Секрет управления коммуникацией
«Тот, кто понимает людей, не ищет у них понимания».
Богуслав Войнар
Какой руководитель не мечтал о сотрудниках, читающих мысли. Руководитель только подумал, а сотрудник уже знает, что делать, как и какой результат должен получить. Сказка! А что в жизни? Вы ставите сотрудникам задачу, а результат получаете не тот. Знакомая ситуация?
Вы потратили много времени на поиск единого решения в коллективе, а на выходе каждый вышел со своей точкой зрения, своим решением. Узнаваемо?Такие ситуации не редкость в профессиональном общении. Но почему так происходит?
Есть одно секретное знание или, если угодно, понимание процесса общения, которое раскрывает нам тайну этих странных метаморфоз. Когда знакомые люди в коллективе вдруг не находят общих точек соприкосновения, понимают вещи по-разному. После знакомства с этим пониманием вам станет ясно, почему следует использовать коммуникативные приемы, которые описаны в книгах. Почему они нам так помогают избегать недомолвок и разнотолков.
Общение в «замедленном» виде
Рассмотрим общение в очень замедленном виде. Как будто поставим пленку на очень медленную скорость. Именно под таким пристальным рассмотрением мы сможем увидеть секрет общения, который нужно держать во внимании, чтобы не возникало недомолвок. Вы, пожалуйста, следите за моим ходом мысли, и постарайтесь зарисовать его для себя схематически.
Представьте, что вы хотите что-то сказать своему сотруднику, у вас в голове появляется мысль. И вы ее кодируете. Как это происходит? Вы осознаете тот смысл, который хотите передать собеседнику. В своей голове вы запаковываете, кодируете смысл в слово или слова. Происходит процесс кодирования (К1).
Вы передаете собеседнику ваш смысл. Он в свою очередь ловит ваш смысл, зашифрованный в слово. И распаковывает его — декодирует: переводит слово/словосочетание в смысл (Д1).
Затем ваш собеседник отвечает вам у себя в голове, появляется новый смысл. Формулирует ответ, происходит кодирование (К2). И передает этот ответ первому собеседнику. А собеседник распаковывает это слово декодирует слова в смысл (Д2).
Сейчас для понимания поставлю свою картинку.
Слова одинаковые, а смыслы?
Давайте еще более внимательно посмотрим этот процесс. Нам интересно что происходит в процессе кодирования и декодирования.
Представьте, что собеседник 1 — директор школы. Женщина, 40 лет, с педагогическим образованием по профилю биология. А собеседник 2 — мужчина, 30 лет, преподаватель географии.
Все эти различия очень важны. Потому что в процессах кодирования и декодирования они играют большую роль и могут менять смыслы. Слово вы подбираете согласно вашим знаниям, опыту, профессии, картине мира.
В силу своего опыта, образования в слово вкладывается смысл. И когда это слово слышит ваш собеседник, он декодирует его, считывает смысл. Но этот смысл из слова может считаться совсем другой, так как он имеет другое образование, взгляды на жизнь, картину мира, ценности.
Самый важный вопрос — понимают ли люди, что они могут разговаривать и общаться одинаковыми словами, но при этом считывать разные смыслы? И именно в этом кроется главный секрет общения. Учитывать, что слова, которыми вы передаете смысл, могут быть поняты (декодированы, расшифрованы) иначе. И важно уметь доносить смыслы, сверять что понимает собеседник, об одном ли вы сейчас разговариваете.
Необходимо использовать специальные инструменты общения.
Алгоритм постановки задачи
Что сделает руководитель, который нацелен на результат и учитывает процесс кодирования и декодирования информации?
Руководитель воспользуется алгоритмом постановки задачи. Его не случайно тренируют на всех управленческих тренингах. Давайте рассмотрим его подробнее.
1. Руководитель должен сформулировать задачу: что нужно сделать? Почему это важно? Как сотрудник поймет, что он ее сделал? За какое время он должен справиться? Какими ресурсами может воспользоваться? (Руководитель кодирует смыслы, которые после передаст сотруднику).
2. Руководитель ставит сотруднику задачу (передает смыслы).
3. Руководитель задает сотруднику вопросы на проверку понимания, уточняет, с чего он начнет свои шаги. (Руководитель проверяет те смыслы, которые понял сотрудник. И в обсуждении может прояснить неточности в понимании, поменять мнения, найти лучшее решение).
Алгоритм постановки задачи позволяет донести ее так, чтобы смысл, который хочет передать руководитель совпадал со смыслом, который в итоге понял сотрудник.
