10 dicas para facilitar o melhor Design Sprint da sua vida!
Design Sprints não são intuitivos… Reunir um grupo de adultos por 4 dias em uma sala com canetinhas, post-its e quadros, para resolver problemas críticos de suas organizações parece uma visita ao jardim de infância.
Coloque música e snacks, e parece que estamos em um conto-de-fadas, onde projetos são divertidos e eficientes!
Bom, a boa notícia é que sim, projetos podem e devem ser divertidos e eficientes, e Design Sprints já se mostraram eficientes em uma diversidade de aplicações e indústrias. (acesse aqui um site só com estudos de caso!)
Dito isso, vou destacar alguns lembretes para que a semana de Sprint seja uma experiência inesquecível para todos!
1. Explique tudo antes de começar
Tudo fica mais fácil quando as pessoas sabem o que está por vir…
Explicar nas semanas anteriores o que é o Design Sprint através de vídeos ou artigos, e até mesmo incentivar que as pessoas leiam o livro (isso sim seria incrível!) faz com que todos cheguem alinhados com o que vai acontecer.
Na manhã do primeiro dia, faça um rápido overview da semana, e sempre explique todas as atividades antes de executá-las.
2. Trabalhe as expectativas do grupo
Além de explicar as atividades, trabalhe também com as emoções do grupo!
Seja aberto e sincero: “Bom, a atividade que faremos agora será cansativa, mas é muito importante para o processo” ou “Vai parecer que vamos tomar decisões mais rápido do que gostaríamos, mas é essencial para conseguirmos produzir um protótipo ao final da semana”.
O que importa é que as pessoas se sintam amparadas com as emoções ao longo da semana!
3. Capriche na sua Pesquisa!
Como facilitador do Sprint, certifique-se de separar, na semana anterior, exemplos excelentes de produtos/serviços para as atividades de Pesquisa Relâmpago!
O material que você apresentar deve inspirar os participantes à pesquisarem soluções de outras indústrias e ficarem atentos à soluções de conteúdo.
4. Não tente quebrar o gelo!
Como dito no início do artigo. A semana de Sprint é contra-intuitiva e causará incômodo/estranheza nos participantes de primeira viagem (a primeira manhã é a parte mais crítica!). Não se preocupe em se justificar, ou fazer piadinhas para descontrair a equipe! Confie no processo e aos poucos todos ganharão confiança…
5. Acompanhe a energia das pessoas
Esteja atento à discussões que não complementam muito o objetivo do Sprint e sempre lembre de fazer pausas de 90 em 90 minutos! Uma playlist instrumental tem efeitos melhores em longo prazo (do que pessoas cantando!), e snacks leves também ajudam à manter todos ativos e animados.
6. Seja enérgico!
A energia que você entra em um Sprint é essencial para ditar a reação dos participantes! Administre seu café, seja sempre confiante e bem-humorado com todos e com certeza a semana será muito mais produtiva.
7. Não tente ser o mais esperto
A posição de facilitador pode trazer um senso de ‘autoridade’, mas seu papel é garantir que o Sprint aconteça no tempo determinado, enquanto estimula cada participante à contribuir ao máximo com suas expertises, e isso já é uma responsabilidade muito grande!
Você não tem que ter as ideias mais brilhantes ou resolver todos os problemas. Você não é o omelete, você é a panela!
8. Certifique-se do comprometimento dos participantes
Se você está planejando um Sprint, certifique-se que todos realmente reservaram suas respectivas agendas! Ter participantes entrando e saindo do Sprint é extremamente prejudicial para o foco do grupo e para o alinhamento geral das ideias. Caso tenham participantes muito ocupados, planeje exatamente quando eles estarão presentes (principalmente na manhã do primeiro dia e no final do segundo!).
9. Reforce a política ‘sem tecnologia’!
Celulares e Laptops não podem ser aceitos em hipótese alguma! Se alguém realmente tiver que atender uma ligação importante, que seja rápido e fora do ambiente do Sprint.
Quando essa política é quebrada, o Sprint pode acabar muito mal.
10. Encoraje a equipe para produzir soluções relevantes!
A metodologia do Design Sprint foi criada para que equipes pudessem se arriscar mais no desenvolvimento de novas soluções. Encoraje as pessoas à proporem objetivos ambiciosos e profundos (sim, podemos ser um pouco românticos e quase utópicos aqui!) e ao mesmo tempo seja muito realista!
- Nos Objetivos de Longo-Prazo pergunte: ‘O que motivou vocês à criarem essa empresa/projeto? Como vocês querem melhorar a vida das pessoas? Se formos super otimistas, como serão os resultados desse projeto daqui a 2 anos?’
- Nas Perguntas do Sprint pergunte: ‘Como essa ideia pode dar totalmente errado? O que vocês não querem admitir como uma falha desse projeto? Estamos sendo relevantes para os consumidores?’
No final das contas, queremos criar soluções que realmente melhorem as vidas das pessoas e transformem o mundo em um lugar melhor.
11. [Bônus!] Lidando com participantes ‘difíceis’
É comum lidarmos com participantes ‘descrentes’, teimosos, prolixos, ou simplesmente pessoas que tomam muito o tempo do grupo. Nesses casos, uma estratégia em 3 fases:
- Fase 1: Anote as considerações da pessoas e siga em frente!
“Essa é uma ótima observação. Não temos tempo para aprofundar nela agora, mas podemos voltar depois…”
- Fase 2: Deixe claro que o próprio processo irá cuidar dos problemas:
“Quando chegar o momento, você poderá votar nas soluções que achou melhor” ou “Você poderá levantar essas questões enquanto desenhar seu conceito”
- Fase 3: Seja direto e discreto.
O objetivo nesse momento é encontrar uma oportunidade de conversar diretamente com a pessoa em um momento propício e dizer: “Eu preciso que você entenda que o mind-set do Sprint é de experimentar. Suas contribuições são muito valiosas e eu preciso que você confie no processo.”
That’s it! Seguindo essas pequenas dicas, seu Sprint será mais tranquilo, e terá grandes chances de ser mais eficiente e divertido!
Se você tiver dicas ou perguntas, compartilhe nos comentários! :)
Abraços e até a próxima!
