Proje Yönetim’inde Kazanılmış Değer Yönetimi (EVM) — Jira Örneği

Muhammet Ayal

Published in

Involit Bilişim A.Ş.

4 min readMay 22, 2020

Türkçe güzel dil vesselâm. “Değer” kelimesinin ilk akla geleni soyut olsa da TDK’daki karşılıkları;

isim,Bir şeyin önemini belirlemeye yarayan soyut ölçü, bir şeyin değdiği karşılık, kıymet.
isim,Bir şeyin para ile ölçülebilen karşılığı, bedel, kıymet, paha, valör.
isim, felsefe Kişinin isteyen, gereksinim duyan bir varlık olarak nesne ile bağlantısında beliren şey.
isim, matematik Bir değişkenin veya bilinmeyenin sayı ile anlatımı.

Biz de bu yazıda Proje Yönetim süreçlerinde şirket içinde 3–5 kişinin bilgisi olan ama çok “değerli” bir kavram olan EVM’i Jira üzerinde nasıl yönetebileceğimizi anlatacağım. İnsanın en iyi yaptığı şeyi yapıp, elimizdekilerle yine “bilinmeyen”i bulmaya çalışacağız. Öngörülebilir hesaplamalar yaparak tedbirlerimizi ona göre almaya çalışacağız. Almalıyız en azından, yoksa bu belirsizlikten nemalanan çook oluyor benim gördüğüm.

Nedir EVM?

Projenin belirlenen aşamasında yapılan işi, planlanan ve fiili maliyetleri inceleyerek proje performansını ve ilerlemesini zaman — kaynak ekseninde ölçen bir metot. Bir nevi testi kırılmadan suyu korumaya yarayan tedbirleri önceden almamızı bize gösteren bir takip mekanizması.

PMI’ın verdiği tarife bakarsak; yöneticilerin sorunları tamir edilemez hale gelmeden tanımlamasını ve kontrol etmesini sağlayan “erken uyarı” tekniği.

EVM Terminolojisi

Planned Value (PV): Belirli bir tarihte bitmesi planlanan bir işin onaylanmış bütçesi.

Earned Value (EV): Belirlenen tarihte tamamlanmış iş için onaylanmış ve ayrılmış bütçedir.

Actual Cost (AC): Belirlenen tarihte yapılan iş için gerçekleşen harcamadır.

Cost Variance (CV): Ne umduk, ne bulduk. CV= EV-AC değer <0 ise durum kötü. t anında planladığım harcama bütçesinden fazlasını harcamışım.

Cost Performance Index(CPI): CPI= EV/AC < 1 ise kazanılanın üstünde bir harcama yaptık demektir.

Schedule Variance (SV): SV=EV-PV < 0 ise planladığım bütçeye göre takvimin gerisindeyim.

Schedule Performance Index (SPI): SPI= EV/PV < 1 ise kazanılan değer, planladığımız değerin altında kalmış demektir.

Budget at Completion (BAC) = Toplam Proje Bütçesi

Estimate to Completion (ETC): 5 farklı hesaplama yapmak mümkün. Senaryolara göre değişkenlik gösterebiliyor.

ETC= (BAC — AC)
ETC= (BAC — EV)/CPI Böyle giderse geriye kalan iş için tahmini maliyet ne olur?
ETC= (BAC — EV)/CPI
ETC= (BAC — EV)/(CPI*SPI)
ETC= (BAC — EV) * Custom Performance Field

EACt (Estimated Duration) = PD (Planning Duration) / SPI projenin toplamda ne kadar sürede tamamlanacağını söyler.

Estimate at Completion (EAC): EAC=AC + ETC Böyle giderse proje tahmini kaç liraya tamamlanmış olacağını söyler.

Variance at Completion (VAC): VAC=BAC-EAC <0 ise onaylanan bütçe ile projenin tamamlanamayacağını söyler.

Peki bu işler çalışanlardan bağımsız bir ortamda mı dönmeli?

Cevap, tabii ki hayır olmalı. Genelde çalışanların işlerini takip ettiği araçlar olur. Benim de çok sevdiğim ve örneğini yapacağımız Jira’dan bahsediyorum. Proje Yöneticileri EVM hesabını MS Project veya Excel gibi kendi hâkim olduğu bağımsız araçlar üzerinde yapmayı sever ve bu konfor alanından çıkmayı da pek istemezler. Halbuki projelerin bütçelerini hem çalışan hem de diğer maliyetleri hesaba katarak, EVM’i de aynı araç içinde yapıyor olmak en sağlıklı neticeyi verecektir. Aksi durumda proje yöneticisinin, takım yöneticileriyle telefonda esnaf pazarlığı yapıp EVM raporu çıkarması çok hoş olmuyor.

Jira üzerinde bunu ( Server / Data Center ) modeli için yapan Tempo Budgets eklentisini inceleyeceğim. Cloud kullananlar için 06.05.2020'de çıkan HORREUM Earned Value Management eklentisi denenebilir. Cloud eklentisi Tempo Budget’a göre biraz yavan kalıyor ama o da iyi : )

Tempo Budgets

Eklentiyi Jira’ya kurduk, kendine özgü konfigürasyonları yaptık, yetkilendirmeleri, çalışanların kişi veya rol bazlı saatlik çalışma rate’lerini belirledik. İstersek custom bir alandan da (weighted progress gibi) hesaplamaları yaptırabiliyoruz.

Bütçesini takip edeceğimiz Jira projesini ve issue’ları açtık, issue’lara estimation ve worklog da girdik, geri kalan OPEX,CAPEX ve FINEX maliyetlerimizi de folio’muza işledik.

Terminolojiden bahsettiğim başlık altındaki hesaplamaları Tempo kendisi bize folio’muzun içinde veriyor.

Raporlar Konusunda Bayağı İyi

SPI, CPI,SV,ETC,EAT gibi hesaplamaları işlerin takip edildiği Jira kayıtlarından anlık alıp meşhur Steering Commitee (nam-ı diğer “striko” ) raporunu hazırlamaya 3 gün harcamadan gerçek verilerle hakiki bir “değer analizi” yapmış oluruz. Bir kaç raporun ekran görüntüsünü örnek olarak ekliyorum.