“Time Tracking” Üzerine İnceleme
Bu yazıda pek çok iş takip aracı üzerinde farklı görünüm veya mantıkla karşımıza çıkan “time tracking” özelliğini, kullanım detaylarını favori aracım olan “Jira” üzerinde inceleyeceğim.
Zaman, neticede proje yönetiminin meşhur üçgeninde yer alan kalemlerden biri. Bunu yapmadan bir ürünü/projeyi yönetmek, ölçmek eksik kalırdı.
Time Tracking, temelinde planlama yapmak isteyen, bir şeyleri sayısal veriler üzerinden izlemek isteyenler için özellikle yazılım geliştirme projelerinde çokça tercih edilen ve daha çok “âdem*gün” olarak kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntemin yanısıra tahminlemeyi Story Point, T-shirt Size gibi farklı tekniklerle kullanlar da var. Hatta bazı uygulamalarda 1 Story Point = 1 adam*gün olarak hesaplansın diyenler de var. Çokça popüler olan scrum metodu ile proje geliştirmelerinde Jira’nın esnekliği sayesinde hem Story Point hem de Time Tracking kullanılabiliyor. Hemen Jira’daki detaylarına geçelim.
Jira Detay
Bir Jira admin olarak öncelikle şirketinizin çalışma saatlerine ve görmek istediğiniz formata göre Time Tracking’i ayarlayın. Yani benim şirketim haftanın 5 günü 8 saat çalışır ve efor girişi yaparken varsayılan formatım “saat”tir, ABC Projesi’ndeki “Work on issues” yetkisini ilgili rollere/gruplara vererek genel ayarlarını yapmak lazım.
Time tracking yapısı
Bu alan Jira’nın bir sistem alanıdır ve 3 bileşenden oluşur. Jira’nın Cloud ve Server versiyonlarında sadece görünümü farklıdır. Fonksiyonalite ve raporlama olarak aynı çalışır. Bir farkı yok.
- Original Estimate: Tahmini olarak bir işin ne kadarlık bir eforla yapılacağını gösterir.
- Remaining Estimate: Bir işin bitirilmesi için kalan eforu gösterir.
- Time Spent (Logged Time): Bir iş için ne kadarlık efor harcandığını temsil eder.
Eğer Jira’da Sub-task yapısını kullanıyorsanız ve bu Sub-task’lar için de Time Tracking kullanılıyorsa yani estimate yapılıp efor girişi yapılıyorsa Jira bunları hem ayırıyor hem de birleştiriyor. Şöyle ki;
Buradaki VSP-30 ana kaydımız. VSP-31 ve 32 Sub-task’lar.
Yani VSP-30'un sadece kendisine 4h 30m’ lik bir efor harcanmış ve bu “Time Spent” alanında sadece gösteriliyor. Ancak Sub-task’lara da girilen eforu dahil ederek bir değer görmek istiyorsanız bu kolonlara “Σ Time Spent” alanını da eklemeniz gerekiyor. Yani bir nevi “yukarı yuvarlama (roll-up)” mekanizması işletiyor Sub-task’lar için.
Efor girişi ve remaining estimate belirleme
Bu iş için 18 Aralık günü 10h çalışma yaptınız ve sistem Remaining’i kendisi hesapladı. “Original estimate — Total spent= Remaining estimate”
Bu iş için 10h çalışma yaptınız ama kalan eforun 1d=8h olmadığını düşünüyorsanız Remaining’i bu örnekte olduğu gibi 2d olarak belirlediniz. Yani bu iş için “Original estimate” 3d idi ama çalışmalar sonucu 3d’den fazla da efor harcanabilir. Bu da “Original estimate”in bu iş için az tahminlendiği veya bu işi yapan kişinin kabiliyetleri ile ilgili olduğunu kolayca görebilirsiniz. Buradaki JQL sorgulamaları için birkaç ipucu raporlama başlığına ekleyeceğim.
Raporlama ve Proje Takibi
Her Jira projesinin sol tarafındaki “Reports” kısmında Forecast & management kısmında bulunan raporlar kullanılabilir. Burada olduğu gibi “venITure Shop” Jira projesi için genel gidişatı izleyebilirim. Kişi veya Versiyon takibi de yapılıyorsa bu tip rapoları da almak mümkün.
Eğer ekip Scrum çalışıyorsa Sprint raporlarında yazının başında söylediğimiz “Story point” yerine Original estimate’i de kullanabiliyorsunuz.
Raporları Jira’nın Dashboard’unda da gösterebiliyorsunuz. Dashboard ve filtre tasarımı için bu videoyu seyredebilirsiniz.
Uyarı: Bazı server Jira’larda “Workload Pie Chart” tipli gadget olmayabilir. Jira admin Atlassian’ın bu ücretsiz eklentisini yüklemelidir.
Üst seviyeden takip yapılmak istenirse bunun için Atlassian’ın kendi ürünü olan (DC ve Cloud Jira Software Premium /Enterprise için ücretsiz gelen) Advanced Roadmap kullanılabilir.
Advanced Roadmap olmayan veya tercih etmeyenler için Proje Yönetimi ile ilgili iki tane eklenti önerebilirim. Structure veya Big Picture.
JQL Fonksiyonları
Jira’nın size time tracking için sağladığı bazı JQL fonksiyonları da var.
- project = VSP AND originalEstimate >= 10d
- project = VS AND timespent > 0
- project = VSP AND remainingEstimate >= 1d
- project = VSP AND worklogAuthor = “mayal”
- project = VSP AND worklogAuthor in membersOf(“Developers”)
Meraklılar için ekstra birkaç Script Runner JQL ipucu
Script Runner eklentisi Jira’nızda varsa bazı ekstra JQL fonksiyonlarına erişmiş oluyorsunuz. Henüz Script Runner’ın Cloud için bu fonksiyonları yok. Şimdilik sadece OnPrem (Server-DC) için geçerli olduğunu belirtmek lazım.
Herhangi bir rapor veya dashboard kullanmadan anlık olarak bazı aramalar yapabiliriz.
“Efor Girişi ve Remaining Estimate Belirleme” başlığında örneğini verdiğimiz Time Spent > Original Estimate olan issue’ları bulmak için aşağıdaki JQL kullanılabilir.
Örnek JQL'ler;project = VS AND issueFunction in aggregateExpression(“Total Estimate for all Issues”, “originalEstimate.sum()”)project = VS AND issueFunction in aggregateExpression(“Total Estimate for all Issues”, “originalEstimate.sum()”, “Remaining work”, “remainingEstimate.sum()”)project = VS AND issueFunction in expression(“”, “timespent > originalestimate”)issueFunction in expression("", "timespent + remainingestimate > originalestimate")issueFunction in expression("", "timespent > originalestimate + 5*wd")issueFunction in expression("", "StoryPoints * BusinessValue > 100")
Time tracking için ekstra eklentiler
Jira’nın bu saydığım özellikleri ve yetkinlikleri size yeterli gelmiyor veya daha fazla / farklı tipten raporlama istiyorsanız aşağıdaki eklentilere göz gezdirebilirsiniz.
- Tempo Timesheets: Özellikle takım bazlı çalışanlar için tavsiye olunur.
- Activity Timeline: Timesheet ve Planlama yönetimini beraber sunuyor.
- WorklogPro: Custom Jira alanlarına göre raporlaması da var. Ücret olarak daha uygundur ve yerli üretimdir :)
Daha fazla eklentiler de var tabii ki. Bunun için Atlassian Marketplace göz atabilirsiniz.
Umarım faydalı olmuştur.
Hoş kalınız.
