existe una cultura de prevención y que incluye, y en general se identificó un desconocimiento de la comunidad de sus diferentes planes de emergencia, y roles o acciones diferentes frente a diferentes situaciones.

Unión de grupos:

En este punto decidimos unir los grupos tres y cuatro. Como ya lo mencioné, el reto 3 era “¿Cómo podemos involucrar a la comunidad a que conozca los “puntos seguros de encuentro” en todos los municipios de Colombia?” y el reto del grupo 4 era “¿Cómo podemos motivar a los ciudadanos a elaborar el ‘Plan Familiar de Emergencias’ de manera más fácil y amigable?”.

En este punto la relación de ambos retos se había hecho evidente, y se encontró la oportunidad de sumar el análisis de nuestro grupo, al del grupo 4.

Llegando al problema profundo

Para encontrar el reto común y profundo, compartido por ambos grupos, contamos con el apoyo de un voluntario de la cruz roja quien, desde su experiencia, habló del trabajo que se ha adelantado, así como hallazgos y ajustes que se han realizado durante su trabajo. y en una actividad donde se contó con su aporte como experto en el problema, se logró también identificar diferentes problemas que hacían parte del sistema de nuestro reto. En este punto el trabajo de nosotros como facilitadores, diría, es el de mantener una visión sistémica de las conversaciones y discusiones que se dan en la mesa, abriendo preguntas hacia temas no abordados, y cuidando sesgos en la información recopilada por los demás miembros del equipo.

Así, hacia el final del primer día, logramos tener claridad frente a varias dimensiones o problemas relacionados con el reto, por ejemplo:

• ¿Cómo generar conciencia / apropiación ante las emergencias? individualmente, en núcleos familiares; ¿cómo generar empatía hacia casos conocidos o cultura de prevención?
• ¿Cómo dar visibilidad a la información de los planes de emergencia comunitarios en zonas donde hay pocos recursos y menor cultura de prevención?
• ¿Cómo dar herramientas a las familias para que no dependan de las visitas de los brigadistas?
• ¿Cómo hacer que el Plan de Emergencia sea una herramienta atractiva / Divertida / Accesible?
• ¿Cómo mapear y divulgar los riesgos, en una comunidad?

Propuestas e Ideas

Aquí entonces se vuelve a un entorno difuso en el momento en que se propone al equipo generar ideas alrededor de los retos que, individualmente, consideren de mayor pertinencia, impacto o interés para la solución del reto. En esta experiencia particular, lo cual no sucede regularmente, los mismos participantes dieron lineamientos y pautas para que estas primeras ideas nos acercaran a la solución final.

Esto se logró de una manera simple, dividiendo una hoja en cuatro partes donde una fuera un dibujo o representación de la idea (con un nombre), beneficiarios, o usuarios implicados directamente, función de la idea (¿para qué lo haríamos?), y la descripción de los elementos que hacen de esta idea única (cualidades que otras propuestas no tengan, enfoque innovador, etc). Lo impresionante es que los mismos participantes buscaron este nivel de detalle en un punto donde recién se aclaraban las condiciones del reto.

Al final del día, el grupo tenía dos patrones alrededor de los cuáles se generaron ideas:

• Utilizar juegos como herramienta para generar apropiación de conceptos y prácticas para prevenir emergencias, reconocer los riesgos existentes, e involucrar a la comunidad.
• Generar conciencia por medio de historias, anécdotas y antecedentes, en cada municipio, para evidenciar los riesgos de cada municipio, y generar cercanía desde las personas, para que se motivaran a informarse, y utilizar las herramientas que ya están disponibles para prevenir riesgos, y generar su Plan Familiar de Emergencias, relacionado con el Plan de Emergencias Comunitario.

Entendiendo este patrón, se terminó el primer día, y cada participante tomó las ideas del grupo, y se propuso llegar el siguiente día con ideas y propuestas más estructuradas.

Se inicia luego el segundo día, se propone socializar las ideas en pequeños equipos, y una preparación para presentar cada propuesta en un lapso de 5 minutos. En este tiempo los facilitadores proponemos criterios de evaluación, principalmente de acuerdo a las características de los problemas y dimensiones del reto, que se habían determinado anteriormente.

Para cada presentación, que se hizo en parejas e individualmente, cada participante utilizó prototipos sencillos, en los cuales pudo explicar las diferentes características de sus ideas. Al final, todos los participantes evaluaron si, frente a los criterios propuestos, las ideas generarían un aporte, no podrían influir, o por el contrario podrían generar el efecto contrario al esperado. De esta manera, se dio una evaluación preliminar a cada propuesta, identificando que la que tuvo mayor potencial para el grupo fue crear una “feria o bazar, con juegos, que se realice el día de mercado, cuando la gente se reuniera en la plaza central de cada municipio, y con actividades que involucren personas de la comunidad de todas las edades”.

Idea: Aprovechar programas de cine rural, para que los niños actúen en películas cortas, donde se explique a la comunidad los riesgos y planes de emergencia que deben tener en cada municipio.

Por supuesto la existencia de nuevas ideas abre nuevas discusiones, por ejemplo la disponibilidad de internet, si crear una solución digital (por ejemplo los juegos, los planes de emergencia, etc). Aquí es cuando cerrar el reto a lugares específicos da oportunidad, al equipo de trabajo, de tomar decisiones sobre información específica, y muchas de estas decisiones se toman rápidamente por el mismo grupo. En este punto como facilitador, lo principal es mantener la energía del equipo en la tarea a resolver, más allá de repetir discusiones que no llevan a desarrollar las ideas.

Prototipos

Teniendo en el tablero, una idea pero al mismo tiempo un reto, de crear una feria con juegos para que la comunidad conociera de una manera más amigable como prevenir y actuar ante situaciones de emergencia, el equipo separó la feria entre las siguientes actividades:

• Ubicación de puntos de encuentro, puestos de salud y rutas de evacuación.
• Identificación de Riesgos y amenazas de la comunidad.
• Identificación de Líderes y mecanismos de comunicación.
• Creación de Kits de emergencia y Planes Familiares de Emergencia.
• Peligros y amenazas al interior del hogar.

De esta manera se decide prototipar los juegos o material necesario para cada una de estas actividades. En este proceso surgen nuevas dudas e ideas que se comparten libremente, por ejemplo si una persona podía pasar varias veces por el mismo juego, si debería haber o no premios, si se participaba por los premios de manera individual, mecanismos para recopilar información y validar si las familias elaboraban su plan familiar, etc. Para complementar este trabajo, se diseñan también estrategias, y generar estrategias de divulgación y vinculación para para incentivar a la comunidad a participar en estos espacios.

Prototipo: Juego para enseñar a la comunidad las posibles emergencias de su lugar de residencia, y conceptos generales del plan de emergencia.

Show

Terminados los prototipos queda a todos los miembros del equipo compartir sus prototipos, presentando así sus funciones, utilidad, recursos necesarios. Hablando de juegos, el equipo tuvo la posibilidad de sorprenderse con las propuestas, e incluso jugar (literalmente) para conocer cómo funcionaban los prototipos.

También, se aprovecha la oportunidad para diseñar el pitch que el equipo utilizará para presentar la idea de la feria. La forma en que se presenta una idea es tanto o más importante como la idea misma, así que se decide utilizar la mesa de trabajo para presentar los prototipos de todas las mesas, junto con herramientas ya existentes utilizadas por la Cruz Roja, para contar y comunicar de mejor manera las características del reto y problema existente actualmente, antecedentes del reto, y el valor que ofrece esta solución frente a estrategias utilizadas anteriormente.

Esto resultó ser muy atractivo, y provocó la atención del resto de los participantes, sobretodo al permitir que las personas cogieran el material que se dispuso y pudieran tomarse el tiempo de explorar aquellas cosas que les parecieron más interesantes. Hay que recordar, que los prototipos muestran posibilidades y son la mejor forma de acercar las intenciones e ideas a la generación real de impacto y transformación.

Prototipo: Mesa con algunos de los prototipos e información utilizada actualmente por la Cruz Roja.

Reflexiones finales

Este proceso, como cualquier otro en el que se exploren nuevas soluciones y maneras de atender necesidades de la comunidad, deja varias enseñanzas. El equipo con el que me relacioné fue bastante proactivo y propositivo, inclusive en la metodología que se siguió, y como facilitador es grato tener la oportunidad también de ser participante en la generación de soluciones, lo cual suele ser difícil pues uno busca no crear sesgos en la solución del reto.

También es claro para mi, siendo esta la segunda versión en la que he participado, que no solo tienen necesidades las organizaciones que proponen retos en un Global Goals Jam, también tienen necesidades o retos propios quienes participan (o participamos), y la motivación suele ser encontrar soluciones para estos retos propios, o ampliar la red de contactos, con posibles aliados para cumplir objetivos de nuestras propias organizaciones.

Pitch: Explicación de la Propuesta, mostrando varios prototipos de los juegos que se esperaba utilizar.

Surgen también otras ideas, para futuros Jams,con nuevos enfoques. Por ejemplo propondría reunir no solo organizaciones con retos puntuales, sino buscar que los participantes sean también de organizaciones que, si bien no solucionan esa necesidad de manera específica, si trabajen directamente en un entorno relacionado con el reto; así los participantes contarían con conocimiento profundo sobre las dimensiones y características de los retos a abordar, soluciones a retos similares en otros contextos, etc, y se realizarían propuestas con un mayor alcance. Inclusive, propondría la participación de inversionistas, de manera que se aborde de manera integral el concepto de desarrollo sostenible, incluyendo los objetivos ambientales y de bienestar de cada país o región, junto con el desarrollo de negocios que involucren a la comunidad y organizaciones de todo tipo. ¿Que tal un Jam de Facilitadores?, ¿Que tal realizar Jams Locales para atender retos de comunidades específicas?, ¿Por qué no hacer un Jam Jóvenes?

Debo Agradecer al Departamento Nacional de Planeación, particularmente a Aura Cifuentes por esta invitación, y a Johanna Cubillos, quien fue facilitadora del equipo 4,con quién unimos esfuerzos y equipos para resolver un reto que descubrimos era común.

Si están interesados en esta experiencia, o les gustaría compartir conmigo preguntas, recomendaciones, etc, pueden contactarme a mi Linked In , o pueden conocer el trabajo de KAOZ, en donde trabajamos para crear experiencias y herramientas para acompañar a las organizaciones en la creación de nuevas formas de creación y captura de valor.