タスク管理の見直し

最近タスク管理の見直しをしている。これまでもGTDを基本として色々なツールを試してきたが、クラウドアウトライナーのworkflowyに落ち着いた。

Draftsを起点にWorkflowyとTodoistを使ったタスク管理で生産性を上げる方法 * The Path

これまでも思考の整理にはworkflowyを使っていたが、GTDのシステムもいっしょにやってしまおうという結論になった。

通常、何かタスクを思いついても単純なタスクというのは少なく、そのタスクを実行するため複数の行動が発生してくる。これがGTDで言うところのプロジェクトという概念。workflowyでは簡単に階層化ができるし、入れ替えもしやすい。

という事で、workflowyの整理をしてみた。

まだこれから改善していく必要はあるが、とりあえずこんな感じで設定した。

まず、思いついた事は何でも「思いつき」に突っ込み後で移動する。

例えば、ブログのネタを思いついたら、とりあえずworkflowyに放り込んでおき、そこから階層化していき大まかな記事の構成を作る。そして、各運営ブログ別のプロジェクトに放り込んで実行するという具合に。

ブログの場合、その後は手書きで記事の構成を整理する事もあるが、workflowyで大まかな構成ができていればそれもやりやすい。

他にも、考えなければいけない事もworkflowyに入れておいて後で時間がとれた時に考えるようにしている。その中からブログのネタやタスクが発生してくる場合もあるため、一元化しておくとちょうどいい。

このように、後で付け足したり入れ替えたりするためにはworkflowyが最適だ。Evernoteや従来のタスク管理システムではやりにくい所が合わなかった。

Evernoteは書庫として使う

Evernoteはどうするのかというと、もう動かす事がない記録を残し、書庫として使う。例えば、完了したプロジェクトで感じた事や覚えておきたいメモなど。過去のプロジェクトから参照にしたい事があった場合、すぐに取り出せるようにしておく。やはり、検索はEvernoteの方が優れていると感じる。

Evernoteはノート自体にリンクもあるので、workflowyでプロジェクトを考えている時に、必要になるEvernote内の参照情報をあらかじめworkflowyにリンクで貼っておく事もできる。

Evernoteは過去、workflowyで未来の事を扱うイメージ。これからやる事の全てをworkflowyに置いておくと安心して今するべき事に集中できる。

最終的には、workflowyから抽出したその日にやる事のみ、リマインダーに登録し実行する。ここには必要最低限のタスクのみ登録するようにして余裕を持たせておく事がポイント。

日中は様々な割り込みタスクが発生するが、その日にやる事をきっちり把握しておけば、割り込みタスクでやりたい事ができなかったという事を防ぐ事ができる。

しばらくこの運用で試してみて、合わなかったらまた改善していこうと思う。